Agent administratif polyvalent relation à l'usager (H/F)
Offre n° O031240711001688
Publiée le 18/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Pl. Jean-Louis Bazerque, Aucamville (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
06/01/2025
Date limite de candidature
06/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Débutant
Rémunération indicative
2008.74 €/mois
Descriptif de l'emploi
Située aux portes de Toulouse, la commune d’Aucamville connait un développement régulier de sa population et atteindra prochainement les 10 000 habitants. Elle jouit d’une centralité historique avec de nombreux commerces de proximité et un tissu économique important. Son dynamisme associatif, sa programmation culturelle, ses nombreux services publics en font une ville attractive.
La Commune d’Aucamville a engagé depuis plusieurs années une démarche d'amélioration de la qualité du service public délivré. L'ambition de la Ville est de se donner les moyens, de relever les défis de modernisation dans de multiples domaines, et de prendre en compte les besoins actuels et futurs des habitants.
Assurer un meilleur accueil de la population, fluidifier les échanges entre ses services municipaux et ses usagers, développer la dématérialisation sont des axes forts d'évolution de la collectivité.
La Commune d’Aucamville a engagé depuis plusieurs années une démarche d'amélioration de la qualité du service public délivré. L'ambition de la Ville est de se donner les moyens, de relever les défis de modernisation dans de multiples domaines, et de prendre en compte les besoins actuels et futurs des habitants.
Assurer un meilleur accueil de la population, fluidifier les échanges entre ses services municipaux et ses usagers, développer la dématérialisation sont des axes forts d'évolution de la collectivité.
Missions / conditions d'exercice
Sous l’autorité de la responsable du service relations à l’Usager, vous assurez des missions d’accueil général de l’hôtel de ville, la délivrance et l’instruction de documents administratifs et la préparation de l’état civil. A ce titre vous êtes le garant de la qualité de l’accueil de la mairie et responsable du lieu d’exercice des fonctions.
MISSIONS PRINCIPALES
ACCUEIL GENERAL DE L'HOTEL DE VILLE :
Vous accueillez les usagers par téléphone (70 appels/j) et en présentiel (80 usagers/j environ) : réception, identification, filtrage et analyse, renseignement et/ou orientation des usagers vers les services ou organismes compétents, recherche et diffusion des informations auprès du public ou d'une catégorie d'usagers. Vous gérez également la remise des clés aux utilisateurs des salles municipales (agents municipaux ou associations).
GESTION DU CIMETIERE COMMUNAL :
- Gérer le suivi des concessions via le logiciel métier
- Achat et renouvellement de concession
- Gestion des courriers pour le suivi des concessions
- Gère les appels téléphoniques en apportant une réponse adaptée et conforme aux demandes
- Intégrer les données de gestion du cimetière dans le logiciel (archives, appel des propriétaires, visite terrain, acte…)
- Se documenter sur la législation funéraire
- Veille à l’application du règlement intérieur de la commune
- Accueillir, renseigner et accompagner les familles
- Recevoir les pompes funèbres
- Faire le lien avec les services techniques et la police municipale
- Mettre à jour les dossiers papiers
- Assister la responsable dans la gestion des procédures de reprise et abandon
SECRETARIAT ET TRAITEMENT DU COURRIER DE LA COLLECTIVITE :
Vous enregistrement le courrier arrivé, préparez le courrier départ.
Vous êtes amené à rédiger des courriers, des convocations, des notes.
REGIE :
Vous êtes mandataire de la régie « relation à l’usager », vous enregistrez les chèques reçus directement à l’accueil.
ASSOCIATION DU PERSONNEL :
Vous assurez le secrétariat administratif de l’association du personnel de la ville d’Aucamville à hauteur d’un jour par semaine. A ce titre, vous êtes amené(e) à travailler avec la secrétaire et le trésorier de l’association.
MISSIONS ANNEXES
ETAT CIVIL ET CITOYENNETE :
Vous délivrez des copies d’acte d’état civil, des livrets de famille. Vous réalisez les recensements citoyens.
Vous préparez les actes de reconnaissance, naissance et décès à partir d'un logiciel métier en cas d’absence de l’officier d’état civil.
ELECTIONS :
Vous tenez et mettez à jour les listes électorales via le Répertoire Electoral Unique (inscriptions, radiations d’office, traitement des procurations)
Lors des périodes électorales, vous participez à l’organisation des élections (de la préparation du scrutin à la promulgation des résultats) et êtes présent(e) aux journées de scrutins ce qui demande une grande disponibilité.
Contraintes du poste :
- Horaires : 8h30-12h30 et 13h45-17h30 du lundi au vendredi + les jours d’élections
- Rythme soutenu, très grande polyvalence.
RENSEIGNEMENTS LIÉS AU POSTE
- Cadre(s) d’emplois envisagé(s) : Adjoint administratif
- Durée hebdomadaire : 35h + 3h15 (25 CA + 19 RTT)
- Durée du contrat : CDD de 6 mois renouvelable
- Rémunération : 1801.74 € brut + 207 € de prime mensuelle
- Avantages : tickets restaurants, participation mutuelle et prévoyance, association du personnel
MISSIONS PRINCIPALES
ACCUEIL GENERAL DE L'HOTEL DE VILLE :
Vous accueillez les usagers par téléphone (70 appels/j) et en présentiel (80 usagers/j environ) : réception, identification, filtrage et analyse, renseignement et/ou orientation des usagers vers les services ou organismes compétents, recherche et diffusion des informations auprès du public ou d'une catégorie d'usagers. Vous gérez également la remise des clés aux utilisateurs des salles municipales (agents municipaux ou associations).
