Secrétaire (H/F)
Offre n° O013241016000047
Publiée le 22/10/2024
Synthèse de l'offre
Rejoignez les équipes de la Région Sud Provence-Alpes-Côte d'Azur, territoire unique entre mer et montagne, ouvert sur le monde et le patrimoine millénaire de la Méditerranée.
Au sein d'une administration dynamique, dotée de multiples compétences, vous participerez à une action publique entreprenante, toujours au plus proche de ses usagers et soucieuse de préserver son territoire et sa culture emblématiques.
Au cœur d'une collectivité d'avenir, plus simple, plus accessible et plus lisible, vous bénéficierez de parcours professionnels évolutifs et dynamiques et de conditions de travail toujours plus innovantes et agiles.
Venez construire le Sud de demain avec la Région Sud Provence-Alpes-Côte d'Azur !
Au sein d'une administration dynamique, dotée de multiples compétences, vous participerez à une action publique entreprenante, toujours au plus proche de ses usagers et soucieuse de préserver son territoire et sa culture emblématiques.
Au cœur d'une collectivité d'avenir, plus simple, plus accessible et plus lisible, vous bénéficierez de parcours professionnels évolutifs et dynamiques et de conditions de travail toujours plus innovantes et agiles.
Venez construire le Sud de demain avec la Région Sud Provence-Alpes-Côte d'Azur !
Lieu de travail
27 Place Jules Guesde, Marseille (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
02/04/2025
Date limite de candidature
26/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Secrétaire
Missions / conditions d'exercice
Missions:
Traitement du courrier du Président, entrant et sortant - Assurer l'interface entre les différentes Directions
Missions et activités :
Quotidiennement :
- assurer le suivi des dossiers dits à problèmes (courriers aux corrections complexes, publipostages spécifiques)
- enregistrement du courrier arrivé du Président dans Elise ;
- attribution des courriers aux différentes directions pour traitement (AR, réponses...) ;
- contrôle qualité de tous les courriers proposés à la signature du Président ;
- Mises sous pli et envoi des courriers signés par le Président ;
- archivages des courriers du Président.
Ponctuellement :
- assistance de la responsable en coordonnant au bon fonctionnement et à l'efficacité du service
- recherches de courriers dans Elise ;
- recherche de dossiers de subvention dans Astre ;
- Appui aux directions et/ou aux usagers dans le traitement et le suivi des courriers du Président.
L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.
Traitement du courrier du Président, entrant et sortant - Assurer l'interface entre les différentes Directions
Missions et activités :
Quotidiennement :
- assurer le suivi des dossiers dits à problèmes (courriers aux corrections complexes, publipostages spécifiques)
- enregistrement du courrier arrivé du Président dans Elise ;
- attribution des courriers aux différentes directions pour traitement (AR, réponses...) ;
- contrôle qualité de tous les courriers proposés à la signature du Président ;
- Mises sous pli et envoi des courriers signés par le Président ;
- archivages des courriers du Président.
Ponctuellement :
- assistance de la responsable en coordonnant au bon fonctionnement et à l'efficacité du service
- recherches de courriers dans Elise ;
- recherche de dossiers de subvention dans Astre ;
- Appui aux directions et/ou aux usagers dans le traitement et le suivi des courriers du Président.
L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.
Profils recherchés
Savoirs:
Connaissance de l'organisation de la collectivité et de ses services
Connaissance du territoire
Expression écrite et orale
Connaissance du logiciel de traitement des courriers (Elise) ou aptitude à utiliser des logiciels de gestion
Organiser et hiérarchiser ses priorités
Savoir-faire :
Lecture rapide
Exécuter la procédure du traitement du courrier du Président
Maîtrise des outils bureautiques (Elise, Astre et Akio)
Savoir-être
Discrétion et confidentialité
- esprit d'équipe
- autonomie dans la mise en œuvre des consignes
- rigueur, adaptabilité, réactivité, rapidité d'exécution
- Qualités relationnelles
Formations et diplômes:
BAC
Connaissance de l'organisation de la collectivité et de ses services
Connaissance du territoire
Expression écrite et orale
Connaissance du logiciel de traitement des courriers (Elise) ou aptitude à utiliser des logiciels de gestion
Organiser et hiérarchiser ses priorités
Savoir-faire :
Lecture rapide
Exécuter la procédure du traitement du courrier du Président
Maîtrise des outils bureautiques (Elise, Astre et Akio)
Savoir-être
Discrétion et confidentialité
- esprit d'équipe
- autonomie dans la mise en œuvre des consignes
- rigueur, adaptabilité, réactivité, rapidité d'exécution
- Qualités relationnelles
Formations et diplômes:
BAC
Contact et modalités de candidature
Contact
0491575057
Informations complémentaires
Nous vous remercions de bien vouloir candidater en ligne en joignant votre CV et votre lettre de motivation.
Si toutefois vous ne souhaitez pas candidater en ligne vous pouvez nous transmettre votre candidature par voie postale.
Adresser lettre de motivation + curriculum vitae détaillé + arrêté de situation administrative et attestation de réussite à concours si vous êtes lauréat-e- à :
Monsieur le Président du Conseil Régional Provence Alpes Côte d'Azur
Direction des Ressources Humaines
Hôtel de la Région
27, Place Jules Guesde
13481 Marseille
Si toutefois vous ne souhaitez pas candidater en ligne vous pouvez nous transmettre votre candidature par voie postale.
Adresser lettre de motivation + curriculum vitae détaillé + arrêté de situation administrative et attestation de réussite à concours si vous êtes lauréat-e- à :
Monsieur le Président du Conseil Régional Provence Alpes Côte d'Azur
Direction des Ressources Humaines
Hôtel de la Région
27, Place Jules Guesde
13481 Marseille
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.