Missions du poste
Accueil - standard
 Accueil physique et téléphonique du public (Gestion du standard)
 Premier niveau d’information et orientation vers les différents services
Gestion des réservations des outils et équipements du Village d’entreprises :
 Salles de réunion
 Matériel informatique, de vidéo projection et système visio conférence
 Voitures
Secrétariat
 Gestion du courrier entrant (enregistrement et traitement, scan des documents (y compris des factures)
 Gestion du courrier sortant (enregistrement, expédition, archivage – dématérialisation)
 Appui auprès des services (secrétariat divers, secrétariat des commissions thématiques, de réunions, COPIL, intendance des réunions…)
 Gestion des archives
 Gestion du répertoire téléphonique des services et appui à la mise à jour des listes des élus
 Appui à la tenue des registres des délibérations et arrêtés / recueil des actes administratifs
 Gestion des factures sur le logiciel Chorus
Moyens généraux
 Gestion des interventions diverses liées à des dysfonctionnements (contact SEBA 15, service informatique, opérateurs d’électricité…)
 Gestion des photocopieurs
 Gestion des interventions des prestataires (demandes d’interventions techniques pour le dépannage)
 Tenue des répertoires des adresses mails des photocopieurs
 Déclarations des relevés de compteurs
 Gestion des commandes et des enlèvements des consommables
 Gestion des fournitures
 Tenue des présentoirs de l’accueil
Logistique
 Gestion des installations des salles de réunion et du matériel pour les élus et la Direction Générale
 Gestion de l’intendance de la salle de restauration du personnel et des repas du bureau exécutif