Agent d'accueil et administratif
Offre n° O059250131000487
Publiée le 31/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
- 50 rue Jean Jaurès, Faches-Thumesnil (Nord)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
3 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Définition
Sous la responsabilité de la Directrice des Affaires Générales, l'agent a en charge l'accueil physique et téléphonique de l'Hôtel de Ville ainsi que la préparation administrative de dossiers en soutien des services de la Direction (Affaires Générales, Etat-Civil, Élections, Cimetière).
Sous la responsabilité de la Directrice des Affaires Générales, l'agent a en charge l'accueil physique et téléphonique de l'Hôtel de Ville ainsi que la préparation administrative de dossiers en soutien des services de la Direction (Affaires Générales, Etat-Civil, Élections, Cimetière).
Missions / conditions d'exercice
Activités principales
- Ouverture et fermeture des portes d'entrée de l'Hôtel de Ville
- Accueil du public : physique et téléphonique
- Renseignement du public : physique et téléphonique
- Orientation du public vers les services internes et les organismes externes compétents
- Affichage et actualisation des informations municipales
- Délivrance et réception de dossiers : tous dossiers téléchargeables sur le site internet de la ville
- Réception et expédition du courrier + colis
- Tableau hebdomadaire d'affranchissement
- Procédure de saisie des naissances
- Enregistrement et suivi du tableau en vue de la cérémonie des nouveaux habitants
- Prise des rendez-vous pour le conciliateur de justice
- Transmission des demandes et informations au Cabinet du Maire (tableau)
- Envoi de mails aux services pour la transmission d'informations et de demandes
- Demandes ponctuelles, suivi des demandes via service courrier.fr
- Élaboration de documents d'information à destination du public, de procédures internes et du répertoire téléphonique des services de la Mairie
- Rédaction de comptes-rendus et documents à la demande du Directeur, réalisation de travaux bureautiques divers
- Assistance ponctuelle dans les domaines état-civil, élections, funéraire-cimetière, affaires générales
- Gestion des demandes d’actes d’état-civil + dispatching du courrier auprès des agents dudit service
- Intégration des données d’état-civil, à destination de la Direction de la Communication
Conditions d’exercice
- Grande disponibilité et ponctualité exigées
- Présence le samedi matin (un sur deux, travail en binôme)
- Heures de travail basées sur les horaires d’accueil du public
- Ouverture et fermeture des portes d'entrée de l'Hôtel de Ville
- Accueil du public : physique et téléphonique
- Renseignement du public : physique et téléphonique
- Orientation du public vers les services internes et les organismes externes compétents
- Affichage et actualisation des informations municipales
- Délivrance et réception de dossiers : tous dossiers téléchargeables sur le site internet de la ville
- Réception et expédition du courrier + colis
- Tableau hebdomadaire d'affranchissement
- Procédure de saisie des naissances
- Enregistrement et suivi du tableau en vue de la cérémonie des nouveaux habitants
- Prise des rendez-vous pour le conciliateur de justice
- Transmission des demandes et informations au Cabinet du Maire (tableau)
- Envoi de mails aux services pour la transmission d'informations et de demandes
- Demandes ponctuelles, suivi des demandes via service courrier.fr
- Élaboration de documents d'information à destination du public, de procédures internes et du répertoire téléphonique des services de la Mairie
- Rédaction de comptes-rendus et documents à la demande du Directeur, réalisation de travaux bureautiques divers
- Assistance ponctuelle dans les domaines état-civil, élections, funéraire-cimetière, affaires générales
- Gestion des demandes d’actes d’état-civil + dispatching du courrier auprès des agents dudit service
- Intégration des données d’état-civil, à destination de la Direction de la Communication
Conditions d’exercice
- Grande disponibilité et ponctualité exigées
- Présence le samedi matin (un sur deux, travail en binôme)
- Heures de travail basées sur les horaires d’accueil du public
Profils recherchés
Compétences requises :
• Savoir :
- Organisation et activités des services
• Savoir Faire :
- Utilisation de l'outil informatique : fonctionnement du standard et d'Internet
- Maîtrise du matériel d'affranchissement
• Savoir être :
- Très bonne présentation
- Qualités relationnelles et d’écoute (pédagogie, bienveillance, esprit d’équipe), savoir s’adapter aux interlocuteurs
- Être accueillant et disponible
- Qualités d'expression et de reformulation des demandes
- Capacités d'anticipation et de filtrage des demandes
- Facultés d'adaptation
- Rigueur et organisation
- Autonomie, polyvalence
- Capacités d’analyse et de synthèse – force de proposition
- Respecter la discrétion et la confidentialité
- Conserver la neutralité et l’objectivité en toute circonstance
- Maîtrise de soi : gestion des situations de stress et d’agressivité du public
• Savoir :
- Organisation et activités des services
• Savoir Faire :
- Utilisation de l'outil informatique : fonctionnement du standard et d'Internet
- Maîtrise du matériel d'affranchissement
• Savoir être :
- Très bonne présentation
- Qualités relationnelles et d’écoute (pédagogie, bienveillance, esprit d’équipe), savoir s’adapter aux interlocuteurs
- Être accueillant et disponible
- Qualités d'expression et de reformulation des demandes
- Capacités d'anticipation et de filtrage des demandes
- Facultés d'adaptation
- Rigueur et organisation
- Autonomie, polyvalence
- Capacités d’analyse et de synthèse – force de proposition
- Respecter la discrétion et la confidentialité
- Conserver la neutralité et l’objectivité en toute circonstance
- Maîtrise de soi : gestion des situations de stress et d’agressivité du public
Contact et modalités de candidature
Contact
0320626161
Informations complémentaires
Les candidatures sont à adresser à :
VILLE DE FACHES-THUMESNIL
Monsieur le Maire
50 rue Jean Jaurès
59155 FACHES-THUMESNIL
ou par mail service.courrier@ville-fachesthumesnil.fr
Pour tout renseignement : Madame Audrey LUCAS, Directrice des Affaires Générales, alucas@ville-fachesthumesnil.fr
VILLE DE FACHES-THUMESNIL
Monsieur le Maire
50 rue Jean Jaurès
59155 FACHES-THUMESNIL
ou par mail service.courrier@ville-fachesthumesnil.fr
Pour tout renseignement : Madame Audrey LUCAS, Directrice des Affaires Générales, alucas@ville-fachesthumesnil.fr
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE FACHES-THUMESNIL
> - 50 rue Jean Jaurès
59155 FACHES-THUMESNIL
> - 50 rue Jean Jaurès
59155 FACHES-THUMESNIL
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.