Secrétaire de mairie
Offre n° O033240426001213
Publiée le 21/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
4 Place du 11 Novembre, Landiras (Gironde)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Statutaire
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité hiérarchique du Directeur général des services, l'agent assure les missions :
- accueil physique et téléphonique du public ;
- accompagnement dans les démarches administratives initiales
- instruction des dossiers de CNI-passeports et remise des titres ;
- état civil - cimetière, urbanisme, élections....
- planning des intervenants du service d'aide à domicile,
- travaux de bureautique ...
- accueil physique et téléphonique du public ;
- accompagnement dans les démarches administratives initiales
- instruction des dossiers de CNI-passeports et remise des titres ;
- état civil - cimetière, urbanisme, élections....
- planning des intervenants du service d'aide à domicile,
- travaux de bureautique ...
Missions / conditions d'exercice
- Accueil téléphonique et physique du public :
- accueillir le public ;
- prendre des messages ;
- recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques ;
- mettre en relation les correspondants ;
- Accueil et renseignement du public :
- comprendre la demande, identifier la nature et le degré d'urgence ;
- orienter vers les services et personnes compétents :
- identifier le service compétent en fonction de la demande et transmettre l'information,
- s'assurer que les personnes orientées soient en mesure d'accéder au service identifié,
- aider à la rédaction de documents administratifs ;
- gérer le planning des salles : réservation et contrats de location, transmission des consignes de sécurités liées à leur utilisation.
- Accompagner dans les démarches administratives initiales :
- traitement des demandes d'état civil, des inscriptions sur la liste électorale, des dossiers d'aide sociale ;
- aider les personnes à rédiger les documents administratifs et vérifier que le dossier nécessaire à la démarche soit complet ;
- intervenir auprès des services et des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes ;
- Instruction des titres d'identité, passeports
- gérer les rendez -vous et renseigner les usagers sur les formalités de création ou de renouvellement des titres,
- traiter les demandes, renseigner les recueils complémentaires et délivrer les titres.
- intervention en doublon à l'agence postale communale,
-État civil - Cimetière,
- Élections, urbanisme....
- Fonctions d'officier d'État civil - instruction, constitution des actes d'état civil, tenue administrative des registres
- Procéder au recensement militaire
- Gestion du cimetière : accueil et conseil aux familles, délivrance et contrôle les titres de concessions, mise à jour des registres et les affichages du cimetière, préparation des dossiers pour les inhumations ou exhumations et gestion de toutes les opérations d'attribution, mutation, renouvellement et reprise des concessions
- Réaliser et mise en forme de travaux de bureautique
- gérer le courrier ;
- rédiger les courriers courants, création de tableaux ;
- préparer et mettre en forme les actes administratifs du Maire et les actes d'état-civil ;
- accueillir le public ;
- prendre des messages ;
- recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques ;
- mettre en relation les correspondants ;
- Accueil et renseignement du public :
- comprendre la demande, identifier la nature et le degré d'urgence ;
- orienter vers les services et personnes compétents :
- identifier le service compétent en fonction de la demande et transmettre l'information,
- s'assurer que les personnes orientées soient en mesure d'accéder au service identifié,
- aider à la rédaction de documents administratifs ;
- gérer le planning des salles : réservation et contrats de location, transmission des consignes de sécurités liées à leur utilisation.
- Accompagner dans les démarches administratives initiales :
- traitement des demandes d'état civil, des inscriptions sur la liste électorale, des dossiers d'aide sociale ;
- aider les personnes à rédiger les documents administratifs et vérifier que le dossier nécessaire à la démarche soit complet ;
- intervenir auprès des services et des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes ;
- Instruction des titres d'identité, passeports
- gérer les rendez -vous et renseigner les usagers sur les formalités de création ou de renouvellement des titres,
- traiter les demandes, renseigner les recueils complémentaires et délivrer les titres.
- intervention en doublon à l'agence postale communale,
-État civil - Cimetière,
- Élections, urbanisme....
- Fonctions d'officier d'État civil - instruction, constitution des actes d'état civil, tenue administrative des registres
- Procéder au recensement militaire
- Gestion du cimetière : accueil et conseil aux familles, délivrance et contrôle les titres de concessions, mise à jour des registres et les affichages du cimetière, préparation des dossiers pour les inhumations ou exhumations et gestion de toutes les opérations d'attribution, mutation, renouvellement et reprise des concessions
- Réaliser et mise en forme de travaux de bureautique
- gérer le courrier ;
- rédiger les courriers courants, création de tableaux ;
- préparer et mettre en forme les actes administratifs du Maire et les actes d'état-civil ;
Profils recherchés
Savoir-faire :
- maîtrise de l'outil informatique (traitement de texte, utilisation de logiciels métiers)
- connaitre le cadre règlementaire et les domaines de compétences des collectivités et leur organisation
- savoir respecter les délais règlementaires
- délivrer une information de qualité
- enregistrer correctement les messages
- capacité à rendre compte à la hiérarchie
- capacité d'analyse et de synthèse
- savoir reformuler les demandes
Savoir-être :
- qualités relationnelles, se montrer souriant, disponible, aimable et à l'écoute
- s'exprimer clairement,
- être rigoureux et méthodique
- être réactif et autonome
- savoir gérer son stress, faire preuve de patience
- respecter la confidentialité, faire preuve d'une très grande discrétion et réserve
- conserver neutralité et objectivité face aux situations,
- sens de l'écoute et du travail en équipe
Maîtrise des logiciels JVS Cloud et APOLOGIC est un vrai plus
- maîtrise de l'outil informatique (traitement de texte, utilisation de logiciels métiers)
- connaitre le cadre règlementaire et les domaines de compétences des collectivités et leur organisation
- savoir respecter les délais règlementaires
- délivrer une information de qualité
- enregistrer correctement les messages
- capacité à rendre compte à la hiérarchie
- capacité d'analyse et de synthèse
- savoir reformuler les demandes
Savoir-être :
- qualités relationnelles, se montrer souriant, disponible, aimable et à l'écoute
- s'exprimer clairement,
- être rigoureux et méthodique
- être réactif et autonome
- savoir gérer son stress, faire preuve de patience
- respecter la confidentialité, faire preuve d'une très grande discrétion et réserve
- conserver neutralité et objectivité face aux situations,
- sens de l'écoute et du travail en équipe
Maîtrise des logiciels JVS Cloud et APOLOGIC est un vrai plus
Contact et modalités de candidature
Contact
0556625028
Informations complémentaires
Recrutement direct ou par voie de mutation.
Adresser lettre de motivation accompagnée d'un CV à : Monsieur le Maire - Place du XI Novembre, 33720 LANDIRAS par voie postale, ou déposée à
l'accueil du secrétariat de la mairie, ou par mail : dgs@landiras.fr
Pour tout renseignement complémentaire : contacter
FAIZE Rachid, Directeur général des services, 0556625028
Adresser lettre de motivation accompagnée d'un CV à : Monsieur le Maire - Place du XI Novembre, 33720 LANDIRAS par voie postale, ou déposée à
l'accueil du secrétariat de la mairie, ou par mail : dgs@landiras.fr
Pour tout renseignement complémentaire : contacter
FAIZE Rachid, Directeur général des services, 0556625028
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.