Gestionnaire de l'assemblée
Offre n° O038241209001400
Publiée le 09/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Nichée au cœur des montagnes, Grenoble est une ville dynamique et une terre d’engagement, réputée pour son esprit d’innovation, sa qualité de vie et son patrimoine culturel. Avec ses parcs verdoyants, son cœur de ville chaleureux et ses sommets enneigés à proximité, Grenoble offre un cadre de vie exceptionnel, propice à l'épanouissement personnel et professionnel. Que vous soyez passionné-e par les sports de montagne, l'art et la culture, ou simplement en quête d’une vie urbaine et citoyenne animée, Grenoble a tout pour vous séduire.
C’est grâce aux 4 000 femmes et hommes qui travaillent au sein de la Ville de Grenoble que le service public se déploie en proximité chaque jour auprès des enfants, des aîné-e-s, des citoyennes et citoyens, des personnes les plus fragiles. Dans les quartiers comme au cœur de la ville, dans nos équipements culturels et sportifs, dans nos parcs et nos rues, c’est grâce à ces femmes et ces hommes que se concrétisent les projets écologiques et sociaux qui font de Grenoble une ville avec un temps d’avance. Rejoignez-nous pour contribuer à ce projet collectif !
La VILLE DE GRENOBLE : c’est plus de 150 MÉTIERS, IL Y EN A FORCÉMENT UN POUR VOUS!
C’est grâce aux 4 000 femmes et hommes qui travaillent au sein de la Ville de Grenoble que le service public se déploie en proximité chaque jour auprès des enfants, des aîné-e-s, des citoyennes et citoyens, des personnes les plus fragiles. Dans les quartiers comme au cœur de la ville, dans nos équipements culturels et sportifs, dans nos parcs et nos rues, c’est grâce à ces femmes et ces hommes que se concrétisent les projets écologiques et sociaux qui font de Grenoble une ville avec un temps d’avance. Rejoignez-nous pour contribuer à ce projet collectif !
La VILLE DE GRENOBLE : c’est plus de 150 MÉTIERS, IL Y EN A FORCÉMENT UN POUR VOUS!
Site web de l'employeur
Lieu de travail
11, boulevard jean pain, Grenoble (Isère)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
08/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction Vie Institutionnelle, le service Assemblée participe à l’organisation, la préparation, la gestion et le suivi des instances (commissions, conférence des présidents et conseils) avec les objectifs de sécurité juridique et de rapidité du processus. Il assure également la prise en charge des actes transmissibles au contrôle de légalité.
Au sein d’une équipe de 3 chargé-e-s de gestion, et sous l’autorité du/de la chef-fe du service de l’Assemblée, vous assurez le travail de préparation des réunions du conseil municipal par des missions transversales.
Au sein d’une équipe de 3 chargé-e-s de gestion, et sous l’autorité du/de la chef-fe du service de l’Assemblée, vous assurez le travail de préparation des réunions du conseil municipal par des missions transversales.
Missions / conditions d'exercice
Préparation des conseils municipaux
Élaborer le calendrier des réunions préparatoires et du conseil municipal,
Suivre les ordres du jour (reports, suppressions des délibérations, avancées des visas…) proposer le timing prévisionnel du conseil
Assister et accompagner les services pour la préparation des dossiers et la rédaction des délibérations : collecte, correction, saisie et formalisation des documents (délibérations, annexes…) sur le logiciel métier
Assurer la complétude des dossiers, la relecture des délibérations et assurer un rôle d’alerte et de conseil quant à la cohérence de la rédaction
Assurer et contrôler les convocations des réunions pour envoi aux élu-e-s, dans le respect des délais et des procédures
Apporter aide, conseil et rechercher tous types d’actes pour les interlocuteurs du service (Direct-rices-eurs et Cheffes-fs de service, Direction Générale, Elu-e-s, usagers…) dans le respect de la sécurité juridique des instances
Assurer l’organisation matérielle des séances du conseil (réservation de salle, matériel, enregistrement…),
Vérifier la rédaction des amendements proposés par les services qui seront soumis au vote du conseil
Sécuriser et garantir le bon déroulement des séances : gérer les pouvoirs, prendre les résultats de vote, veiller au quorum
Assurer la veille juridique
Exécution et suivi des formalités
Réaliser les pages des présents, intégrer les amendements pour formaliser les délibérations et en assurer la transmissions au contrôle de légalité et les autres formalités
Élaborer les comptes rendus et les procès-verbaux des conseils dans le respect des délais et des procédures
Constituer les recueils des actes administratifs et les registres des délibérations
Accompagner les services dans la création des arrêtés municipaux
Contrôler les autres actes de la collectivité et assurer leurs transmissions au contrôle de légalité (décisions, arrêtés …)
Suivre toutes les conventions après signature pour archivage
Classer et archiver les dossiers des délibérations et arrêtés, en lien avec les services des archives
Administration du logiciel métier Webdelib
Assurer la « hot line » informatique sur l’application pour assister les services, en lien avec l’administrateur du service Informatique
Créer, modifier et supprimer les différents modèles générés par le logiciel notamment des délibérations, arrêtés et des profils informatiques des services instructeurs…
Former les utilisateurs des différents services de la collectivité
Élaborer le calendrier des réunions préparatoires et du conseil municipal,
Suivre les ordres du jour (reports, suppressions des délibérations, avancées des visas…) proposer le timing prévisionnel du conseil
