RESPONSABLE DU SERVICE ACCUEIL, ETAT-CIVIL, ELECTIONS ET SECRETARIAT GENERAL
Offre n° O017250418000453
Publiée le 18/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place Simone Veil, Dolus-d'Oléron (Charente-Maritime)
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
18/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Oui
Rémunération indicative
IFSE + CIA
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du directeur général des services, le responsable des services de l’accueil, état civil, élections et secrétariat général est chargé d’assister le directeur général des services dans l’organisation et le suivi du conseil municipal. L’agent participe à la définition et à la mise en œuvre des orientations stratégiques en matière de population et d'offre de services. Elle optimise et développe les activités population de la collectivité. Enfin, elle encadre 3 agents appartenant au service Accueil, État-Civil, Élections et vie quotidienne.
SERVICE : ACCUEIL, ÉTAT-CIVIL, ÉLECTIONS ET SECRÉTARIAT GÉNÉRAL
SERVICE : ACCUEIL, ÉTAT-CIVIL, ÉLECTIONS ET SECRÉTARIAT GÉNÉRAL
Missions / conditions d'exercice
• Pilotage des activités en lien avec la population (courriers, liste électorale, recensement de la population et actes d’état civil)
o Organiser l’accueil, la diffusion de l’information et le traitement des demandes des usagers
o Gérer l’activité de l’État civil : rédaction des actes de reconnaissance, mariage, décès, tenue des registres (mentions marginales, tables annuelles et décennales)
o Piloter l'organisation des cérémonies de mariages, des PACS
o Superviser les élections : mise à jour du fichier électoral et organisation des élections et mise en place des scrutins électoraux
o Organiser les opérations de recensement
o Définir l'organisation des bureaux de vote
o Contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées au scrutin (dépouillement)
o Organiser la transmission des documents à l'INSEE et l'élimination des documents restants
o Prendre des notes, mettre en forme et procéder à l'envoi du courrier du secrétariat général, du DGS
o Tenir à jour le carnet d’adresse des administrations et différents contacts selon les dossiers à traiter
o Recevoir, filtrer et orienter le courrier
o Assurer l’enregistrement et le suivi des doléances adressées par le public
• Organisation et gestion administrative de l’assemblée délibérante et autres instances
o Assurer l’organisation des conseils municipaux (Centraliser les projets de délibération, préparer les dossiers à présenter au conseil, assister au conseil)
o Mettre en forme les délibérations et les présenter à la signature du maire
o Assurer le suivi des décisions auprès des services et transmettre au contrôle de légalité
o Rédaction du Procès-Verbal
o Suivre l’affichage des délibérations et du Procès-verbal en mairie.
o Assurer la tenue des registres communaux et du recueil des actes administratifs
o Assurer l’étude et la veille juridique
o Assurer la rédaction des comptes rendus
o Rédiger les arrêtés du maire
o Préparer et rédiger les actes administratifs
• Assure le management du service
o Déterminer les priorités, gérer les dossiers sensibles ou difficiles du service
o Assurer la gestion des plannings des agents pour la polyvalence
o Assurer le suivi des formations liées à l'activité du service
o Assurer la veille et le suivi juridique dans les domaines de compétence du service
o Établir le budget du service
o Informer les agents et les usagers sur les évolutions réglementaires
o Établir les bilans d’activité
o Assurer les entretiens annuels d’évaluation
o Préparer et rédiger les actes administratifs
• Activités diverses
o Gestion administrative du cimetière en binôme avec l’agent en charge du cimetière
o Veille juridique et réglementaire publique
o Tenue et archivage des registres de délibération et d’arrêtés municipaux
o Débit de boisson
o Mise à jour du Plan Communal de sauvegarde en lien avec le responsable des services techniques en charge du pilotage.
