Assistant adminsitratif REMPLACEMENT
Offre n° O039250224001202
Publiée le 24/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de la mairie - BP 49, Bletterans (Jura)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
25/03/2025
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Durée de la mission
8 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Funéraire
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la directrice de l’administration générale (DAG), vous organisez et garantissez la bonne marche administrative des instances de la collectivité et vous assistez le directeur général des services (DGS), la directrice de l’administration générale (DAG) et les chargés de missions dans leurs missions et dans l’organisation de leur travail.
Missions / conditions d'exercice
•Secrétariat des assemblées : gérer et suivre les instances de la collectivité (conseil communautaire, bureau communautaire, conseil d’administration du CIAS, Commission Locale d’Evaluation des Charges Transférées (CLECT)…
• Piloter l’organisation matérielle des instances (réservation de salle, matériel, feuille de présence…)
• En collaboration étroite avec tous les services, participer à la gestion des instances
o Elaborer l’ordre du jour, la convocation
o Préparer tous les documents nécessaires pour la séance (rapports, diaporama de présentation aux élus,
o Transmettre les convocations, les dossiers annexes et les rapports dans les délais
• Assurer la gestion administrative
o Formaliser, mettre en forme, en signature et dématérialiser les actes transmissibles (délibérations, conventions, contrats, baux…)
o Rendre les actes exécutoires et les notifier
o Rédiger, mettre en forme et communiquer le compte-rendu et procès-verbal de la séance
o Organiser et contrôler l’affichage légal et la publication des actes
• Mettre en place des outils de gestion et de suivi des instances (tableau de bords)
•Secrétariat de direction et pôle « chargés de missions »
• Les assister dans leurs missions
• Réaliser des tâches de secrétariat
• Gérer des tableaux de suivis d’activités (planning, délibérations…)
Missions secondaires :
•Accueillir et orienter le public
• Gérer les appels téléphoniques, accueillir, informer et orienter les usagers, élus, agents
•Gérer le courrier : enregistrement, répartition…
• Piloter l’organisation matérielle des instances (réservation de salle, matériel, feuille de présence…)
• En collaboration étroite avec tous les services, participer à la gestion des instances
o Elaborer l’ordre du jour, la convocation
o Préparer tous les documents nécessaires pour la séance (rapports, diaporama de présentation aux élus,
o Transmettre les convocations, les dossiers annexes et les rapports dans les délais
• Assurer la gestion administrative
o Formaliser, mettre en forme, en signature et dématérialiser les actes transmissibles (délibérations, conventions, contrats, baux…)
o Rendre les actes exécutoires et les notifier
o Rédiger, mettre en forme et communiquer le compte-rendu et procès-verbal de la séance
o Organiser et contrôler l’affichage légal et la publication des actes
• Mettre en place des outils de gestion et de suivi des instances (tableau de bords)
•Secrétariat de direction et pôle « chargés de missions »
• Les assister dans leurs missions
• Réaliser des tâches de secrétariat
• Gérer des tableaux de suivis d’activités (planning, délibérations…)
Missions secondaires :
•Accueillir et orienter le public
• Gérer les appels téléphoniques, accueillir, informer et orienter les usagers, élus, agents
•Gérer le courrier : enregistrement, répartition…
Profils recherchés
Profil :
• Connaissance de l’environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
• Connaissance du fonctionnement interne des collectivités territoriales
• Notions sur la commande publique et sur les finances
• Maitrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
Qualités :
• Autonomie, rigueur et organisation dans le travail
• Savoir communiquer, écouter
• Bon relationnel pour travailler en équipe, informer et rendre compte
• Respect des délais des procédures administratives et des circuits de validation
• Disponibilité, réactivité, dynamisme
• Esprit constructif
Contraintes liées au poste :
• Emploi du temps adapté aux échéances institutionnelles de la collectivité
• Connaissance de l’environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
• Connaissance du fonctionnement interne des collectivités territoriales
• Notions sur la commande publique et sur les finances
• Maitrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
Qualités :
• Autonomie, rigueur et organisation dans le travail
• Savoir communiquer, écouter
• Bon relationnel pour travailler en équipe, informer et rendre compte
• Respect des délais des procédures administratives et des circuits de validation
• Disponibilité, réactivité, dynamisme
• Esprit constructif
Contraintes liées au poste :
• Emploi du temps adapté aux échéances institutionnelles de la collectivité
Contact et modalités de candidature
Contact
0384444680
Informations complémentaires
Renseignements : Béatrice COLIN (directrice de l’administration générale), b.petitjean@bressehauteseille.fr – 03 84 44 46 80
Merci d’adresser votre candidature (CV + lettre de motivation) à M. le Président de la communauté de communes Bresse Haute Seille, par mail à accueil@bressehauteseille.fr ou par courrier Place de la Mairie – 39140 BLETTERANS en indiquant la référence « Assistant(e) de gestion administrative polyvalent(e)» sur votre courriel ou courrier.
Merci d’adresser votre candidature (CV + lettre de motivation) à M. le Président de la communauté de communes Bresse Haute Seille, par mail à accueil@bressehauteseille.fr ou par courrier Place de la Mairie – 39140 BLETTERANS en indiquant la référence « Assistant(e) de gestion administrative polyvalent(e)» sur votre courriel ou courrier.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.