Assister et accompagner les services pour la préparation des dossiers et la rédaction des délibérations : collecte, correction, saisie et formalisation des documents (délibérations, annexes…) sur le logiciel métier
Assurer la complétude des dossiers, la relecture des délibérations et assurer un rôle d’alerte et de conseil quant à la cohérence de la rédaction
Assurer et contrôler les convocations des réunions pour envoi aux élu-e-s, dans le respect des délais et des procédures
Apporter aide, conseil et rechercher tous types d’actes pour les interlocuteurs du service (Direct-rices-eurs et Cheffes-fs de service, Direction Générale, Elu-e-s, usagers…) dans le respect de la sécurité juridique des instances
Assurer l’organisation matérielle des séances du conseil (réservation de salle, matériel, enregistrement…),
Vérifier la rédaction des amendements proposés par les services qui seront soumis au vote du conseil
Sécuriser et garantir le bon déroulement des séances : gérer les pouvoirs, prendre les résultats de vote, veiller au quorum
Assurer la veille juridique
Exécution et suivi des formalités
Réaliser les pages des présents, intégrer les amendements pour formaliser les délibérations et en assurer la transmissions au contrôle de légalité et les autres formalités
Élaborer les comptes rendus et les procès-verbaux des conseils dans le respect des délais et des procédures
Constituer les recueils des actes administratifs et les registres des délibérations
Accompagner les services dans la création des arrêtés municipaux
Contrôler les autres actes de la collectivité et assurer leurs transmissions au contrôle de légalité (décisions, arrêtés …)
Suivre toutes les conventions après signature pour archivage
Classer et archiver les dossiers des délibérations et arrêtés, en lien avec les services des archives
Administration du logiciel métier Webdelib
Assurer la « hot line » informatique sur l’application pour assister les services, en lien avec l’administrateur du service Informatique
Créer, modifier et supprimer les différents modèles générés par le logiciel notamment des délibérations, arrêtés et des profils informatiques des services instructeurs…
Former les utilisateurs des différents services de la collectivité
Profils recherchés
Organiser et contrôler son travail de manière autonome
Connaitre le fonctionnement d’une collectivité
Connaitre les règles juridiques relatives aux instances, être en mesure de les appliquer
Utiliser l'outil informatique (Logiciel Webdelib, Word, Libre office, Excel, Internet)
Savoir communiquer avec tous types de public (Usagers, Direct-rices-eurs et Cheffes-fs de service, Direction Générale, Elu-e-s….)
S'adapter aux situations d'urgence, délais courts
Capacité à travailler en équipe et en transversalité
Esprit rigoureux, méthodique
Soin particulier réservé à la confidentialité
Capacités relationnelles et aptitude au discernement
Assister aux conseils municipaux disponibilité après 18h
Disponibilité les jours du conseil municipal et contraintes de présence fortes en phase de préparation des séances
Connaitre le fonctionnement d’une collectivité
Connaitre les règles juridiques relatives aux instances, être en mesure de les appliquer
Utiliser l'outil informatique (Logiciel Webdelib, Word, Libre office, Excel, Internet)
Savoir communiquer avec tous types de public (Usagers, Direct-rices-eurs et Cheffes-fs de service, Direction Générale, Elu-e-s….)
S'adapter aux situations d'urgence, délais courts
Capacité à travailler en équipe et en transversalité
Esprit rigoureux, méthodique
Soin particulier réservé à la confidentialité
Capacités relationnelles et aptitude au discernement
Assister aux conseils municipaux disponibilité après 18h
Disponibilité les jours du conseil municipal et contraintes de présence fortes en phase de préparation des séances
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
La Ville de Grenoble favorise des conditions et une adaptation du temps de travail afin de répondre aux exigences d’un service public de qualité, et à la meilleure conciliation possible entre vie professionnelle et personnelle :
Temps de travail hebdomadaire :
35h35, ouvrant droit à 4 jours de repos, avec possibilité d’organiser la semaine sur 5 ou 4,5 jours, sous réserve des nécessités de service
et 25 jours de congés annuels et 2 jours de congés dit de fractionnement
Travail en équipe, bureau partagé par 3 agent-e-s
Travail sur écran processus dématérialisé du traitement des délibérations
Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses,
Télétravail, 1 ou 2 jours par semaine en fonction de l'organisation du service, éligible à la prime télétravail dans la limite de 110 € par an
Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,
Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% (dans la limite de 99€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
Temps de travail hebdomadaire :
35h35, ouvrant droit à 4 jours de repos, avec possibilité d’organiser la semaine sur 5 ou 4,5 jours, sous réserve des nécessités de service
et 25 jours de congés annuels et 2 jours de congés dit de fractionnement
Travail en équipe, bureau partagé par 3 agent-e-s
Travail sur écran processus dématérialisé du traitement des délibérations
Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses,
Télétravail, 1 ou 2 jours par semaine en fonction de l'organisation du service, éligible à la prime télétravail dans la limite de 110 € par an
Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,
Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% (dans la limite de 99€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.