secrétaire administratif (h/f)
Offre n° O038241108000349
Publiée le 12/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
47 avenue Marcelin Berthelot, Grenoble (Isère)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
12/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
17h30 hebdomadaire
Descriptif de l'emploi
Contexte
Le CCAS de Grenoble porte et anime la politique sociale de la Ville. Dans un contexte socio-économique évolutif et complexe, face une demande sociale prégnante, il a fait le choix de maintenir un niveau de service à la hauteur des attentes des usager-ère-s et des engagements politiques.
Le CCAS, c’est 1200 agent-e-s, 70 établissements, 3 directions d’Actions Sociales : Petite Enfance, Personnes âgées, Lutte contre la Pauvreté et la précarité, et des directions ressources.
Au sein de la Direction d’Action Sociale « Personnes Agées », la direction déléguée « Autonomie et veille sociale de l’action sociale « Personnes âgées ». Celui-ci se compose d’un Centre de jour Les Alpins et de la Maison des Aidants Denise Belot, d’un service de Restauration à Domicile et du service Résidences Autonomies avec 4 Résidences Autonomies : les Alpins, St Laurent, le Lac et Montesquieu.
Notre poste
Sous l'autorité du Responsable de service, le-la secrétaire assure un accueil téléphonique et physique des usager-ères. :
Il-elle est à l’écoute des agents-es sociaux de restauration (ASR), fait le lien entre les différents-es acteurs-trices, effectue différentes tâches administratives afin d’assurer le bon fonctionnement du service
Le CCAS de Grenoble porte et anime la politique sociale de la Ville. Dans un contexte socio-économique évolutif et complexe, face une demande sociale prégnante, il a fait le choix de maintenir un niveau de service à la hauteur des attentes des usager-ère-s et des engagements politiques.
Le CCAS, c’est 1200 agent-e-s, 70 établissements, 3 directions d’Actions Sociales : Petite Enfance, Personnes âgées, Lutte contre la Pauvreté et la précarité, et des directions ressources.
Au sein de la Direction d’Action Sociale « Personnes Agées », la direction déléguée « Autonomie et veille sociale de l’action sociale « Personnes âgées ». Celui-ci se compose d’un Centre de jour Les Alpins et de la Maison des Aidants Denise Belot, d’un service de Restauration à Domicile et du service Résidences Autonomies avec 4 Résidences Autonomies : les Alpins, St Laurent, le Lac et Montesquieu.
Notre poste
Sous l'autorité du Responsable de service, le-la secrétaire assure un accueil téléphonique et physique des usager-ères. :
Il-elle est à l’écoute des agents-es sociaux de restauration (ASR), fait le lien entre les différents-es acteurs-trices, effectue différentes tâches administratives afin d’assurer le bon fonctionnement du service
Missions / conditions d'exercice
Les missions :
• Diverses tâches administratives :
• Accueil physique et téléphonique auprès du public, des familles et /ou partenaires avec présence impérative parfois dès 6h30
• Traitement des dossiers des usagers : saisie sur le logiciel Millesime, rappel si dossiers incomplets, mise à jour, suivi des hospitalisations…
• Suivi de la veille sociale : remplissage du cahier de vie des usager-ères (Millesime), lien avec les partenaires sociaux et familles, signalement, visites à domicile
• Participation à la mise à jour du cahier de transmission
• Réalisation de la facturation et vérification de celle-ci avec la responsable
• Saisie des heures des remplaçants
• Suivi de la qualité des prestations ( questionnaire de satisfaction , appel des usager-ères etc.),
• Suivi et mise à jour des statistiques relatifs à l’activité
• Réalisation et édition de la fiche menu hebdomadaire,
• Relais d’information des programmes d’animations des résidences autonomie, des PAGI, et autres informations diverses (canicule, semaine bleue, Noêl à domicile) auprès des usagers-ères via les agent-es sociaux de restauration
• Réalisation de photocopie de documents nécessaires à l’activité du service,
• Réalisation de bon de commande, validation de factures supervisées par le responsable de service,
• Tri, classement et archivage
• Assister la cheffe de service dans le traitement et la circulation de l'information (écrite et orale).
• Rédaction des comptes -rendus de réunions
• Mise à jour du cahier de transmission pour le débrieffing du midi et celui du lendemain matin avant le départ en tournées
• Gestion de la mise à jour des téléphones avec les agent-es en lien avec le logiciel Millésime
• Suivi de la gestion des clés en lien avec les agent-es sociaux de restauration
• Identifcation du nouvel usager :
• Créer et remplir le dossier administratif papier
• Créer le dossier et scanner les documents administratif s sur Millesime
• Contrôle des pièces administratives fournies (avis d’imposition, assurance, mutuelle, attestation vitale).
• Transmission des contrats des usager-ères au siège pour signature
• Tenir à jour les dossiers administratifs des usager-ères (aide sociale, avis d’imposition, fiche usager)
• Suivi des impayés en lien avec la responsable du service et le Service de Gestion Comptable
◦ Suivi des absences :
• Hospitalisations
Vérifier que la famille a été prévenue.
Suspendre la prestation de repas.
Suivre les hospitalisations dans le tableau de bord (entrées/retourr)
• Convenances personnelles
Enregistrer les dates de départ et de retour.
• Suivi des départs définitifs (retour à domicile, départ vers une autre structure, décès)
Informer les partenaires médico-sociaux concernés (APA, AS, Tutelles etc.)
