Secrétaire de scolarité
Offre n° O013250131001233
Publiée le 31/01/2025
Synthèse de l'offre
L’Institut national supérieur d'enseignement artistique Marseille Méditerranée (INSEAMM) est un établissement public de coopération culturelle agréé par le ministère de la Culture, et soutenu par la Ville de Marseille. Il est dirigé depuis le 1er octobre 2023 par Raphaël Imbert.
L’INSEAMM compte quatre entités : l’École des Beaux-Arts de Marseille, le Conservatoire Pierre Barbizet de Marseille, l’Institut de formation artistique Marseille Méditerranée ainsi qu’un secrétariat général.
L'école des Beaux-Arts de Marseille, créée en 1752, forme des créateurs, artistes et designers et délivre des diplômes nationaux valant grade Master 2. Elle accueille chaque année environ 400 étudiant.e.s, dont une quarantaine d’étudiant.e.s en échange international. Elle est dirigée depuis novembre 2021 par Inge Linder-Gaillard. L’équipe administrative et technique est composée de 25 agents. Les enseignants sont répartis entre 20 assistants d’enseignement artistiques et 44 professeurs d’enseignement artistique.
Le Conservatoire Pierre Barbizet de Marseille a pour vocation l’enseignement de la Musique et de l’Art Dramatique. Le Conservatoire est un conservatoire à rayonnement régional et, à ce titre, propose une scolarité ́ allant de l’éveil musical jusqu’à la professionnalisation (entrée aux CNSM Paris et Lyon, pôles supérieurs en région, etc.) Dans la spécialité́ Art dramatique, il assure les cycles 1, 2 et Cycle 3 amateur ainsi qu’un cycle d’orientation professionnel et de préparation aux concours d’entrée aux écoles supérieures d’art dramatique. Environ 1 500 élèves sont inscrits au Conservatoire Pierre Barbizet de Marseille. Il est dirigé par Aude Portalier.
L’Institut de formation artistique Marseille Méditerranée (IFAMM) développe de nouveaux projets, notamment le cadre de la formation professionnelle, de l’éducation artistique et culturelle et de la production. Il est dirigé par Béatrice Simonet. L'E.P.C.C. compte 270 agents.
L’INSEAMM compte quatre entités : l’École des Beaux-Arts de Marseille, le Conservatoire Pierre Barbizet de Marseille, l’Institut de formation artistique Marseille Méditerranée ainsi qu’un secrétariat général.
L'école des Beaux-Arts de Marseille, créée en 1752, forme des créateurs, artistes et designers et délivre des diplômes nationaux valant grade Master 2. Elle accueille chaque année environ 400 étudiant.e.s, dont une quarantaine d’étudiant.e.s en échange international. Elle est dirigée depuis novembre 2021 par Inge Linder-Gaillard. L’équipe administrative et technique est composée de 25 agents. Les enseignants sont répartis entre 20 assistants d’enseignement artistiques et 44 professeurs d’enseignement artistique.
Le Conservatoire Pierre Barbizet de Marseille a pour vocation l’enseignement de la Musique et de l’Art Dramatique. Le Conservatoire est un conservatoire à rayonnement régional et, à ce titre, propose une scolarité ́ allant de l’éveil musical jusqu’à la professionnalisation (entrée aux CNSM Paris et Lyon, pôles supérieurs en région, etc.) Dans la spécialité́ Art dramatique, il assure les cycles 1, 2 et Cycle 3 amateur ainsi qu’un cycle d’orientation professionnel et de préparation aux concours d’entrée aux écoles supérieures d’art dramatique. Environ 1 500 élèves sont inscrits au Conservatoire Pierre Barbizet de Marseille. Il est dirigé par Aude Portalier.
L’Institut de formation artistique Marseille Méditerranée (IFAMM) développe de nouveaux projets, notamment le cadre de la formation professionnelle, de l’éducation artistique et culturelle et de la production. Il est dirigé par Béatrice Simonet. L'E.P.C.C. compte 270 agents.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place auguste et francois carli, Marseille (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
03/03/2025
Date limite de candidature
02/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité hiérarchique du/de la Directeur/trice des études, le.la secrétaire de scolarité assure la gestion administrative ainsi le suivi des activités du service et de la scolarité des élèves. Il/elle travaille en collaboration avec les équipes pédagogiques et la coordinatrice pour garantir le bon fonctionnement de l'organisation des enseignements.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
Accueil physique et téléphonique des usagers
• Informer le public sur les cursus du conservatoire, les modalités d'inscription et le déroulement des cours
• Accueillir, accompagner et orienter les usagers pour toutes les démarches liées à la scolarité
Gestion des dossiers administratifs et pédagogiques des élèves
• Collecter, saisir et traiter les données relatives aux élèves dans le logiciel métier (pré-inscriptions, réinscriptions, absences, assiduité…)
• Mettre à jour les tableaux de bord de suivi de l’activité
Gestion administrative des activités du service
• Elaborer tous travaux bureautiques liés à l’activité du service (courrier, compte-rendu…)
• Accompagner les enseignants dans l’organisation des enseignements
• Mettre à jour les emplois du temps des enseignants et informer les familles des modifications
• Suivre le planning des salles de cours (logiciel dédié)
• Traiter les demandes particulières liées à la scolarité (demande d’exemption, obtention d’attestation ou de diplômes)
• Assurer le suivi de domaine thématique, département, catégorie d’élève, etc…
• Classer et traiter les archives, en lien avec la direction
• Organiser les évaluations, concours et commissions.
