Chargé d’accueil intercommunal Gestionnaire administratif (H/F)
Offre n° O032241231000630
Publiée le 31/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 pl carnot, Seissan (Gers)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 5 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste avec un temps non complet et quotité de temps de travail inférieure à 50%. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste avec un temps non complet et quotité de temps de travail inférieure à 50%. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
15h00 hebdomadaire
Descriptif de l'emploi
La Communauté de Communes VAL de GERS, le Syndicat Mixte des 3 Vallées et le SIAEP Auch sud ont mutualisé le service d’accueil au public de leur siège administratif commun situé à SEISSAN (32260).
Vous interviendrez pour ces 3 établissements de coopération intercommunale (EPCI) qui déploient des services publics en direction de leurs Communes membres et de leurs populations.
La Communauté de Communes Val de Gers regroupe 45 communes pour 11 000 habitants, au sud d’Auch dans le Gers. Elle a développé des services à destination de l’enfance et des personnes âgées sur son territoire très rural depuis sa création, ainsi qu’un ensemble d’actions en faveur du développement du territoire (économie, tourisme, logement, ...). Elle a créé un CIAS pour le développement de ses services en faveur des personnes âgées et handicapées : service d’aide à domicile, service de portage de repas et un établissement d’hébergement pour personnes âgées et dépendantes de 80 lits.
Le SM3V exerce ses compétences dans les domaines de la voirie, de la gestion des cours d’eau, de l’assainissement non collectif, de l’entretien des espaces verts des Communes, du service public de fourrière-refuge pour animaux, et le SIAEP Auch sud dans l’alimentation en eau potable.
Le poste est à pourvoir pour une durée de 6 mois en remplacement d’un agent placé en situation de détachement. En l’absence de retour de l’agent, ce poste deviendra permanent (CDI) à temps complet.
Compte tenu de la spécificité de l’organisation de l’accueil mutualisé, l’agent disposera de deux employeurs publics distincts : les SM3V et SIAEP à raison de 20h/hebdomadaires et la CC VAL de GERS à hauteur de 15/h hebdomadaires (soit 35 heures au total).
Vous interviendrez pour ces 3 établissements de coopération intercommunale (EPCI) qui déploient des services publics en direction de leurs Communes membres et de leurs populations.
La Communauté de Communes Val de Gers regroupe 45 communes pour 11 000 habitants, au sud d’Auch dans le Gers. Elle a développé des services à destination de l’enfance et des personnes âgées sur son territoire très rural depuis sa création, ainsi qu’un ensemble d’actions en faveur du développement du territoire (économie, tourisme, logement, ...). Elle a créé un CIAS pour le développement de ses services en faveur des personnes âgées et handicapées : service d’aide à domicile, service de portage de repas et un établissement d’hébergement pour personnes âgées et dépendantes de 80 lits.
Le SM3V exerce ses compétences dans les domaines de la voirie, de la gestion des cours d’eau, de l’assainissement non collectif, de l’entretien des espaces verts des Communes, du service public de fourrière-refuge pour animaux, et le SIAEP Auch sud dans l’alimentation en eau potable.
Le poste est à pourvoir pour une durée de 6 mois en remplacement d’un agent placé en situation de détachement. En l’absence de retour de l’agent, ce poste deviendra permanent (CDI) à temps complet.
Compte tenu de la spécificité de l’organisation de l’accueil mutualisé, l’agent disposera de deux employeurs publics distincts : les SM3V et SIAEP à raison de 20h/hebdomadaires et la CC VAL de GERS à hauteur de 15/h hebdomadaires (soit 35 heures au total).
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS
Accueil physique et téléphonique, renseignements et orientation du public
• Accueillir le public, physiquement et téléphoniquement
• Recevoir, filtrer et orienter les usagers vers les personnes et services compétents
• Favoriser l’expression des demandes et reformuler si besoin
• Assurer une prise de messages précise et en assurer le suivi
• Adapter son intervention aux différents publics et aux différentes situations
• Conseiller les usagers et agents sur les procédures
• Réguler l’entrée et l’attente des usagers, surveiller les accès et faire respecter les règles liées à un lieu public
Gestion, diffusion et affichage d’informations
• Afficher des informations ou des documents au sein des services ou sur les panneaux dédiés
• Diffuser des informations auprès de listes de diffusion
• Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité ou du service
• Saisir des documents d’information ou de communication
Secrétariat, gestion du courrier et reprographie
• Gérer la réception et la distribution du courrier et des mails
• Gérer le départ des courriers (publipostage, mise sous pli, enregistrements, copies, envoi dans les délais…)
• Saisir des documents administratifs et des courriers
• Assurer la reprographie de documents
Appui dans l’organisation
• Gérer l’organisation matérielle de réunions et réceptions (convocations, réservations des salles et matériels, élaboration et suivi des listes de présences, rappels, boissons, contact fournisseurs...),
• Gérer des stocks de fournitures de bureau, des outils de reprographie (stocks fongibles, appel maintenance…)
• Gérer des plannings de réservation de salles ou matériels
• Prendre connaissance du planning des responsables et personnels, et des réunions organisées
• Renseigner des tableaux de suivi des activités
Gestion administrative et comptable Assurer l’organisation, la tenue et la mise à jour de dossiers administratifs (physiques et informatiques)
• Traiter et suivre des dossiers administratifs, instruire des dossiers spécifiques
• Gérer et actualiser des bases d’informations, veiller à la qualité des informations et à leur mise à jour
• Vérifier la validité des informations traitées, assurer un contrôle des pièces et documents traités,
• Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
• Réaliser des opérations comptables simples (facturation, enregistrement dépenses et recettes…)
• Préparer des dossiers pour les instances, les administrations, les partenaires
• Rechercher et traiter des informations relatives à l’activité du service, de la collectivité, , etc.