Informer le Service de Gestion Comptable
Archiver le dossier de l’usager selon les régles définies par le CCAS
• Suivi des contenants réutilisables :
Envoi mensuel de la liste des contenants livrés et récupérés à la chargée de projet de la cuisine centrale
Concernant les repas (uniquement en cas d’absence du chargé de suivi logistique) :
• Réalisation des commandes de repas auprès de la cuisine centrale via le logiciel Fusion
• Réalisation de la commande de pain
• Répartion des repas par tournée et par régime en fonction du menu
• Accompagnement technique au départ des tournées le matin
Autres :
• Participation aux réunions de service et réalisation des comptes- rendus
• Coordination avec la cuisine centrale notamment lors de dysfonctionnements
• Participation à la livraison des repas si besoin et pour nécessité de continuité de service
• Diverses tâches administratives :
• Accueil physique et téléphonique auprès du public, des familles et /ou partenaires avec présence impérative parfois dès 6h30
• Traitement des dossiers des usagers : saisie sur le logiciel Millesime, rappel si dossiers incomplets, mise à jour, suivi des hospitalisations…
• Suivi de la veille sociale : remplissage du cahier de vie des usager-ères (Millesime), lien avec les partenaires sociaux et familles, signalement, visites à domicile
• Participation à la mise à jour du cahier de transmission
• Réalisation de la facturation et vérification de celle-ci avec la responsable
• Saisie des heures des remplaçants
• Suivi de la qualité des prestations ( questionnaire de satisfaction , appel des usager-ères etc.),
• Suivi et mise à jour des statistiques relatifs à l’activité
• Réalisation et édition de la fiche menu hebdomadaire,
• Relais d’information des programmes d’animations des résidences autonomie, des PAGI, et autres informations diverses (canicule, semaine bleue, Noêl à domicile) auprès des usagers-ères via les agent-es sociaux de restauration
• Réalisation de photocopie de documents nécessaires à l’activité du service,
• Réalisation de bon de commande, validation de factures supervisées par le responsable de service,
• Tri, classement et archivage
• Assister la cheffe de service dans le traitement et la circulation de l'information (écrite et orale).
• Rédaction des comptes -rendus de réunions
• Mise à jour du cahier de transmission pour le débrieffing du midi et celui du lendemain matin avant le départ en tournées
• Gestion de la mise à jour des téléphones avec les agent-es en lien avec le logiciel Millésime
• Suivi de la gestion des clés en lien avec les agent-es sociaux de restauration
• Identifcation du nouvel usager :
• Créer et remplir le dossier administratif papier
• Créer le dossier et scanner les documents administratif s sur Millesime
• Contrôle des pièces administratives fournies (avis d’imposition, assurance, mutuelle, attestation vitale).
• Transmission des contrats des usager-ères au siège pour signature
• Tenir à jour les dossiers administratifs des usager-ères (aide sociale, avis d’imposition, fiche usager)
• Suivi des impayés en lien avec la responsable du service et le Service de Gestion Comptable
◦ Suivi des absences :
• Hospitalisations
Vérifier que la famille a été prévenue.
Suspendre la prestation de repas.
Suivre les hospitalisations dans le tableau de bord (entrées/retourr)
• Convenances personnelles
Enregistrer les dates de départ et de retour.
• Suivi des départs définitifs (retour à domicile, départ vers une autre structure, décès)
Informer les partenaires médico-sociaux concernés (APA, AS, Tutelles etc.)
Informer le Service de Gestion Comptable
Archiver le dossier de l’usager selon les régles définies par le CCAS
• Suivi des contenants réutilisables :
Envoi mensuel de la liste des contenants livrés et récupérés à la chargée de projet de la cuisine centrale
Concernant les repas (uniquement en cas d’absence du chargé de suivi logistique) :
• Réalisation des commandes de repas auprès de la cuisine centrale via le logiciel Fusion
• Réalisation de la commande de pain
• Répartion des repas par tournée et par régime en fonction du menu
• Accompagnement technique au départ des tournées le matin
Autres :
• Participation aux réunions de service et réalisation des comptes- rendus
• Coordination avec la cuisine centrale notamment lors de dysfonctionnements
• Participation à la livraison des repas si besoin et pour nécessité de continuité de service
Profils recherchés
• Vous êtes titulaire du permis B
• Vous avez une connaisance sur la réglementation relative à la restauration collective (mesures HACCP)
• Vous avez une aisance certaine avec les outils informatiques et une maitrise de l’écrit
• Vous avez de l’appétence pour travailler auprès d’un public âgé
• Vous êtes organisé, méthodique, rigoureux et patient
• Vous avez le sens du travail en équipe et des relations humaines
• Vous savez faire des transmissions écrites ou orales
• Vous savez faire preuve d'initiatives et êtes disponible
• Vous avez une connaisance sur la réglementation relative à la restauration collective (mesures HACCP)
• Vous avez une aisance certaine avec les outils informatiques et une maitrise de l’écrit
• Vous avez de l’appétence pour travailler auprès d’un public âgé
• Vous êtes organisé, méthodique, rigoureux et patient
• Vous avez le sens du travail en équipe et des relations humaines
• Vous savez faire des transmissions écrites ou orales
• Vous savez faire preuve d'initiatives et êtes disponible
Contact et modalités de candidature
Contact
0480701441
Informations complémentaires
• Appartenir au cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux, ou être inscrit sur liste d'aptitude.
• Ces postes sont ouverts aux agents-es contractuels-elles
CV + LM
• Ces postes sont ouverts aux agents-es contractuels-elles
CV + LM
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.