AGENT D'ACCUEIL - SECRÉTAIRE (H/F)
Offre n° O035241125000136
Publiée le 25/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
"maison des rondines" - 1, rue des Rondines, Bourg-des-Comptes (Ille-et-Vilaine)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Assure le secrétariat et l'accueil de l'EHPAD. Exerce le suivi administratif de la maintenance et des dossiers en lien avec les résidents.
Missions / conditions d'exercice
Accueil :
- Accueil physique et téléphonique
- Information au public
- Gestion du courrier
- Distribution du courrier des résidents
- Rédaction courriers divers
- Tri, classement et archivage
- Affichages divers
- Tiens la régie d'avance et de recette (repas extérieurs, petits achats)
Maintenance :
- Coordonne l'intervention du service technique. Gestion des réparations dans les logements et l'établissement.
- Gestion des commandes fournitures de bureau et maintenance
- Vérification des factures conforme aux commandes passées
Résidents :
- Relations avec les familles et les résidents
- Accompagnement des familles dans les démarches administratives
- Vérifi cation de la conformité des demandes d'hébergement et mise à jour en lien avec l'IDEC
- Création des dossiers et suivi de la liste d'attente des demandes en lien avec l'IDEC
- Gestion des entrées et sorties des résidents : conformité des dossiers d'entrée, état des lieux entrant et sortant
- Réalisation de la facturation mensuelle des résidents
- Déclaration mouvement CPAM
- Montage des dossiers d'aide social
- Mise à jour du registre entrée/sortie
- Mise à jour tableau indicateur ANAP
- En collaboration avec l'IDEC, recueille les doléances des résidents et des familles et met en place des actions correctives
Animations :
- Fait vivre le projet d'animation : établi le projet et les programmes d'animations en collaboration avec l'équipe d'animation
- Coordonne les activités d'animation des AMP : organise les plannings, prend les contacts avec les partenaires et assure le suiviadministratif des animations
- Assure le suivi budgétaire : vise les factures, suit les appels à projet et les demandes de subventions
- Assure la communication de l'animation auprès des équipes et rend compte auprès de la gestionnaire et la directrice.
Stagiaires :
- Suivi et gestion des dossiers de demande de stages en lien avec la référente stagiaire
- Accueil physique et téléphonique
- Information au public
- Gestion du courrier
- Distribution du courrier des résidents
- Rédaction courriers divers
- Tri, classement et archivage
- Affichages divers
- Tiens la régie d'avance et de recette (repas extérieurs, petits achats)
Maintenance :
- Coordonne l'intervention du service technique. Gestion des réparations dans les logements et l'établissement.
- Gestion des commandes fournitures de bureau et maintenance
- Vérification des factures conforme aux commandes passées
Résidents :
- Relations avec les familles et les résidents
- Accompagnement des familles dans les démarches administratives
- Vérifi cation de la conformité des demandes d'hébergement et mise à jour en lien avec l'IDEC
- Création des dossiers et suivi de la liste d'attente des demandes en lien avec l'IDEC
- Gestion des entrées et sorties des résidents : conformité des dossiers d'entrée, état des lieux entrant et sortant
- Réalisation de la facturation mensuelle des résidents
- Déclaration mouvement CPAM
- Montage des dossiers d'aide social
- Mise à jour du registre entrée/sortie
- Mise à jour tableau indicateur ANAP
- En collaboration avec l'IDEC, recueille les doléances des résidents et des familles et met en place des actions correctives
Animations :
- Fait vivre le projet d'animation : établi le projet et les programmes d'animations en collaboration avec l'équipe d'animation
- Coordonne les activités d'animation des AMP : organise les plannings, prend les contacts avec les partenaires et assure le suiviadministratif des animations
- Assure le suivi budgétaire : vise les factures, suit les appels à projet et les demandes de subventions
- Assure la communication de l'animation auprès des équipes et rend compte auprès de la gestionnaire et la directrice.
Stagiaires :
- Suivi et gestion des dossiers de demande de stages en lien avec la référente stagiaire
Profils recherchés
Accueillir
Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
Orienter les personnes selon leur demande
Planifi er des rendez-vous
Réaliser la gestion administrative du courrier
Saisir des documents numériques
Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
Orienter les personnes selon leur demande
Planifi er des rendez-vous
Réaliser la gestion administrative du courrier
Saisir des documents numériques
Contact et modalités de candidature
Contact
0299575859
Informations complémentaires
Lettre à l'attention de M. Le Directeur.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.