Activités accessoires :
• Effectuer des permanences lors de manifestations organisées par le conservatoire
• Assurer toute mission liée au service public dans le respect du cadre d’emploi
Accueil physique et téléphonique des usagers
• Informer le public sur les cursus du conservatoire, les modalités d'inscription et le déroulement des cours
• Accueillir, accompagner et orienter les usagers pour toutes les démarches liées à la scolarité
Gestion des dossiers administratifs et pédagogiques des élèves
• Collecter, saisir et traiter les données relatives aux élèves dans le logiciel métier (pré-inscriptions, réinscriptions, absences, assiduité…)
• Mettre à jour les tableaux de bord de suivi de l’activité
Gestion administrative des activités du service
• Elaborer tous travaux bureautiques liés à l’activité du service (courrier, compte-rendu…)
• Accompagner les enseignants dans l’organisation des enseignements
• Mettre à jour les emplois du temps des enseignants et informer les familles des modifications
• Suivre le planning des salles de cours (logiciel dédié)
• Traiter les demandes particulières liées à la scolarité (demande d’exemption, obtention d’attestation ou de diplômes)
• Assurer le suivi de domaine thématique, département, catégorie d’élève, etc…
• Classer et traiter les archives, en lien avec la direction
• Organiser les évaluations, concours et commissions.
Activités accessoires :
• Effectuer des permanences lors de manifestations organisées par le conservatoire
• Assurer toute mission liée au service public dans le respect du cadre d’emploi
Profils recherchés
• Bac ;
• Expérience sur fonctions équivalentes souhaitée ;
• Connaissance des outils bureautiques courant (traitement de texte, messagerie courriels, etc.) ;
• Sens du travail en équipe ;
• Bon relationnel avec le public (enfant et adulte) ;
• Rigueur, fiabilité, discrétion ;
• Ponctualité ;
• Adaptabilité et disponibilité.
• Expérience sur fonctions équivalentes souhaitée ;
• Connaissance des outils bureautiques courant (traitement de texte, messagerie courriels, etc.) ;
• Sens du travail en équipe ;
• Bon relationnel avec le public (enfant et adulte) ;
• Rigueur, fiabilité, discrétion ;
• Ponctualité ;
• Adaptabilité et disponibilité.
Contact et modalités de candidature
Contact
0491828310
Informations complémentaires
Lieu d’exercice et conditions d’exercice :
• Conservatoire Pierre Barbizet - place Carli/13001 Marseille.
• Déplacements : occasionnels ;
• Amplitude horaires variables : non ;
• Rémunération statutaire + régime indemnitaire RIFSEEP (IFSE/CIA) ;
• Tickets restaurants ;
• Participation employeur prévoyance/santé mutuelle ;
• Participation transport en commun / forfait mobilités durables ;
• Prestations Sociales CAS (offres locales et tarifs réduits) ;
• Démarche qualité de vie au travail ;
• Télétravail possible (+ forfait indemnisation) ;
• Possibilité de stationnement au sein de l’établissement ;
Dépôt des candidatures :
La candidature doit être adressée, (envoi uniquement par mail à recrutements@inseamm.fr ), au plus tard le 02/03/2025 à :
Monsieur le directeur général
INSEAMM
184 avenue de Luminy
CS 70912
13288 Marseille Cedex 9
La lettre de candidature doit être accompagnée :
- D’un CV,
- Pour les agents titulaires de la fonction publique : du dernier arrêté de situation administrative et des 3 dernières évaluations,
- Des copies des diplômes et/ou titres,
Contacts :
Questions relatives à la carrière, détails du poste et fiche de poste : recrutements@inseamm.fr
Questions pratiques : Nicolas JOURNOT, Directeur adjoint : nicolas.journot@conservatoiredemarseille.fr
• Conservatoire Pierre Barbizet - place Carli/13001 Marseille.
• Déplacements : occasionnels ;
• Amplitude horaires variables : non ;
• Rémunération statutaire + régime indemnitaire RIFSEEP (IFSE/CIA) ;
• Tickets restaurants ;
• Participation employeur prévoyance/santé mutuelle ;
• Participation transport en commun / forfait mobilités durables ;
• Prestations Sociales CAS (offres locales et tarifs réduits) ;
• Démarche qualité de vie au travail ;
• Télétravail possible (+ forfait indemnisation) ;
• Possibilité de stationnement au sein de l’établissement ;
Dépôt des candidatures :
La candidature doit être adressée, (envoi uniquement par mail à recrutements@inseamm.fr ), au plus tard le 02/03/2025 à :
Monsieur le directeur général
INSEAMM
184 avenue de Luminy
CS 70912
13288 Marseille Cedex 9
La lettre de candidature doit être accompagnée :
- D’un CV,
- Pour les agents titulaires de la fonction publique : du dernier arrêté de situation administrative et des 3 dernières évaluations,
- Des copies des diplômes et/ou titres,
Contacts :
Questions relatives à la carrière, détails du poste et fiche de poste : recrutements@inseamm.fr
Questions pratiques : Nicolas JOURNOT, Directeur adjoint : nicolas.journot@conservatoiredemarseille.fr
Adresse de l'employeur
INSTITUT NATIONAL SUP ENSEIGNEMENT ARTISTIQUE MARSEILLE MED (INSEAMM)
>184, Avenue de Luminy
13288 MARSEILLE
>184, Avenue de Luminy
13288 MARSEILLE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.