Responsable du secrétariat de Direction Générale (h/f)
Offre n° O050241004001039
Publiée le 04/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Maison du département, Saint-Lô (Manche)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
05/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité hiérarchique du directeur général des services (DGS), vous l'assistez ainsi que le directeur général adjoint " affaires générales et numérique " (DGA AGN) en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, de traitement et de suivi de dossiers. Vous garantissez le bon fonctionnement administratif du secrétariat de la direction générale des services en assurant la coordination fonctionnelle des deux assistants de DGA ainsi qu'en animant le réseau des assistants de direction.
Missions / conditions d'exercice
Soutien auprès du directeur général des services et du directeur général adjoint " affaires générales et numérique " dans la conduite de leurs missions :
- Assiste le DGS et le DGA AGN : prise de rendez-vous, organisation de l'agenda, transmission des messages, gestion du courrier et suivi des retours, accueil téléphonique, gestion des congés et des frais de déplacement...
- Renseigne les tableaux de suivi des activités (tableau des dates importantes...) ;
Traitement des dossiers physiques et électroniques
- Rédige/met en forme tous types de courriers, notes, rapports et autres écrits professionnels à la demande du DGS et du DGA AGN ;
- Prépare les dossiers des instances et des réunions, en interne comme en externe ;
- Planifie les comités de direction : prépare les ordres du jour, rédige les comptes rendus
Gestion des flux et des circuits de traitement des dossiers physiques et électroniques
- Réceptionne, enregistre, traite ou réoriente les informations entrantes en appréciant le caractère d'urgence ;
- Assure un suivi quotidien des courriers entrants, qu'ils soient soumis à l'attention du DGS - DGA AGN ou pour traitement, via l'outil de gestion du courrier de la collectivité (Maarch) ; contribue à la fiabilité des informations saisies et suit le circuit de gestion qui en découle ; contribue à l'amélioration permanente du processus ;
- Suit la gestion des parapheurs, en provenance des services, tant pour les documents soumis au visa du DGS - DGA AGN ou à leur signature que pour ceux destinés au Président ; contribue à l'amélioration permanente du processus ;
- Assure le suivi dans l'instruction des rapports dans AIRDELIB en garantissant le respect des délais ;
Supervision et coordination fonctionnelle
- Contribue avec l'équipe des assistants de DGA (2 personnes) à l'entraide dans la gestion des dossiers afin d'assurer la continuité de service
- Définit avec les assistants de DGA les procédures internes permettant d'assurer l'activité de l'équipe (traitement, enregistrement courrier, suivi des instances, traçabilité dans le traitement des réponses...) et veille à leur mise en œuvre
- Anime, coordonne le réseau des assistants de direction
- Assiste le DGS et le DGA AGN : prise de rendez-vous, organisation de l'agenda, transmission des messages, gestion du courrier et suivi des retours, accueil téléphonique, gestion des congés et des frais de déplacement...
- Renseigne les tableaux de suivi des activités (tableau des dates importantes...) ;
Traitement des dossiers physiques et électroniques
- Rédige/met en forme tous types de courriers, notes, rapports et autres écrits professionnels à la demande du DGS et du DGA AGN ;
- Prépare les dossiers des instances et des réunions, en interne comme en externe ;
- Planifie les comités de direction : prépare les ordres du jour, rédige les comptes rendus
Gestion des flux et des circuits de traitement des dossiers physiques et électroniques
- Réceptionne, enregistre, traite ou réoriente les informations entrantes en appréciant le caractère d'urgence ;
- Assure un suivi quotidien des courriers entrants, qu'ils soient soumis à l'attention du DGS - DGA AGN ou pour traitement, via l'outil de gestion du courrier de la collectivité (Maarch) ; contribue à la fiabilité des informations saisies et suit le circuit de gestion qui en découle ; contribue à l'amélioration permanente du processus ;
- Suit la gestion des parapheurs, en provenance des services, tant pour les documents soumis au visa du DGS - DGA AGN ou à leur signature que pour ceux destinés au Président ; contribue à l'amélioration permanente du processus ;
- Assure le suivi dans l'instruction des rapports dans AIRDELIB en garantissant le respect des délais ;
Supervision et coordination fonctionnelle
- Contribue avec l'équipe des assistants de DGA (2 personnes) à l'entraide dans la gestion des dossiers afin d'assurer la continuité de service
- Définit avec les assistants de DGA les procédures internes permettant d'assurer l'activité de l'équipe (traitement, enregistrement courrier, suivi des instances, traçabilité dans le traitement des réponses...) et veille à leur mise en œuvre
- Anime, coordonne le réseau des assistants de direction
Profils recherchés
Capacité à animer de façon transversale le domaine d'activités d'un secrétariat de direction générale
- Aptitude à coordonner différentes tâches, différents acteurs dans le but d'arriver aux résultats escomptés
- Très bonne connaissance de l'organisation interne et des interlocuteurs externes à une collectivité
- Maîtrise de l'ensemble des outils informatiques, logiciels mis en place pour les assistants administratifs
- Savoir faire preuve de :
. très bonnes qualités relationnelles,
. disponibilité
. capacité d'organisation, d'initiative et d'autonomie
. aptitude au travail en équipe
. discrétion
. polyvalence
- Travail à temps plein
- Pour tout renseignement : le directeur des ressources humaines
- Aptitude à coordonner différentes tâches, différents acteurs dans le but d'arriver aux résultats escomptés
- Très bonne connaissance de l'organisation interne et des interlocuteurs externes à une collectivité
- Maîtrise de l'ensemble des outils informatiques, logiciels mis en place pour les assistants administratifs
- Savoir faire preuve de :
. très bonnes qualités relationnelles,
. disponibilité
. capacité d'organisation, d'initiative et d'autonomie
. aptitude au travail en équipe
. discrétion
. polyvalence
- Travail à temps plein
- Pour tout renseignement : le directeur des ressources humaines
Contact et modalités de candidature
Contact
0233059542
Informations complémentaires
Personne à contacter pour les renseignements administratifs :
Valérie Hoarau, référente recrutement, 02 33 05 95 42
Candidature (curriculum vitae + lettre de motivation) à adresser à :
Monsieur le président du conseil départemental de la Manche
Direction des ressources humaines
Conseil départemental de la Manche
50050 Saint-Lô cedex
Valérie Hoarau, référente recrutement, 02 33 05 95 42
Candidature (curriculum vitae + lettre de motivation) à adresser à :
Monsieur le président du conseil départemental de la Manche
Direction des ressources humaines
Conseil départemental de la Manche
50050 Saint-Lô cedex
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.