Agent administratif chargé de l'accueil mairie et de l'agence postale
Offre n° O024241107001330
Publiée le 07/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
24 place de l'église, Trémolat (Dordogne)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
09/12/2024
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps non complet,
17h30 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Selon les grilles de la FPT
Descriptif de l'emploi
- Gestion de l’agence postale communale
- Accueillir et renseigner la population (gérer les demandes des administrés)
- Effectuer l’enregistrement du courrier et mails (arrivée)
- Délivrance d’actes d’affaires générales
- Réaliser des travaux bureautiques,
- Préparer et rédiger sur consigne des documents administratifs et techniques,
- Mettre en forme et présenter des dossiers, Assurer le suivi de dossiers spécifiques
- Saisir et présenter tout type de données
- Rechercher, restituer et classer les informations
- Accueillir et renseigner la population (gérer les demandes des administrés)
- Effectuer l’enregistrement du courrier et mails (arrivée)
- Délivrance d’actes d’affaires générales
- Réaliser des travaux bureautiques,
- Préparer et rédiger sur consigne des documents administratifs et techniques,
- Mettre en forme et présenter des dossiers, Assurer le suivi de dossiers spécifiques
- Saisir et présenter tout type de données
- Rechercher, restituer et classer les informations
Missions / conditions d'exercice
- Gérer l’Agence postale communale en lien avec les services de La Poste.
- Répondre aux demandes des clients
- Assurer un service public de qualité aux usagers
- Conseiller les clients sur les possibilités d’affranchissement, les choix d’emballages...
- Délivrer des fonds– vente de produits
- Gérer les fonds et stocks de produits timbres, fournitures
Accueillir, renseigner et orienter le public
Aider à la gestion des affaires civiles et générales :
- Assurer la tenue du cahier de liaison/doléances
- Tenir les registres de courrier
- Rédiger la correspondance courante,
- Assurer le traitement des courriers départ,
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.
- Délivrer des dossiers et aider à leur compréhension et rédaction (demandes d’aides, baux, dossiers d’urbanisme …) et contrôler les pièces, transmettre les dossiers d’urbanisme au service instructeur et aux administrés (déclarations préalables, permis de construire, certificats d’urbanisme et déclaration d’intention d’aliéner…) et permissions de voirie
- Réceptionner et renseigner les demandes administratives diverses : attestation d’accueil pour étrangers, inscriptions sur la liste électorale, inscriptions des nouveaux élèves...
- Rédiger des attestations diverses (certificat de domicile,)
- Préparer des copies d’actes d’Etat civil en s’assurant de la légitimité du demandeur, recevoir les documents relatifs à la préparation des actes, assister à la tenue et à la mise à jour des registres d’Etat civil, Contrôler l’authenticité des documents fournis.
- Participer à l’organisation matérielle du recensement militaire et des divers scrutins électoraux politiques et professionnels
- Gérer le cimetière : mise à jour permanente des fichiers, contrôler et délivrer les diverses autorisations aux services des pompes funèbres
- Assurer la relation avec les différents services concernés : autres administrations et organismes
- Subvenir aux demandes des associations : calendrier des manifestations, affiches, réservations, débits de boisson temporaires
Aider à la gestion des moyens matériels :
- Gérer les réservations des salles de la commune, le chauffage de celles-ci
- Gérer les stocks des matériels, produits d’entretien et bureautique.
- S’assurer du pavoisement du monument aux morts lors des cérémonies
- S’assurer des commandes de fleurs et denrées en lien avec la commission cérémonies
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.
- Répondre aux demandes des clients
- Assurer un service public de qualité aux usagers
- Conseiller les clients sur les possibilités d’affranchissement, les choix d’emballages...
- Délivrer des fonds– vente de produits
- Gérer les fonds et stocks de produits timbres, fournitures
Accueillir, renseigner et orienter le public
Aider à la gestion des affaires civiles et générales :
- Assurer la tenue du cahier de liaison/doléances
- Tenir les registres de courrier
- Rédiger la correspondance courante,
- Assurer le traitement des courriers départ,
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.
