Assistant(e) administratif(ve)
Offre n° O059250122001026
Publiée le 22/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
- 160 rue du général de gaulle, La Madeleine (Nord)
Poste à pourvoir le
24/02/2025
Date limite de candidature
23/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Ville de La Madeleine recrute un(e) assistant(e) administratif(ve)
Missions / conditions d'exercice
Missions :
Accueil physique et téléphonique :
➢ Accueillir et renseigner les administrés sur les différents modes d’accueil du territoire et actions de parentalité
➢ Instruire/mettre à jour les dossiers de demande de place, accompagner les familles dans la complétude
➢ Réponses individualisées aux familles
➢ Observatoire : recensement et suivi des demandes des familles dans le cadre du SPPE (Service Public Petite Enfance)
Gestion administrative :
➢ Mettre à jour la liste en lien avec les structures conventionnées (tous les mois) et effectuer les relances et MAJ en janvier et septembre
➢ Saisir les formulaires d’inscription
➢ Participer au traitement des courriers de la Maison de la Petite Enfance
➢ Assurer l’information des usagers, notamment pour le LAEP et le RPE.
➢ Transmettre les informations relatives à la gestion RH du personnel
➢ Assurer le suivi logistique de l’équipement et des manifestations
➢ En lien avec le Pôle finance, assurer les demandes de bons de commande, les devis et leurs suivis
➢ Collecter et veiller au renouvellement des outils de recensement
➢ Effectuer les comptes rendus de réunions
➢ Assurer le recensement/classement des abonnements en lien avec le Pôle Finance
Saisie des indicateurs de suivi d’activité et bilans chiffrés :
➢ Saisir les indicateurs d’activité de la MPEFP sur le logiciel
➢ Enregistrer le suivi des indicateurs LAEP et participer au recensement des statistiques pour les bilans
Préparation des actions :
➢ Préparation administrative et logistique des différentes manifestations
SPÉCIFICITÉS ET CONTRAINTES LIÉES AU POSTE
➢ Horaires :
- Lundi : 8h15-12h-13h30-17h33
- Mardi : 8h15-12h-13h30-17h33
- Mercredi : 8h15-12h-13h30-17h33
- Jeudi : 8h15-12h-13h30-17h33
- Vendredi : 8h-12h-13h30-17h33
➢ Travail très ponctuel sur des actions en soirées et samedis. (Événements, 3 à 4 fois dans l’année)
Accueil physique et téléphonique :
➢ Accueillir et renseigner les administrés sur les différents modes d’accueil du territoire et actions de parentalité
➢ Instruire/mettre à jour les dossiers de demande de place, accompagner les familles dans la complétude
➢ Réponses individualisées aux familles
➢ Observatoire : recensement et suivi des demandes des familles dans le cadre du SPPE (Service Public Petite Enfance)
Gestion administrative :
➢ Mettre à jour la liste en lien avec les structures conventionnées (tous les mois) et effectuer les relances et MAJ en janvier et septembre
➢ Saisir les formulaires d’inscription
➢ Participer au traitement des courriers de la Maison de la Petite Enfance
➢ Assurer l’information des usagers, notamment pour le LAEP et le RPE.
➢ Transmettre les informations relatives à la gestion RH du personnel
➢ Assurer le suivi logistique de l’équipement et des manifestations
➢ En lien avec le Pôle finance, assurer les demandes de bons de commande, les devis et leurs suivis
➢ Collecter et veiller au renouvellement des outils de recensement
➢ Effectuer les comptes rendus de réunions
➢ Assurer le recensement/classement des abonnements en lien avec le Pôle Finance
Saisie des indicateurs de suivi d’activité et bilans chiffrés :
➢ Saisir les indicateurs d’activité de la MPEFP sur le logiciel
➢ Enregistrer le suivi des indicateurs LAEP et participer au recensement des statistiques pour les bilans
Préparation des actions :
➢ Préparation administrative et logistique des différentes manifestations
SPÉCIFICITÉS ET CONTRAINTES LIÉES AU POSTE
➢ Horaires :
- Lundi : 8h15-12h-13h30-17h33
- Mardi : 8h15-12h-13h30-17h33
- Mercredi : 8h15-12h-13h30-17h33
- Jeudi : 8h15-12h-13h30-17h33
- Vendredi : 8h-12h-13h30-17h33
➢ Travail très ponctuel sur des actions en soirées et samedis. (Événements, 3 à 4 fois dans l’année)
Profils recherchés
RESSOURCES / COMPÉTENCES
Savoirs :
➢ Maîtrise affirmée de l'outil informatique : tableur, traitement de texte, intuitivité pour apprendre à maîtriser un nouveau logiciel.
➢ Intérêt, curiosité en ce qui concerne la petite enfance
Savoir-faire :
➢ Savoir organiser son espace et son temps de travail
➢ Compétences de synthèse et rédactionnelle à l’écrit (mails, informations, compte rendus etc…)
Savoir être :
➢ Sens de l'accueil, empathie,
➢ Adaptabilité et réactivité
➢ Discrétion et convivialité
➢ Capacité à être dans le non-jugement
➢ Savoir travailler en équipe :
➢ Écoute active des familles, patience et capacité à pondérer
Savoirs :
➢ Maîtrise affirmée de l'outil informatique : tableur, traitement de texte, intuitivité pour apprendre à maîtriser un nouveau logiciel.
➢ Intérêt, curiosité en ce qui concerne la petite enfance
Savoir-faire :
➢ Savoir organiser son espace et son temps de travail
➢ Compétences de synthèse et rédactionnelle à l’écrit (mails, informations, compte rendus etc…)
Savoir être :
➢ Sens de l'accueil, empathie,
➢ Adaptabilité et réactivité
➢ Discrétion et convivialité
➢ Capacité à être dans le non-jugement
➢ Savoir travailler en équipe :
➢ Écoute active des familles, patience et capacité à pondérer
Contact et modalités de candidature
Contact
0320127979
Informations complémentaires
lettre de motivation + CV
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.