GESTION DU CIMETIERE COMMUNAL :
- Gérer le suivi des concessions via le logiciel métier
- Achat et renouvellement de concession
- Gestion des courriers pour le suivi des concessions
- Gère les appels téléphoniques en apportant une réponse adaptée et conforme aux demandes
- Intégrer les données de gestion du cimetière dans le logiciel (archives, appel des propriétaires, visite terrain, acte…)
- Se documenter sur la législation funéraire
- Veille à l’application du règlement intérieur de la commune
- Accueillir, renseigner et accompagner les familles
- Recevoir les pompes funèbres
- Faire le lien avec les services techniques et la police municipale
- Mettre à jour les dossiers papiers
- Assister la responsable dans la gestion des procédures de reprise et abandon
SECRETARIAT ET TRAITEMENT DU COURRIER DE LA COLLECTIVITE :
Vous enregistrement le courrier arrivé, préparez le courrier départ.
Vous êtes amené à rédiger des courriers, des convocations, des notes.
REGIE :
Vous êtes mandataire de la régie « relation à l’usager », vous enregistrez les chèques reçus directement à l’accueil.
ASSOCIATION DU PERSONNEL :
Vous assurez le secrétariat administratif de l’association du personnel de la ville d’Aucamville à hauteur d’un jour par semaine. A ce titre, vous êtes amené(e) à travailler avec la secrétaire et le trésorier de l’association.
MISSIONS ANNEXES
ETAT CIVIL ET CITOYENNETE :
Vous délivrez des copies d’acte d’état civil, des livrets de famille. Vous réalisez les recensements citoyens.
Vous préparez les actes de reconnaissance, naissance et décès à partir d'un logiciel métier en cas d’absence de l’officier d’état civil.
ELECTIONS :
Vous tenez et mettez à jour les listes électorales via le Répertoire Electoral Unique (inscriptions, radiations d’office, traitement des procurations)
Lors des périodes électorales, vous participez à l’organisation des élections (de la préparation du scrutin à la promulgation des résultats) et êtes présent(e) aux journées de scrutins ce qui demande une grande disponibilité.
Contraintes du poste :
- Horaires : 8h30-12h30 et 13h45-17h30 du lundi au vendredi + les jours d’élections
- Rythme soutenu, très grande polyvalence.
RENSEIGNEMENTS LIÉS AU POSTE
- Cadre(s) d’emplois envisagé(s) : Adjoint administratif
- Durée hebdomadaire : 35h + 3h15 (25 CA + 19 RTT)
- Durée du contrat : CDD de 6 mois renouvelable
- Rémunération : 1801.74 € brut + 207 € de prime mensuelle
- Avantages : tickets restaurants, participation mutuelle et prévoyance, association du personnel
Profils recherchés
PROFIL SOUHAITÉ
Diplômé(e) idéalement d’un BAC +2 en gestion administrative / secrétariat, vous connaissez l’environnement des collectivités territoriales.
La connaissance en état civil et la maitrise des outils informatiques (Word, Outlook) ainsi que la connaissance du logiciel d’Etat-civil (Berger Levrault) et du logiciel de gestion du cimetière (GESCIME) seraient un plus.
Doté(e) d’une grande rigueur et d’une discrétion professionnelle, vos qualités rédactionnelles et votre très bon niveau d’orthographe sont reconnus.
Véritable aide à la responsable, vous êtes autonome, responsable et avez une capacité d’adaptation et prise d’initiative, vous êtes vigilante à l’éthique du service public, respectez les procédures.
Votre aisance et sens du public vous permettent d’assurer un accueil de qualité auprès des usagers.
Une expérience sur un poste similaire est souhaitée.
Diplômé(e) idéalement d’un BAC +2 en gestion administrative / secrétariat, vous connaissez l’environnement des collectivités territoriales.
La connaissance en état civil et la maitrise des outils informatiques (Word, Outlook) ainsi que la connaissance du logiciel d’Etat-civil (Berger Levrault) et du logiciel de gestion du cimetière (GESCIME) seraient un plus.
Doté(e) d’une grande rigueur et d’une discrétion professionnelle, vos qualités rédactionnelles et votre très bon niveau d’orthographe sont reconnus.
Véritable aide à la responsable, vous êtes autonome, responsable et avez une capacité d’adaptation et prise d’initiative, vous êtes vigilante à l’éthique du service public, respectez les procédures.
Votre aisance et sens du public vous permettent d’assurer un accueil de qualité auprès des usagers.
Une expérience sur un poste similaire est souhaitée.
Contact et modalités de candidature
Contact
0562759494
Informations complémentaires
CANDIDATURES
Adresser une lettre de motivation ainsi qu’un CV actualisé à :
Monsieur le Maire d’AUCAMVILLE
Service Ressources Humaines
CS 80213
31142 SAINT ALBAN CEDEX
Ou par mail : recrutement@ville-aucamville.fr
Poste à pouvoir à compter de janvier 2025
Date limite des candidatures le 06 décembre 2024
Adresser une lettre de motivation ainsi qu’un CV actualisé à :
Monsieur le Maire d’AUCAMVILLE
Service Ressources Humaines
CS 80213
31142 SAINT ALBAN CEDEX
Ou par mail : recrutement@ville-aucamville.fr
Poste à pouvoir à compter de janvier 2025
Date limite des candidatures le 06 décembre 2024
Adresse de l'employeur
MAIRIE D'AUCAMVILLE
>Pl. Jean-Louis Bazerque
31140 Aucamville
>Pl. Jean-Louis Bazerque
31140 Aucamville
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.