Agent administratif chargé d'accueil
Offre n° O034250217000668
Publiée le 17/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de la République, Mudaison (Hérault)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un changement de temps de travail
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Agent administratif chargé d'accueil
Positionnement hiérarchique : DGS et Maire
Positionnement hiérarchique : DGS et Maire
Missions / conditions d'exercice
Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les
missions des différents services).
- Assurer un accueil de qualité
Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
- Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.
- Recensement militaire.
- Gestion des clés des bâtiments, des badges et des alarmes
Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :
- Réceptionner, distribuer et expédier le courrier.
- Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée ».
- Assurer le traitement des courriers départ.
- Mettre sous pli et affranchir.
- Enregistrer informatiquement le courrier après ouverture par le DGS.
- Afficher et diffuser l'information.
- Lien permanent avec les associations.
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les
missions des différents services).
- Assurer un accueil de qualité
Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
- Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.
- Recensement militaire.
- Gestion des clés des bâtiments, des badges et des alarmes
Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :
- Réceptionner, distribuer et expédier le courrier.
- Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée ».
- Assurer le traitement des courriers départ.
- Mettre sous pli et affranchir.
- Enregistrer informatiquement le courrier après ouverture par le DGS.
- Afficher et diffuser l'information.
- Lien permanent avec les associations.
Profils recherchés
Compétences techniques à acquérir :
- Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales.
- Connaître les techniques de rédaction administrative.
- Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
- Très bonne maitrise du Français
Compétences relationnelles :
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
- Etre organisé, rigoureux et méthodique.
- Etre patient.
- Etre discret.
- Etre sérieux et efficace.
- Sens de la diplomatie.
- Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales.
- Connaître les techniques de rédaction administrative.
- Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
- Très bonne maitrise du Français
Compétences relationnelles :
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
- Etre organisé, rigoureux et méthodique.
- Etre patient.
- Etre discret.
- Etre sérieux et efficace.
- Sens de la diplomatie.
Contact et modalités de candidature
Contact
0467703430
Informations complémentaires
Merci de fournir un CV et une lettre de motivation
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.