Accueil physique et téléphonique, renseignements et orientation du public
• Accueillir le public, physiquement et téléphoniquement
• Recevoir, filtrer et orienter les usagers vers les personnes et services compétents
• Favoriser l’expression des demandes et reformuler si besoin
• Assurer une prise de messages précise et en assurer le suivi
• Adapter son intervention aux différents publics et aux différentes situations
• Conseiller les usagers et agents sur les procédures
• Réguler l’entrée et l’attente des usagers, surveiller les accès et faire respecter les règles liées à un lieu public
Gestion, diffusion et affichage d’informations
• Afficher des informations ou des documents au sein des services ou sur les panneaux dédiés
• Diffuser des informations auprès de listes de diffusion
• Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité ou du service
• Saisir des documents d’information ou de communication
Secrétariat, gestion du courrier et reprographie
• Gérer la réception et la distribution du courrier et des mails
• Gérer le départ des courriers (publipostage, mise sous pli, enregistrements, copies, envoi dans les délais…)
• Saisir des documents administratifs et des courriers
• Assurer la reprographie de documents
Appui dans l’organisation
• Gérer l’organisation matérielle de réunions et réceptions (convocations, réservations des salles et matériels, élaboration et suivi des listes de présences, rappels, boissons, contact fournisseurs...),
• Gérer des stocks de fournitures de bureau, des outils de reprographie (stocks fongibles, appel maintenance…)
• Gérer des plannings de réservation de salles ou matériels
• Prendre connaissance du planning des responsables et personnels, et des réunions organisées
• Renseigner des tableaux de suivi des activités
Gestion administrative et comptable Assurer l’organisation, la tenue et la mise à jour de dossiers administratifs (physiques et informatiques)
• Traiter et suivre des dossiers administratifs, instruire des dossiers spécifiques
• Gérer et actualiser des bases d’informations, veiller à la qualité des informations et à leur mise à jour
• Vérifier la validité des informations traitées, assurer un contrôle des pièces et documents traités,
• Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
• Réaliser des opérations comptables simples (facturation, enregistrement dépenses et recettes…)
• Préparer des dossiers pour les instances, les administrations, les partenaires
• Rechercher et traiter des informations relatives à l’activité du service, de la collectivité, , etc.
Profils recherchés
CONDITIONS D’ACCÈS
• Formation Bac pro Métiers de l'accueil et bac pro Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités (souhaité) ou plusieurs expériences réussies sur un poste similaire
• Connaissance de l'environnement territorial, le fonctionnement, les enjeux, évolutions et cadre réglementaire des politiques publiques
CONDITIONS D’EXERCICE
• Travail au siège administratif des 3 EPCI, à SEISSAN (32260)Disponibilité et adaptabilité requise
• Participation à quelques réunions en soirée
• (pas pour le SM3V, sauf réunions très occasionnelles…)Salaire : selon la grille de la fonction publique territoriale + RIFSEEP, participation de l'employeur à la prévoyance et à la mutuelle santé + CNAS et Amicale du personnel
AUTONOMIE ET RESPONSABILITÉS
• Poste placé sous la responsabilité hiérarchique :
o Pour les SM3V et SIAEP Auch sud (20h/hebdo), du Directeur du SM3V et du SIAEP;
o Pour la CC Val de Gers (15h/hebdo) du Directeur Général Adjoint des Services de la Communauté de Communes et du CIAS Val de Gers
• Contact direct et permanent avec le public
• Relations fréquentes avec l’ensemble des services et avec les autres agents administratifs
• Relations avec d’autres collectivités et organismes
• Relations avec les élus
• Formation Bac pro Métiers de l'accueil et bac pro Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités (souhaité) ou plusieurs expériences réussies sur un poste similaire
• Connaissance de l'environnement territorial, le fonctionnement, les enjeux, évolutions et cadre réglementaire des politiques publiques
CONDITIONS D’EXERCICE
• Travail au siège administratif des 3 EPCI, à SEISSAN (32260)Disponibilité et adaptabilité requise
• Participation à quelques réunions en soirée
• (pas pour le SM3V, sauf réunions très occasionnelles…)Salaire : selon la grille de la fonction publique territoriale + RIFSEEP, participation de l'employeur à la prévoyance et à la mutuelle santé + CNAS et Amicale du personnel
AUTONOMIE ET RESPONSABILITÉS
• Poste placé sous la responsabilité hiérarchique :
o Pour les SM3V et SIAEP Auch sud (20h/hebdo), du Directeur du SM3V et du SIAEP;
o Pour la CC Val de Gers (15h/hebdo) du Directeur Général Adjoint des Services de la Communauté de Communes et du CIAS Val de Gers
• Contact direct et permanent avec le public
• Relations fréquentes avec l’ensemble des services et avec les autres agents administratifs
• Relations avec d’autres collectivités et organismes
• Relations avec les élus
Contact et modalités de candidature
Contact
0562059964
Informations complémentaires
CANDIDATURES (CV et lettre de motivation)
Par courrier ou par mail :
Monsieur le Président
Communauté de Communes Val de Gers
1 place Carnot
32 260 SEISSAN
recrutement@cc-valdegers.fr
Par courrier ou par mail :
Monsieur le Président
Communauté de Communes Val de Gers
1 place Carnot
32 260 SEISSAN
recrutement@cc-valdegers.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.