Assistant de gestion administrative et d’accueil (F/H)
Offre n° O042250422000236
Publiée le 22/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Plus de 3 000 agents et salariés du Département œuvrent chaque jour au service des habitants de la Loire : ils protègent les personnes vulnérables, aménagent le territoire et participent à la vie locale. Nous rejoindre, c’est choisir un environnement qui vous fait progresser (formation, évolution, mobilité) et facilite vos conditions de travail : flexibilité des horaires, télétravail, titres-restaurant, complémentaire santé, réseau social d’entreprise, sport santé, plan de modernisation « Loire administration 2030 ».
Site web de l'employeur
Lieu de travail
14 Rue du Coin, Saint-Étienne (Loire)
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
22/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le Département de la Loire recrute un Assistant de gestion administrative et d’accueil (F/H).
Finalités/contexte :
Dans le cadre des missions de la Direction des Ressources Humaines, vous contribuez à la gestion administrative et à l’accueil du public
Finalités/contexte :
Dans le cadre des missions de la Direction des Ressources Humaines, vous contribuez à la gestion administrative et à l’accueil du public
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
En tant qu’assistant de gestion administrative vous êtes en charge de la numérisation et de l’intégration de documents dans le Dossier Individuel de l’Agent Numérique.
Vous mettez à jour des documents internes et des tableaux statistiques relatifs à l’activité.
Vous gérez le planning des salles de commissions et de réunions et participez à la gestion de la signalétique.
En tant que chargé d’accueil, vous assurez l’accueil physique et téléphonique de la Direction des ressources humaines. Vous répondez aux demandes de renseignements des différents interlocuteurs en apportant un premier niveau de réponse et les orientez vers les services compétents internes ou externes.
Vous assurez la gestion de la plateforme téléphonique de la DRH.
Vous contribuez à la sécurité des personnes et à la maintenance des bâtiments en effectuant des signalements aux services compétents.
Activités complémentaires :
Vous gérez les invitations TEAMS des sessions de l’« Académie du numérique » en fonction du calendrier.
Des missions administratives et d’accueil complémentaires peuvent vous être demandées : le standard téléphonique, la gestion du portier, l’aide aux convocations pour le service Prévention Santé, l’archivage, le paiement des factures pour d’autres services de la direction.
Spécificités du poste :
Obligation de présence constante durant les périodes d’ouverture au public : 8h30 à 12h/ 13h30 à 17h.
Capacité à gérer la polyvalence des tâches.
Un tutorat fonctionnel est assuré par le secrétariat de direction.
NBI : 10 points
Temps de travail : Temps complet
Lieu de travail : 14 rue du coin - 42000 SAINT-ETIENNE
Cycles de travail : Choix possible, sous réserve de l’organisation du service, parmi les cycles proposés : 36h (sur 4 jours), 38h (sur 4,5 ou 5 jours ou alternance semaine de 5 jours et semaine de 4 jours) ou 40h (sur 5 jours) - nombre de RTT en fonction du cycle choisi.
En tant qu’assistant de gestion administrative vous êtes en charge de la numérisation et de l’intégration de documents dans le Dossier Individuel de l’Agent Numérique.
Vous mettez à jour des documents internes et des tableaux statistiques relatifs à l’activité.
Vous gérez le planning des salles de commissions et de réunions et participez à la gestion de la signalétique.
En tant que chargé d’accueil, vous assurez l’accueil physique et téléphonique de la Direction des ressources humaines. Vous répondez aux demandes de renseignements des différents interlocuteurs en apportant un premier niveau de réponse et les orientez vers les services compétents internes ou externes.
Vous assurez la gestion de la plateforme téléphonique de la DRH.
Vous contribuez à la sécurité des personnes et à la maintenance des bâtiments en effectuant des signalements aux services compétents.
Activités complémentaires :
Vous gérez les invitations TEAMS des sessions de l’« Académie du numérique » en fonction du calendrier.
Des missions administratives et d’accueil complémentaires peuvent vous être demandées : le standard téléphonique, la gestion du portier, l’aide aux convocations pour le service Prévention Santé, l’archivage, le paiement des factures pour d’autres services de la direction.
Spécificités du poste :
Obligation de présence constante durant les périodes d’ouverture au public : 8h30 à 12h/ 13h30 à 17h.
Capacité à gérer la polyvalence des tâches.
Un tutorat fonctionnel est assuré par le secrétariat de direction.
NBI : 10 points
Temps de travail : Temps complet
Lieu de travail : 14 rue du coin - 42000 SAINT-ETIENNE
Cycles de travail : Choix possible, sous réserve de l’organisation du service, parmi les cycles proposés : 36h (sur 4 jours), 38h (sur 4,5 ou 5 jours ou alternance semaine de 5 jours et semaine de 4 jours) ou 40h (sur 5 jours) - nombre de RTT en fonction du cycle choisi.
Profils recherchés
Nous recherchons une personne qui possède :
- Une bonne aisance sur les outils bureautiques de base. Une connaissance des outils métier de gestion de courriers et de documents serait apprécié
- Une connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale
- La maitrise de la gestion de stock, dans le respect d’une enveloppe budgétaire
Vous savez accueillir une personne, un groupe, du public et possédez une bonne aisance relationnelle. Vous êtes doté de capacités d’écoute, de diplomatie, de courtoisie. Il vous sera demandé de faire preuve de discrétion et de disponibilité.
Vos missions vous conduiront à coordonner plusieurs activités en parallèle.
Votre connaissance des pièces administratives qui composent le dossier individuel de l’agent sera un atout pour ce poste.
Diplôme souhaité : Bac professionnel métiers de l’accueil et administratif.
- Une bonne aisance sur les outils bureautiques de base. Une connaissance des outils métier de gestion de courriers et de documents serait apprécié
- Une connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale
- La maitrise de la gestion de stock, dans le respect d’une enveloppe budgétaire
Vous savez accueillir une personne, un groupe, du public et possédez une bonne aisance relationnelle. Vous êtes doté de capacités d’écoute, de diplomatie, de courtoisie. Il vous sera demandé de faire preuve de discrétion et de disponibilité.
Vos missions vous conduiront à coordonner plusieurs activités en parallèle.
Votre connaissance des pièces administratives qui composent le dossier individuel de l’agent sera un atout pour ce poste.
Diplôme souhaité : Bac professionnel métiers de l’accueil et administratif.
Contact et modalités de candidature
Contact
0477499442
Informations complémentaires
Date de jury : 12/06/2025 matin
Interlocuteur à contacter pour tout renseignement concernant le poste :
Gaelle BRET, Directrice des ressources humaines - Tél : 04 77 49 94 00
CANDIDATEZ EN LIGNE EN CLIQUANT SUR LE LIEN DE CANDIDATURE CI-DESSOUS
Pièces à joindre à votre candidature : CV et lettre de motivation
Interlocuteur à contacter pour tout renseignement concernant le poste :
Gaelle BRET, Directrice des ressources humaines - Tél : 04 77 49 94 00
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Pièces à joindre à votre candidature : CV et lettre de motivation
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.