UN(E) RESPONSABLE ADMINISTRATIF ASSEMBLÉES ET VIE INSTITUTIONNELLE(H/F)
Offre n° O013250301394562
Publiée le 11/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de l'H?tel de Ville, Aix-en-Provence (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
09/05/2025
Date limite de candidature
10/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
· Participation à l'organisation et à la gestion des séances du Conseil Municipal :
Vous planifiez les réunions du Conseil Municipal et vous veillez à leur préparation technique en lien avec les autres services.
Vous recueillez et contrôlez les projets de délibérations.
Vous assistez aux séances du Conseil Municipal et participez à son bon déroulement.
Vous rendez les délibérations exécutoires (envoi au contrôle de légalité, signature, affichage, publication).
· Préparation des dossiers d'instruction des rapports du Conseil Municipal :
Vous établissez et diffusez des documents préparatoires.
Vous participez à la sécurisation juridique des actes.
Vous vérifiez les rapports (pré-contrôle) saisis dans l'application AIRS DELIB.
Vous réalisez un suivi de la prévention des conflits d'intérêt et de la désignation des élus au sein des commissions et des organismes extérieurs.
· Contrôle des actes administratifs :
Vous rédigez des actes (décisions, arrêtés, délibérations) et garantissez la vérification de la conformité des actes produits par les directions.
Vous conseillez les directions dans la production de leurs actes.
Vous réalisez des fiches méthodologiques.
· Mission informatique :
Vous mettez en place et améliorez des processus dématérialisés.
Vous êtes le référent (e) informatique du logiciel de traitement des actes (AirDélib) et des relations avec les prestataires.
Vous garantissez le dépannage et la formation des utilisateurs du logiciel.
Vous saisissez dans le logiciel des informations relatives aux séances du Conseil (feuille de présence, feuille de votes)
Vous administrez des droits et actualisez les données relatives aux utilisateurs.
· Participation à l'organisation et au suivi de la CCSPL (Commission Consultative des Services Publics Locaux) :
Vous effectuez en lien avec le Directeur, l'établissement et la diffusion des documents préparatoires.
Vous participez à l'organisation logistique.
Vous planifiez les réunions du Conseil Municipal et vous veillez à leur préparation technique en lien avec les autres services.
Vous recueillez et contrôlez les projets de délibérations.
Vous assistez aux séances du Conseil Municipal et participez à son bon déroulement.
Vous rendez les délibérations exécutoires (envoi au contrôle de légalité, signature, affichage, publication).
· Préparation des dossiers d'instruction des rapports du Conseil Municipal :
Vous établissez et diffusez des documents préparatoires.
Vous participez à la sécurisation juridique des actes.
Vous vérifiez les rapports (pré-contrôle) saisis dans l'application AIRS DELIB.
Vous réalisez un suivi de la prévention des conflits d'intérêt et de la désignation des élus au sein des commissions et des organismes extérieurs.
· Contrôle des actes administratifs :
Vous rédigez des actes (décisions, arrêtés, délibérations) et garantissez la vérification de la conformité des actes produits par les directions.
Vous conseillez les directions dans la production de leurs actes.
Vous réalisez des fiches méthodologiques.
· Mission informatique :
Vous mettez en place et améliorez des processus dématérialisés.
Vous êtes le référent (e) informatique du logiciel de traitement des actes (AirDélib) et des relations avec les prestataires.
Vous garantissez le dépannage et la formation des utilisateurs du logiciel.
Vous saisissez dans le logiciel des informations relatives aux séances du Conseil (feuille de présence, feuille de votes)
Vous administrez des droits et actualisez les données relatives aux utilisateurs.
· Participation à l'organisation et au suivi de la CCSPL (Commission Consultative des Services Publics Locaux) :
Vous effectuez en lien avec le Directeur, l'établissement et la diffusion des documents préparatoires.
Vous participez à l'organisation logistique.
Missions / conditions d'exercice
Sous la responsabilité du directeur des assemblées et de la vie institutionnelle de la Ville d'Aix en Provence, le responsable administratif sera chargé :
-De participer à l'organisation et à la gestion des séances du Conseil Municipal
-De préparer les dossiers d'instruction des rapports du Conseil Municipal
-De contrôler les actes administratifs
-D'assurer une mission informatique
ACTIVITES
· Participation à l'organisation et à la gestion des séances du Conseil Municipal :
Vous planifiez les réunions du Conseil Municipal et vous veillez à leur préparation technique en lien avec les autres services.
Vous recueillez et contrôlez les projets de délibérations.
Vous assistez aux séances du Conseil Municipal et participez à son bon déroulement.
Vous rendez les délibérations exécutoires (envoi au contrôle de légalité, signature, affichage, publication).
· Préparation des dossiers d'instruction des rapports du Conseil Municipal :
Vous établissez et diffusez des documents préparatoires.
Vous participez à la sécurisation juridique des actes.
Vous vérifiez les rapports (pré-contrôle) saisis dans l'application AIRS DELIB.
Vous réalisez un suivi de la prévention des conflits d'intérêt et de la désignation des élus au sein des commissions et des organismes extérieurs.
· Contrôle des actes administratifs :
Vous rédigez des actes (décisions, arrêtés, délibérations) et garantissez la vérification de la conformité des actes produits par les directions.
Vous conseillez les directions dans la production de leurs actes.
Vous réalisez des fiches méthodologiques.
· Mission informatique :
Vous mettez en place et améliorez des processus dématérialisés.