Spécificités du poste :
• Présence lors des scrutins
• Travail occasionnel le samedi après-midi pour la célébration des mariages
o Organiser l’accueil, la diffusion de l’information et le traitement des demandes des usagers
o Gérer l’activité de l’État civil : rédaction des actes de reconnaissance, mariage, décès, tenue des registres (mentions marginales, tables annuelles et décennales)
o Piloter l'organisation des cérémonies de mariages, des PACS
o Superviser les élections : mise à jour du fichier électoral et organisation des élections et mise en place des scrutins électoraux
o Organiser les opérations de recensement
o Définir l'organisation des bureaux de vote
o Contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées au scrutin (dépouillement)
o Organiser la transmission des documents à l'INSEE et l'élimination des documents restants
o Prendre des notes, mettre en forme et procéder à l'envoi du courrier du secrétariat général, du DGS
o Tenir à jour le carnet d’adresse des administrations et différents contacts selon les dossiers à traiter
o Recevoir, filtrer et orienter le courrier
o Assurer l’enregistrement et le suivi des doléances adressées par le public
• Organisation et gestion administrative de l’assemblée délibérante et autres instances
o Assurer l’organisation des conseils municipaux (Centraliser les projets de délibération, préparer les dossiers à présenter au conseil, assister au conseil)
o Mettre en forme les délibérations et les présenter à la signature du maire
o Assurer le suivi des décisions auprès des services et transmettre au contrôle de légalité
o Rédaction du Procès-Verbal
o Suivre l’affichage des délibérations et du Procès-verbal en mairie.
o Assurer la tenue des registres communaux et du recueil des actes administratifs
o Assurer l’étude et la veille juridique
o Assurer la rédaction des comptes rendus
o Rédiger les arrêtés du maire
o Préparer et rédiger les actes administratifs
• Assure le management du service
o Déterminer les priorités, gérer les dossiers sensibles ou difficiles du service
o Assurer la gestion des plannings des agents pour la polyvalence
o Assurer le suivi des formations liées à l'activité du service
o Assurer la veille et le suivi juridique dans les domaines de compétence du service
o Établir le budget du service
o Informer les agents et les usagers sur les évolutions réglementaires
o Établir les bilans d’activité
o Assurer les entretiens annuels d’évaluation
o Préparer et rédiger les actes administratifs
• Activités diverses
o Gestion administrative du cimetière en binôme avec l’agent en charge du cimetière
o Veille juridique et réglementaire publique
o Tenue et archivage des registres de délibération et d’arrêtés municipaux
o Débit de boisson
o Mise à jour du Plan Communal de sauvegarde en lien avec le responsable des services techniques en charge du pilotage.
Spécificités du poste :
• Présence lors des scrutins
• Travail occasionnel le samedi après-midi pour la célébration des mariages
Profils recherchés
• Connaissances générales et théoriques (savoir) :
o CGCT, code électoral, code civil
o Procédures administratives
o Acteurs institutionnels du recensement (INSEE, service national)
o Enjeux et modalités du recensement
o Gestion du logiciel dédié
o Connaissance de la législation
• Compétences pratiques (savoir-faire) :
o Bonne maîtrise de la bureautique
o Élaborer des plannings et des bilans d’activité
o Disposer de bonnes qualités rédactionnelles et un bon niveau en orthographe
o Savoir organiser et mettre en forme des documents administratifs, des courriers et des actes administratifs
• Qualités professionnelles (savoir-être) :
o Autonomie
o Aptitudes relationnelles : écoute, dialogue et capacité à travailler en équipe
o Courtois, possédant du tact dans ses relations avec ses interlocuteurs, ainsi que de la bienveillance et de la retenue envers les usagers
o Sens de l’organisation, rigueur, respect des consignes
o Capacité à gérer des conflits
o Capacité à conduire des projets
o Esprit d’initiative
o Disponibilité
o Discrétion professionnelle
o Sens du service public
o CGCT, code électoral, code civil
o Procédures administratives
o Acteurs institutionnels du recensement (INSEE, service national)
o Enjeux et modalités du recensement
o Gestion du logiciel dédié
o Connaissance de la législation
• Compétences pratiques (savoir-faire) :
o Bonne maîtrise de la bureautique
o Élaborer des plannings et des bilans d’activité
o Disposer de bonnes qualités rédactionnelles et un bon niveau en orthographe
o Savoir organiser et mettre en forme des documents administratifs, des courriers et des actes administratifs
• Qualités professionnelles (savoir-être) :
o Autonomie
o Aptitudes relationnelles : écoute, dialogue et capacité à travailler en équipe
o Courtois, possédant du tact dans ses relations avec ses interlocuteurs, ainsi que de la bienveillance et de la retenue envers les usagers
o Sens de l’organisation, rigueur, respect des consignes
o Capacité à gérer des conflits
o Capacité à conduire des projets
o Esprit d’initiative
o Disponibilité
o Discrétion professionnelle
o Sens du service public
Contact et modalités de candidature
Contact
0546753236
Informations complémentaires
CV + lettre de motivation à l'attention de Monsieur le Maire
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.