Assistant administratif pôle projet H/F
Offre n° O044250101391437
Publiée le 08/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
DRH - 2, cours du Champ de Mars, Nantes (Loire-Atlantique)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
5 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L333-1 à L333-11 du code général de la fonction publique)
Il s'agit d'un poste de collaborateur de cabinet de l'autorité territoriale. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limite de la durée du mandat de l'autorité territoriale.
Il s'agit d'un poste de collaborateur de cabinet de l'autorité territoriale. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limite de la durée du mandat de l'autorité territoriale.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Activités principales
Assistance administrative au service :
Apporter un soutien administratif au responsable de pôle et aux chefs de projet
Gérer les agendas et organiser les réunions.
Rédiger des comptes-rendus, courriers techniques (OS, mises en demeure, fiches GPA).
Mettre en forme et diffuser des documents, et programmer les revues de processus.
Participer à l'actualisation des procédures.
Suivi des projets :
Créer et mettre à jour des outils de suivi budgétaire et des calendriers des projets.
Veiller et alerter sur les échéances (factures, bons de commande, notifications) en lien avec les services marchés et finances.
Constituer et gérer les dossiers et documents nécessaires au projet (supports de présentation, reporting).
Organiser le transfert des données vers les services dédiés (PCAP, planothèque, archives).
Préparer des bilans d'activités.
Accueil et secrétariat :
Recevoir et traiter les appels téléphoniques et courriers.
Classer et archiver les documents.
Remplacer les assistantes du pôle en cas d'absence pour assurer la continuité des missions.
Qualité, sécurité et environnement :
Respecter les directives en matière d'Hygiène-Sécurité et Environnement.
Signaler les anomalies et participer à leur résolution.
Contribuer à l'amélioration des conditions de travail (évaluation des risques, guides techniques).
Agir pour la sécurité et la réduction des impacts environnementaux.
Activités secondaires :
Assurer les permanences de secrétariat en cas d'absence des assistantes.
Gérer des missions transversales : commande de fournitures, distribution des tickets restaurants, relais d'informations, participation à des groupes de travail (archivage, changement de messagerie).
Assistance administrative au service :
Apporter un soutien administratif au responsable de pôle et aux chefs de projet
Gérer les agendas et organiser les réunions.
Rédiger des comptes-rendus, courriers techniques (OS, mises en demeure, fiches GPA).
Mettre en forme et diffuser des documents, et programmer les revues de processus.
Participer à l'actualisation des procédures.
Suivi des projets :
Créer et mettre à jour des outils de suivi budgétaire et des calendriers des projets.
Veiller et alerter sur les échéances (factures, bons de commande, notifications) en lien avec les services marchés et finances.
Constituer et gérer les dossiers et documents nécessaires au projet (supports de présentation, reporting).
Organiser le transfert des données vers les services dédiés (PCAP, planothèque, archives).
Préparer des bilans d'activités.
Accueil et secrétariat :
Recevoir et traiter les appels téléphoniques et courriers.
Classer et archiver les documents.
Remplacer les assistantes du pôle en cas d'absence pour assurer la continuité des missions.
Qualité, sécurité et environnement :
Respecter les directives en matière d'Hygiène-Sécurité et Environnement.
Signaler les anomalies et participer à leur résolution.
Contribuer à l'amélioration des conditions de travail (évaluation des risques, guides techniques).
Agir pour la sécurité et la réduction des impacts environnementaux.
Activités secondaires :
Assurer les permanences de secrétariat en cas d'absence des assistantes.
Gérer des missions transversales : commande de fournitures, distribution des tickets restaurants, relais d'informations, participation à des groupes de travail (archivage, changement de messagerie).
Missions / conditions d'exercice
Activités principales
Assistance administrative au service :
* Apporter un soutien administratif au responsable de pôle et aux chefs de projet
* Gérer les agendas et organiser les réunions.
* Rédiger des comptes-rendus, courriers techniques (OS, mises en demeure, fiches GPA).
* Mettre en forme et diffuser des documents, et programmer les revues de processus.
* Participer à l'actualisation des procédures.
Suivi des projets :
* Créer et mettre à jour des outils de suivi budgétaire et des calendriers des projets.
* Veiller et alerter sur les échéances (factures, bons de commande, notifications) en lien avec les services marchés et finances.
* Constituer et gérer les dossiers et documents nécessaires au projet (supports de présentation, reporting).
* Organiser le transfert des données vers les services dédiés (PCAP, planothèque, archives).
* Préparer des bilans d'activités.
Accueil et secrétariat :
* Recevoir et traiter les appels téléphoniques et courriers.
* Classer et archiver les documents.
* Remplacer les assistantes du pôle en cas d'absence pour assurer la continuité des missions.
Qualité, sécurité et environnement :
* Respecter les directives en matière d'Hygiène-Sécurité et Environnement.
* Signaler les anomalies et participer à leur résolution.
* Contribuer à l'amélioration des conditions de travail (évaluation des risques, guides techniques).
* Agir pour la sécurité et la réduction des impacts environnementaux.
Activités secondaires
* Assurer les permanences de secrétariat en cas d'absence des assistantes.
* Gérer des missions transversales : commande de fournitures, distribution des tickets restaurants, relais d'informations, participation à des groupes de travail (archivage, changement de messagerie).