Vous êtes le référent (e) informatique du logiciel de traitement des actes (AirDélib) et des relations avec les prestataires.
Vous garantissez le dépannage et la formation des utilisateurs du logiciel.
Vous saisissez dans le logiciel des informations relatives aux séances du Conseil (feuille de présence, feuille de votes)
Vous administrez des droits et actualisez les données relatives aux utilisateurs.
· Participation à l'organisation et au suivi de la CCSPL (Commission Consultative des Services Publics Locaux) :
Vous effectuez en lien avec le Directeur, l'établissement et la diffusion des documents préparatoires.
Vous participez à l'organisation logistique.
-De participer à l'organisation et à la gestion des séances du Conseil Municipal
-De préparer les dossiers d'instruction des rapports du Conseil Municipal
-De contrôler les actes administratifs
-D'assurer une mission informatique
ACTIVITES
· Participation à l'organisation et à la gestion des séances du Conseil Municipal :
Vous planifiez les réunions du Conseil Municipal et vous veillez à leur préparation technique en lien avec les autres services.
Vous recueillez et contrôlez les projets de délibérations.
Vous assistez aux séances du Conseil Municipal et participez à son bon déroulement.
Vous rendez les délibérations exécutoires (envoi au contrôle de légalité, signature, affichage, publication).
· Préparation des dossiers d'instruction des rapports du Conseil Municipal :
Vous établissez et diffusez des documents préparatoires.
Vous participez à la sécurisation juridique des actes.
Vous vérifiez les rapports (pré-contrôle) saisis dans l'application AIRS DELIB.
Vous réalisez un suivi de la prévention des conflits d'intérêt et de la désignation des élus au sein des commissions et des organismes extérieurs.
· Contrôle des actes administratifs :
Vous rédigez des actes (décisions, arrêtés, délibérations) et garantissez la vérification de la conformité des actes produits par les directions.
Vous conseillez les directions dans la production de leurs actes.
Vous réalisez des fiches méthodologiques.
· Mission informatique :
Vous mettez en place et améliorez des processus dématérialisés.
Vous êtes le référent (e) informatique du logiciel de traitement des actes (AirDélib) et des relations avec les prestataires.
Vous garantissez le dépannage et la formation des utilisateurs du logiciel.
Vous saisissez dans le logiciel des informations relatives aux séances du Conseil (feuille de présence, feuille de votes)
Vous administrez des droits et actualisez les données relatives aux utilisateurs.
· Participation à l'organisation et au suivi de la CCSPL (Commission Consultative des Services Publics Locaux) :
Vous effectuez en lien avec le Directeur, l'établissement et la diffusion des documents préparatoires.
Vous participez à l'organisation logistique.
Profils recherchés
Idéalement issu(e) d'une formation en droit, vous disposez d'une expérience significative sur un poste similaire.
Vous avez une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, du Conseil Municipal et de l'environnement juridique.
Doté (e) d'un esprit de synthèse, méthodique et logique, vous avez démontré des qualités relationnelles, vous savez faire preuve de discrétion et de diplomatie.
Vous possédez des compétences rédactionnelles et maitrisez les outils bureautiques informatiques et spécifiques (AirsDélib souhaité)
Vous êtes polyvalent(e), rigoureux(e) et vous aimez le travail en équipe.
CONDITIONS D'EMPLOI
Cycle de travail : Horaires 38h30 (variables les jours de Conseil des Adjoints et Conseil Municipal)
Lieu d'affectation : Hôtel de Ville
Rémunération statutaire + RIFSEEP + CIA + Prime « vacances » + tickets restaurant + prestations sociales, familiales et culturelle.
1 jour de télétravail par semaine selon l'éligibilité des activités et des nécessités de service (à définir avec le Directeur)
Adresser votre candidature avant le 10/04/2025 (lettre de motivation + CV + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) un retour sera fait dans un délai d'un mois après cette date
Informations complémentaires :
M Frédéric GAETA, Directeur assemblées et vie institutionnelle : 04 42 91 90 14
Mme Laura PRIETO PÉREZ, Gestionnaire Recrutement : 04 88 71 84 48
Vous avez une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, du Conseil Municipal et de l'environnement juridique.
Doté (e) d'un esprit de synthèse, méthodique et logique, vous avez démontré des qualités relationnelles, vous savez faire preuve de discrétion et de diplomatie.
Vous possédez des compétences rédactionnelles et maitrisez les outils bureautiques informatiques et spécifiques (AirsDélib souhaité)
Vous êtes polyvalent(e), rigoureux(e) et vous aimez le travail en équipe.
CONDITIONS D'EMPLOI
Cycle de travail : Horaires 38h30 (variables les jours de Conseil des Adjoints et Conseil Municipal)
Lieu d'affectation : Hôtel de Ville
Rémunération statutaire + RIFSEEP + CIA + Prime « vacances » + tickets restaurant + prestations sociales, familiales et culturelle.
1 jour de télétravail par semaine selon l'éligibilité des activités et des nécessités de service (à définir avec le Directeur)
Adresser votre candidature avant le 10/04/2025 (lettre de motivation + CV + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) un retour sera fait dans un délai d'un mois après cette date
Informations complémentaires :
M Frédéric GAETA, Directeur assemblées et vie institutionnelle : 04 42 91 90 14
Mme Laura PRIETO PÉREZ, Gestionnaire Recrutement : 04 88 71 84 48
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Cliquez sur le lien ci-dessus pour postuler
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.