- Délivrer des dossiers et aider à leur compréhension et rédaction (demandes d’aides, baux, dossiers d’urbanisme …) et contrôler les pièces, transmettre les dossiers d’urbanisme au service instructeur et aux administrés (déclarations préalables, permis de construire, certificats d’urbanisme et déclaration d’intention d’aliéner…) et permissions de voirie
- Réceptionner et renseigner les demandes administratives diverses : attestation d’accueil pour étrangers, inscriptions sur la liste électorale, inscriptions des nouveaux élèves...
- Rédiger des attestations diverses (certificat de domicile,)
- Préparer des copies d’actes d’Etat civil en s’assurant de la légitimité du demandeur, recevoir les documents relatifs à la préparation des actes, assister à la tenue et à la mise à jour des registres d’Etat civil, Contrôler l’authenticité des documents fournis.
- Participer à l’organisation matérielle du recensement militaire et des divers scrutins électoraux politiques et professionnels
- Gérer le cimetière : mise à jour permanente des fichiers, contrôler et délivrer les diverses autorisations aux services des pompes funèbres
- Assurer la relation avec les différents services concernés : autres administrations et organismes
- Subvenir aux demandes des associations : calendrier des manifestations, affiches, réservations, débits de boisson temporaires
Aider à la gestion des moyens matériels :
- Gérer les réservations des salles de la commune, le chauffage de celles-ci
- Gérer les stocks des matériels, produits d’entretien et bureautique.
- S’assurer du pavoisement du monument aux morts lors des cérémonies
- S’assurer des commandes de fleurs et denrées en lien avec la commission cérémonies
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.
Profils recherchés
Les « savoirs » :
Maîtriser des connaissances de base variées : techniques de secrétariat, outils bureautiques, utilisation d’Internet et d’Intranet, classement et archivage, règles de l’expression écrite…
Maîtriser les techniques de communication téléphonique,
Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Maîtriser les bases d’une communication orale efficace,
Être capable de se conformer à des opérations méthodiques et à des consignes
Connaître l’organisation des collectivités territoriales et ses circuits d’information
Savoir renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
Connaître et savoir utiliser les techniques et outils de communication et informatiques
Savoir renseigner le public, connaître les informations utiles au public
Savoir adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
Savoir rédiger un courrier (règles de base en orthographe et grammaire, règles de mise en page…)
Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire de l’urbanisme (permis de construire, voirie…)
Connaître le cadre réglementaire et juridique des actes d’état civil
Connaître le cadre réglementaire des élections
Connaître et savoir gérer les équipements municipaux (salle des fêtes, …)
Les « savoir-être » :
Qualités relationnelles et d’écoute (pédagogie, écoute, esprit d’équipe)
Être ouvert dans son contact avec le public,
Souriant/e
Aptitude indispensable de travail en équipe
Rigueur, organisation, méthode
Être capable de s’adapter à divers tâches et environnements de travail
Être capable de faire face à tout type de public, en s’adaptant à son interlocuteur
Savoir gérer les priorités
Autonomie
Respect de la confidentialité
Maîtriser des connaissances de base variées : techniques de secrétariat, outils bureautiques, utilisation d’Internet et d’Intranet, classement et archivage, règles de l’expression écrite…
Maîtriser les techniques de communication téléphonique,
Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Maîtriser les bases d’une communication orale efficace,
Être capable de se conformer à des opérations méthodiques et à des consignes
Connaître l’organisation des collectivités territoriales et ses circuits d’information
Savoir renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
Connaître et savoir utiliser les techniques et outils de communication et informatiques
Savoir renseigner le public, connaître les informations utiles au public
Savoir adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
Savoir rédiger un courrier (règles de base en orthographe et grammaire, règles de mise en page…)
Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire de l’urbanisme (permis de construire, voirie…)
Connaître le cadre réglementaire et juridique des actes d’état civil
Connaître le cadre réglementaire des élections
Connaître et savoir gérer les équipements municipaux (salle des fêtes, …)
Les « savoir-être » :
Qualités relationnelles et d’écoute (pédagogie, écoute, esprit d’équipe)
Être ouvert dans son contact avec le public,
Souriant/e
Aptitude indispensable de travail en équipe
Rigueur, organisation, méthode
Être capable de s’adapter à divers tâches et environnements de travail
Être capable de faire face à tout type de public, en s’adaptant à son interlocuteur
Savoir gérer les priorités
Autonomie
Respect de la confidentialité
Contact et modalités de candidature
Contact
0553228017
Informations complémentaires
Candidature par lettre de motivation + curriculum-vitae
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.