À la recherche d'un nouvel emploi ? Découvrez Nantes Métropole, une Ville dynamique et attractive, et explorez les possibilités professionnelles offertes par la collectivité.
Au sein de nos collectivités, une attention particulière est portée aux conditions de travail et au bien-être des collaborateurs.rices.s.
- Carte restaurant (201,40? pour un temps complet) avec une participation employeur à hauteur de 60%.
- Participation à hauteur de 75% aux abonnements de transports + forfait mobilités durables
- Participation employeur (mutuelle santé et contrat prévoyance)
- Prestations du comité des oeuvres sociales (CSO) : chèques vacances, chèques cultures, tickets cinéma, activités culturelles et sportives, loisirs...)
- Aide aux familles (participation aux frais de garde, chèque CESU)
- Carte loisirs (gratuité dans les musées nantais et les piscines municipales nantaises)
Selon profil
Assistance administrative au service :
* Apporter un soutien administratif au responsable de pôle et aux chefs de projet
* Gérer les agendas et organiser les réunions.
* Rédiger des comptes-rendus, courriers techniques (OS, mises en demeure, fiches GPA).
* Mettre en forme et diffuser des documents, et programmer les revues de processus.
* Participer à l'actualisation des procédures.
Suivi des projets :
* Créer et mettre à jour des outils de suivi budgétaire et des calendriers des projets.
* Veiller et alerter sur les échéances (factures, bons de commande, notifications) en lien avec les services marchés et finances.
* Constituer et gérer les dossiers et documents nécessaires au projet (supports de présentation, reporting).
* Organiser le transfert des données vers les services dédiés (PCAP, planothèque, archives).
* Préparer des bilans d'activités.
Accueil et secrétariat :
* Recevoir et traiter les appels téléphoniques et courriers.
* Classer et archiver les documents.
* Remplacer les assistantes du pôle en cas d'absence pour assurer la continuité des missions.
Qualité, sécurité et environnement :
* Respecter les directives en matière d'Hygiène-Sécurité et Environnement.
* Signaler les anomalies et participer à leur résolution.
* Contribuer à l'amélioration des conditions de travail (évaluation des risques, guides techniques).
* Agir pour la sécurité et la réduction des impacts environnementaux.
Activités secondaires
* Assurer les permanences de secrétariat en cas d'absence des assistantes.
* Gérer des missions transversales : commande de fournitures, distribution des tickets restaurants, relais d'informations, participation à des groupes de travail (archivage, changement de messagerie).
À la recherche d'un nouvel emploi ? Découvrez Nantes Métropole, une Ville dynamique et attractive, et explorez les possibilités professionnelles offertes par la collectivité.
Au sein de nos collectivités, une attention particulière est portée aux conditions de travail et au bien-être des collaborateurs.rices.s.
- Carte restaurant (201,40? pour un temps complet) avec une participation employeur à hauteur de 60%.
- Participation à hauteur de 75% aux abonnements de transports + forfait mobilités durables
- Participation employeur (mutuelle santé et contrat prévoyance)
- Prestations du comité des oeuvres sociales (CSO) : chèques vacances, chèques cultures, tickets cinéma, activités culturelles et sportives, loisirs...)
- Aide aux familles (participation aux frais de garde, chèque CESU)
- Carte loisirs (gratuité dans les musées nantais et les piscines municipales nantaises)
Selon profil
Profils recherchés
Vous maîtrisez l'outil informatique, les logiciels bureautiques, et les techniques de secrétariat. Vous avez une bonne connaissance d'internet, de l'intranet, et des logiciels spécifiques tels que Coriolis et les outils de gestion mis à disposition. Vous êtes capable de rédiger et mettre en forme des notes, rapports, et supports de présentation, ainsi que de créer des tableaux de bord et des outils de suivi.
Vous connaissez les spécificités liées au domaine du bâtiment, l'organisation interne de la collectivité (procédures, circuits d'information, instances délibératives), et respectez les principes déontologiques de la fonction publique.
Vous faites preuve de réactivité, d'adaptabilité et de rigueur, avec un sens développé des relations humaines et du travail en équipe. Vous travaillez en autonomie, êtes organisé·e et savez anticiper les besoins. Votre esprit d'analyse et d'initiative, combiné à votre respect de la confidentialité, vous permet de mener à bien vos missions.
Vous connaissez les spécificités liées au domaine du bâtiment, l'organisation interne de la collectivité (procédures, circuits d'information, instances délibératives), et respectez les principes déontologiques de la fonction publique.
Vous faites preuve de réactivité, d'adaptabilité et de rigueur, avec un sens développé des relations humaines et du travail en équipe. Vous travaillez en autonomie, êtes organisé·e et savez anticiper les besoins. Votre esprit d'analyse et d'initiative, combiné à votre respect de la confidentialité, vous permet de mener à bien vos missions.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Nolwenn LORET
CHARGÉE DE RESSOURCES HUMAINES - Nantes Métropole
Nolwenn.LORET@nantesmetropole.fr
07-61-06-33-79
CHARGÉE DE RESSOURCES HUMAINES - Nantes Métropole
Nolwenn.LORET@nantesmetropole.fr
07-61-06-33-79
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.