Assistant de gestion administrative
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Offre n° O017241104001012
Publiée le 04/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place jacques lacombe, Arvert (Charente-Maritime)
Poste à pourvoir le
06/01/2025
Date limite de candidature
22/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
TBI + régime indemnitaire + participation employeur prévoyance et santé
Descriptif de l'emploi
La commune d'ARVERT, 3800 habitants, compte 28 agents. Sous l'autorité de
la DGS, le/la assistant(e) de gestion administrative devra assumer les missions d'activités administratives et de secrétariat.
la DGS, le/la assistant(e) de gestion administrative devra assumer les missions d'activités administratives et de secrétariat.
Missions / conditions d'exercice
1. Assistante administrative des services techniques communaux
– assister le responsable des services dans l'élaboration des documents de travail dans le cadre des consultations d'entreprises
– alimenter les informations sur le logiciel de gestion HOP pour établissement de plannings d'intervention en collaboration avec le responsable des services techniques et de bilans d'intervention et de rapports annuels
– suivre les différentes demandes en cours (demandes de devis) pour relancer les entreprises
– rédaction des projets d'arrêtés de circulation temporaire – communication des arrêtés signés aux différentes instances
– réponses aux déclarations d'intention de commencement de travaux
2. Assistante administrative du service urbanisme
– assurer l'envoi des documents aux notaires en collaboration avec la responsable du service et la police municipale : alignements, certificats de numérotage, courriers types...
– suivi de la base d'adresse nationale : compléter cette dernière suite à la délivrance des certificats de numérotage
– utilisation du logiciel professionnel pour le chargement des dossiers dématérialisés des autorisations des droits du sol
– réception et saisie informatique des dossiers arrivant en format papier
– traitement des demandes de certificats d’urbanisme (CU) : Réception, enregistrement et traitement des demandes - Transmission des certificats aux notaires
– classement archivage
3. intervention service administratif
– accueil physique de la mairie en l'absence de l'agent en poste
identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
gérer un planning de réservation (salles…)
orienter vers les services et personnes compétents
renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
aider à rédiger des documents administratifs
– accueil téléphonique
– enregistrement du courrier
– suivi des sinistres assurance en collaboration avec la DGS
– suivi du dossier RGPD en collaboration avec la responsable des services à la population
– assister le responsable des services dans l'élaboration des documents de travail dans le cadre des consultations d'entreprises
– alimenter les informations sur le logiciel de gestion HOP pour établissement de plannings d'intervention en collaboration avec le responsable des services techniques et de bilans d'intervention et de rapports annuels
– suivre les différentes demandes en cours (demandes de devis) pour relancer les entreprises
– rédaction des projets d'arrêtés de circulation temporaire – communication des arrêtés signés aux différentes instances
– réponses aux déclarations d'intention de commencement de travaux
2. Assistante administrative du service urbanisme
– assurer l'envoi des documents aux notaires en collaboration avec la responsable du service et la police municipale : alignements, certificats de numérotage, courriers types...
– suivi de la base d'adresse nationale : compléter cette dernière suite à la délivrance des certificats de numérotage
– utilisation du logiciel professionnel pour le chargement des dossiers dématérialisés des autorisations des droits du sol
– réception et saisie informatique des dossiers arrivant en format papier
– traitement des demandes de certificats d’urbanisme (CU) : Réception, enregistrement et traitement des demandes - Transmission des certificats aux notaires
– classement archivage
3. intervention service administratif
– accueil physique de la mairie en l'absence de l'agent en poste
identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
gérer un planning de réservation (salles…)
orienter vers les services et personnes compétents
renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
aider à rédiger des documents administratifs
– accueil téléphonique
– enregistrement du courrier
– suivi des sinistres assurance en collaboration avec la DGS
– suivi du dossier RGPD en collaboration avec la responsable des services à la population
Profils recherchés
Formation bac+2 en secrétariat ou expérience équivalente : maîtrise des techniques de secrétariat (suite bureautique...)
Savoirs sociaux professionnels
– rigueur et méthode dans le travail
– connaissance de l'environnement des collectivités territoriales
– sens du travail en équipe
Savoir être
Avoir l’esprit d’équipe
Avoir un bon relationnel
Savoirs sociaux professionnels
– rigueur et méthode dans le travail
– connaissance de l'environnement des collectivités territoriales
– sens du travail en équipe
Savoir être
Avoir l’esprit d’équipe
Avoir un bon relationnel
Contact et modalités de candidature
Contact
0546364036
Informations complémentaires
Merci d'envoyer CV, dernier arrêté de situation administrative et lettre de motivation à l'attention de Madame le Maire à la Mairie, 1 Place Jacques Lacombe 17530 ARVERT
Adresse de l'employeur
MAIRIE ARVERT
>Place jacques lacombe
17530 Arvert
>Place jacques lacombe
17530 Arvert
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.