Agent administratif (h/f)
Offre n° O034250122000936
Publiée le 03/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
HOTEL DE VILLE, Villetelle (Hérault)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
28/02/2025
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
10 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
- Gestion de l'état civil, recensement militaire
- Gestion des élections
- Gestion des demandes d'urbanisme
- Réalisation de travaux divers de bureautique
- Gestion courante
- Gestion des demandes de subventions
- Accueil et renseignement public
- Gestion des archives
- Gestion des finances en cas de remplacement
- Gestion des élections
- Gestion des demandes d'urbanisme
- Réalisation de travaux divers de bureautique
- Gestion courante
- Gestion des demandes de subventions
- Accueil et renseignement public
- Gestion des archives
- Gestion des finances en cas de remplacement
Missions / conditions d'exercice
Gestion état civil :
-Enregistrer et rédiger les actes d'état civil: mariage, décès, naissances, reconnaissance, mise à jour, copie d'actes, ...
-Tenue des registres d'état civil et suivi des déclarations d'actes et attestation d'accueil
- Rescensement militaire et délivrance des attestations
Gestion des élections :
- Gérer les demandes d'inscription et de radiation sur la liste électorale
-Préparer et participer aux réunions de la commission de révision des listes électorales
-Organiser matériellement et administrativement les bureaux de vote
-Enregistrer les procurations
-Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement)
-Assister au dépouillement, transmission des résultats à préfecture
-Gestion du recensement de la population
-Gestion des demandes d'urbanisme :
-Renseignements de premier niveau, aide à la consultation des dossiers d'autorisation d'urbanisme, délivrance d'imprimés de demande
-Enregistrement des dossiers, délivrance du récépissé de dépôt, mise en forme du dossier et tamponnage des pièces
-Saisie, envoi et classement des demandes de pièces complémentaires, des modifications de délais d'instruction, de demandes d'avis aux services et des réponses fournies
-Affichage des avis de dépôt et des décisions
-Tenue du registre des affichages
-Suivi des déclarations d'ouverture de chantier et d'achèvement des travaux, envoi des certificats et attestations
-Archivage des dossiers
-Recherche aux archives, envoi des copies à tout demandeur
- Connaissances en urbanisme
- Enregistrement et transmisson des autorisations d'urbanisme au service instructeur (certificat d'urbanisme, déclaration préalable, permis de construire)
Réalisation de travaux divers de bureautique :
- Correspondance administrative : courriers, mails
- Rédaction et mise en forme de docuements concerant le SIVOM enfance et jeunesse en lien avec l'élu référent
- secrétariat de la commission culture (préparation des différentes manifestations, réalisation d'affiches avec l'élu référent)
Gestion courante :
-Gestion des clés : tenue d'un registre en liaison avec l'accueil
-Mise à jour du site officiel internet (en liaison avec les élus)
- Distribution de courriers chez les administrés
-Gestion des objets trouvés
-Gestion des équipements municipaux : locations des salles et prêt du matériel, en liaison avec les élus référents
-Gestion dossiers CCAS: département, Maison des handicapés, banque alimentaire en lien avec les élus référents
-Gestion de l'eau et l'assainissement: suivi des changements d'abonnés, relevé de compteurs d'eau en lien avec les agents techniques
-Suivi gestion bibliothèque en liaison avec l'élu référent
-Gestion des relations avec les associations
- Demande de prêt de matériel auprès d'autres collectivités avec les élus référents
Gestion des demandes de subventions :
- En lien avec les élus et la secrétaire, Montage des dossiers de demande de subventions auprès des différents partenaires (Etat, Département, Région, Agence de l'eau, ...)
Accueil et renseignement public :
- Gestion du standard : réception des appels, prises de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, référents, primo renseignements
- Accueil physique des usagers, traitement de docuements (inscription transports scolaires, crèche, commande des bacs ordures ménageres, renseigements cadastraux, photocopies, ...)
- Réception du courrier et transmission aux services (secrétariat principal, associations)
- Envoi du courrier
- Diffusion de l'information en géréral
- Gestion du stock administratif
- Archivage et classement des dossiers administratifs
Gestion des finances en cas de remplacement :
-Maîtriser les règles de la comptabilité publique (M57-M49)
- Saisie des titres et des mandats
-Enregistrer et rédiger les actes d'état civil: mariage, décès, naissances, reconnaissance, mise à jour, copie d'actes, ...
