1507- Agent.e de gestion administrative
Offre n° O054241108000288
Publiée le 08/11/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
D.r.h - 48 esplanade j. baudot - rue du sergent blandan - co 900 - 19, Nancy (Meurthe-et-Moselle)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
14/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de détachement
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice des ressources humaines, en lien avec le directeur adjoint, il.elle assure un appui au fonctionnement en termes d’organisation, d’orientation, d’accueil et de gestion administrative, du secrétariat de direction et du pôle instances.
Missions / conditions d'exercice
Accueil, information et communication
• Traite les appels téléphoniques (interne/externe) de la direction et oriente les demandes vers le bon interlocuteur
• Prend les messages et assure la transmission des informations au Directeur (trice) et à son adjoint(e)
• Assure l’accueil physique de la direction et l’orientation des visiteurs et des rendez-vous
• Participe à la mise à jour des informations sur les supports internet et intranet
Activités de secrétariat administratif en utilisant les progiciels dédiés et outils bureautiques
• Ouvre, enregistre et distribue le courrier de la direction (courrier postal, logiciel courrier, boîtes mail)
• Assure le suivi des parapheurs entrés et sortis ainsi que des courriers déposés sur le parapheur électronique
• Trie, classe et archive les documents de la direction
• Assure la saisie, mise en forme, corrections de notes, courriers, compte rendus, procès-verbaux, délibérations
Appui à l’organisation et gestion de l’activité de la direction
• Prend en charge et supervise la logistique (mobilier, ordinateur) nécessaire à l’activité de la direction (accueil des nouveaux agents DRH, stagiaires, déménagements, séminaires…)
• Participe à la gestion de planning du.de la directeur (trice) et de son adjoint (e) (réunions, rendez-vous, déplacements)
• Apporte de manière ponctuelle, un appui administratif ou logistique à l’organisation de manifestations ou opérations particulières liées au domaine d’activités e la direction
• Assure l’organisation logistique de réunions (réservation de salles, matériels, envoi des invitations, listing des participants, fournitures…)
Spécificités
• Assure une suppléance en cas d’absence des collègues du pôle secrétariat et instances de la direction
• Intervient en appui pour des activités de secrétariat des autres services de la direction
• Traite les appels téléphoniques (interne/externe) de la direction et oriente les demandes vers le bon interlocuteur
• Prend les messages et assure la transmission des informations au Directeur (trice) et à son adjoint(e)
• Assure l’accueil physique de la direction et l’orientation des visiteurs et des rendez-vous
• Participe à la mise à jour des informations sur les supports internet et intranet
Activités de secrétariat administratif en utilisant les progiciels dédiés et outils bureautiques
• Ouvre, enregistre et distribue le courrier de la direction (courrier postal, logiciel courrier, boîtes mail)
• Assure le suivi des parapheurs entrés et sortis ainsi que des courriers déposés sur le parapheur électronique
• Trie, classe et archive les documents de la direction
• Assure la saisie, mise en forme, corrections de notes, courriers, compte rendus, procès-verbaux, délibérations
Appui à l’organisation et gestion de l’activité de la direction
• Prend en charge et supervise la logistique (mobilier, ordinateur) nécessaire à l’activité de la direction (accueil des nouveaux agents DRH, stagiaires, déménagements, séminaires…)
• Participe à la gestion de planning du.de la directeur (trice) et de son adjoint (e) (réunions, rendez-vous, déplacements)
• Apporte de manière ponctuelle, un appui administratif ou logistique à l’organisation de manifestations ou opérations particulières liées au domaine d’activités e la direction
• Assure l’organisation logistique de réunions (réservation de salles, matériels, envoi des invitations, listing des participants, fournitures…)
Spécificités
• Assure une suppléance en cas d’absence des collègues du pôle secrétariat et instances de la direction
• Intervient en appui pour des activités de secrétariat des autres services de la direction
Profils recherchés
Compétences techniques :
• Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité
• Rédiger des courriers simples
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,…)
• Mettre en forme les documents selon la charte graphique
• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l’activité
Compétences opérationnelles :
• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d’importance ou d’urgence
• Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
• Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel
• Assurer la transversalité avec les autres services de la direction et les autres directions de la collectivité
• Prendre des initiatives
Compétences relationnelles :
• Garantir la confidentialité des échanges et des dossiers
• Faire preuve de diplomatie
• Savoir gérer des interlocuteurs difficiles
• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
• Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité
• Rédiger des courriers simples
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,…)
• Mettre en forme les documents selon la charte graphique
• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l’activité
Compétences opérationnelles :
• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d’importance ou d’urgence
• Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
• Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel
• Assurer la transversalité avec les autres services de la direction et les autres directions de la collectivité
• Prendre des initiatives
Compétences relationnelles :
• Garantir la confidentialité des échanges et des dossiers
• Faire preuve de diplomatie
• Savoir gérer des interlocuteurs difficiles
• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.