Assistant administratif pour la Présidence et la Directrice Générale (F/H)
Offre n° O059250116000641
Publiée le 16/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
EPCI
Lieu de travail
Parc d'activités de Dorignies - 746 rue Jean Perrin, Douai (Nord)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
25/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La Direction Générale de DOUAISIS AGGLO joue un rôle central dans la coordination et la mise en oeuvre des projets structurants du territoire. En lien étroit avec la Présidence, elle pilote des stratégies ambitieuses pour répondre aux enjeux locaux et accompagner les 35 communes de l'agglomération.
Au sein de la Direction Générale, vous assurerez les missions suivantes sous l’autorité de l’Assistante du Président et du DGS.
Au sein de la Direction Générale, vous assurerez les missions suivantes sous l’autorité de l’Assistante du Président et du DGS.
Missions / conditions d'exercice
Les missions sont les suivantes :
En l’absence de l’assistante du Président et de la DGS :
- Organiser les agendas du Président et du DGS : gestion du temps, optimisation de la journée de travail, mutualisation des déplacements, rappel des échéances,
- Préparer les dossiers pour chaque rendez-vous : synthèse des éléments, identification précise du sujet,
- Gérer les appels entrants et sortants destinés au Président et au DGS : transmettre les messages téléphoniques et informatiques, prendre les informations nécessaires, alerter sur les urgences,
- Assurer l’interface avec les interlocuteurs du Président et du DGS :
• Les élus
• Les partenaires extérieurs (chefs d’entreprises, Présidents d’association…)
• Diverses instances publiques (DDTM, DREAL, DRFIP…)
• Les Directeurs de pôle, DGA, Directeur
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers
Secrétariat / Comptabilité :
- Assurer la frappe et la mise en forme des courriers et tous documents administratifs,
- Elaboration des bons de commande sur CIRIL, l’envoi aux fournisseurs et le rattachement des factures,
- Archivage des dossiers.
Parapheur électronique :
- Dématérialisation journalière des courriers entrants et des factures
- Archivage
Réunions :
- Commande des denrées pour réunion,
- Réservation de salle,
- Commande des fournitures.
Assister la chargée de mission de la DGS dans la réalisation de ses activités :
- Gestion de son agenda,
- Gestion de son courrier,
- Aide à la transmission et au suivi d’informations auprès des différentes directions,
- Réalisation de tâches administratives.
En l’absence de l’assistante du Président et de la DGS :
- Organiser les agendas du Président et du DGS : gestion du temps, optimisation de la journée de travail, mutualisation des déplacements, rappel des échéances,
- Préparer les dossiers pour chaque rendez-vous : synthèse des éléments, identification précise du sujet,
- Gérer les appels entrants et sortants destinés au Président et au DGS : transmettre les messages téléphoniques et informatiques, prendre les informations nécessaires, alerter sur les urgences,
- Assurer l’interface avec les interlocuteurs du Président et du DGS :
• Les élus
• Les partenaires extérieurs (chefs d’entreprises, Présidents d’association…)
• Diverses instances publiques (DDTM, DREAL, DRFIP…)
• Les Directeurs de pôle, DGA, Directeur
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers
Secrétariat / Comptabilité :
- Assurer la frappe et la mise en forme des courriers et tous documents administratifs,
- Elaboration des bons de commande sur CIRIL, l’envoi aux fournisseurs et le rattachement des factures,
- Archivage des dossiers.
Parapheur électronique :
- Dématérialisation journalière des courriers entrants et des factures
- Archivage
Réunions :
- Commande des denrées pour réunion,
- Réservation de salle,
- Commande des fournitures.
Assister la chargée de mission de la DGS dans la réalisation de ses activités :
- Gestion de son agenda,
- Gestion de son courrier,
- Aide à la transmission et au suivi d’informations auprès des différentes directions,
- Réalisation de tâches administratives.
Profils recherchés
Compétences requises :
• Expérience confirmée en secrétariat de Direction,
• Maîtrise des outils de bureautique classiques et adaptabilité à l’utilisation d’autres outils informatiques (applications métiers internes, parapheur, logiciel courriers)
• Organisation, prise d’initiative, rigueur et autonomie,
• Discrétion et capacité à gérer la confidentialité
• Qualités relationnelles, diplomatie et courtoisie,
• Capacité d’adaptation et souplesse d’esprit,
• Capacité à gérer les priorités, à travailler dans l’urgence et le stress
• Qualité rédactionnelle, esprit d’analyser et de synthèse
• Disponibilité
• Capacité à travailler en équipe
• Expérience confirmée en secrétariat de Direction,
• Maîtrise des outils de bureautique classiques et adaptabilité à l’utilisation d’autres outils informatiques (applications métiers internes, parapheur, logiciel courriers)
• Organisation, prise d’initiative, rigueur et autonomie,
• Discrétion et capacité à gérer la confidentialité
• Qualités relationnelles, diplomatie et courtoisie,
• Capacité d’adaptation et souplesse d’esprit,
• Capacité à gérer les priorités, à travailler dans l’urgence et le stress
• Qualité rédactionnelle, esprit d’analyser et de synthèse
• Disponibilité
• Capacité à travailler en équipe
Contact et modalités de candidature
Contact
0327998989
Informations complémentaires
Rémunération :
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, comité des œuvres sociales, participation de la collectivité à la cotisation mutuelle santé du foyer et à la prévoyance, chèques déjeuners, chèques vacances.
Envoi des Candidatures :
Adresser lettre de candidature et CV par courrier ou courriel à l’attention de M. Christian POIRET sur le site Douaisis Agglo, rubrique « Nos Offres d’emploi »
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, comité des œuvres sociales, participation de la collectivité à la cotisation mutuelle santé du foyer et à la prévoyance, chèques déjeuners, chèques vacances.
Envoi des Candidatures :
Adresser lettre de candidature et CV par courrier ou courriel à l’attention de M. Christian POIRET sur le site Douaisis Agglo, rubrique « Nos Offres d’emploi »
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.