-Tenue des registres d'état civil et suivi des déclarations d'actes et attestation d'accueil
- Rescensement militaire et délivrance des attestations
Gestion des élections :
- Gérer les demandes d'inscription et de radiation sur la liste électorale
-Préparer et participer aux réunions de la commission de révision des listes électorales
-Organiser matériellement et administrativement les bureaux de vote
-Enregistrer les procurations
-Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement)
-Assister au dépouillement, transmission des résultats à préfecture
-Gestion du recensement de la population
-Gestion des demandes d'urbanisme :
-Renseignements de premier niveau, aide à la consultation des dossiers d'autorisation d'urbanisme, délivrance d'imprimés de demande
-Enregistrement des dossiers, délivrance du récépissé de dépôt, mise en forme du dossier et tamponnage des pièces
-Saisie, envoi et classement des demandes de pièces complémentaires, des modifications de délais d'instruction, de demandes d'avis aux services et des réponses fournies
-Affichage des avis de dépôt et des décisions
-Tenue du registre des affichages
-Suivi des déclarations d'ouverture de chantier et d'achèvement des travaux, envoi des certificats et attestations
-Archivage des dossiers
-Recherche aux archives, envoi des copies à tout demandeur
- Connaissances en urbanisme
- Enregistrement et transmisson des autorisations d'urbanisme au service instructeur (certificat d'urbanisme, déclaration préalable, permis de construire)
Réalisation de travaux divers de bureautique :
- Correspondance administrative : courriers, mails
- Rédaction et mise en forme de docuements concerant le SIVOM enfance et jeunesse en lien avec l'élu référent
- secrétariat de la commission culture (préparation des différentes manifestations, réalisation d'affiches avec l'élu référent)
Gestion courante :
-Gestion des clés : tenue d'un registre en liaison avec l'accueil
-Mise à jour du site officiel internet (en liaison avec les élus)
- Distribution de courriers chez les administrés
-Gestion des objets trouvés
-Gestion des équipements municipaux : locations des salles et prêt du matériel, en liaison avec les élus référents
-Gestion dossiers CCAS: département, Maison des handicapés, banque alimentaire en lien avec les élus référents
-Gestion de l'eau et l'assainissement: suivi des changements d'abonnés, relevé de compteurs d'eau en lien avec les agents techniques
-Suivi gestion bibliothèque en liaison avec l'élu référent
-Gestion des relations avec les associations
- Demande de prêt de matériel auprès d'autres collectivités avec les élus référents
Gestion des demandes de subventions :
- En lien avec les élus et la secrétaire, Montage des dossiers de demande de subventions auprès des différents partenaires (Etat, Département, Région, Agence de l'eau, ...)
Accueil et renseignement public :
- Gestion du standard : réception des appels, prises de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, référents, primo renseignements
- Accueil physique des usagers, traitement de docuements (inscription transports scolaires, crèche, commande des bacs ordures ménageres, renseigements cadastraux, photocopies, ...)
- Réception du courrier et transmission aux services (secrétariat principal, associations)
- Envoi du courrier
- Diffusion de l'information en géréral
- Gestion du stock administratif
- Archivage et classement des dossiers administratifs
Gestion des finances en cas de remplacement :
-Maîtriser les règles de la comptabilité publique (M57-M49)
- Saisie des titres et des mandats
Profils recherchés
SAVOIRS :
- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- connaître les règles d'état civil, d'urbanisme et de finances publiques ;
- maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Publisher, etc)
SAVOIR FAIRE :
- respecter les délais réglementaires ;
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;
SAVOIR ETRE :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.
- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- connaître les règles d'état civil, d'urbanisme et de finances publiques ;
- maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Publisher, etc)
SAVOIR FAIRE :
- respecter les délais réglementaires ;
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;
SAVOIR ETRE :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.
Contact et modalités de candidature
Contact
0467868786
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation à envoyer à : mairie.villetelle@wanadoo.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.