Assistante Administrative de gestion
Offre n° O013241015000069
Publiée le 15/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La ville des Pennes-Mirabeau, dans les Bouches du Rhône, est située entre Aix-en-Provence et Marseille.
Sa population de 21 400 habitants s'étend entre plaines agricoles et urbaines.
Lieu de travail
Hôtel de Ville, Les Pennes-Mirabeau (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
14/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
UN (E) ASSITANT (E) DE GESTION ADMINISTRATIVE
Sous l‘autorité de la responsable de l’administration générale, vous serez chargé de l’assister dans la gestion administrative courante du service.
Sous l‘autorité de la responsable de l’administration générale, vous serez chargé de l’assister dans la gestion administrative courante du service.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
Réaliser diverses tâches de secrétariat ( courriers types, suivi des rappels, classement, gestion de la messagerie......), répondre aux appels téléphoniques
Assurer le suivi admnistratif des dossiers gérés par le service
Veiller à la préparation du Conseil Municipal enregistrement et vérification des délibérations, suivi, contrôle...)
Télétransmettre les actes en Sous-Préfecture
Etablir les bons de commande
Instruire les demandes d'autorisations de vente au déballage, dérogation au repos dominical
Traiter et suivre les sinistres assurances (déclaration, suivi de tableaux de bord)
Suivi des dossiers des taxis (tableau, autorisation.....)
Constituer les registres "Arrêtés" et "Délibérations" (Tables Thématique et Chronologique...)
Etablir les plannings mensuels des équipes du service en collaboration avec la Responsable
Suivi des congés des agents en collaboration avec la Responsable
Etablir l'état mensuel des Chèques déjeuners
Activités secondaires :
Participer à l'organisation matérielle des élections
Assurer le traitement du courrier "Arrivée - Départ" sur le logiciel courrier
Traiter le courrier interne
Réaliser diverses tâches de secrétariat ( courriers types, suivi des rappels, classement, gestion de la messagerie......), répondre aux appels téléphoniques
Assurer le suivi admnistratif des dossiers gérés par le service
Veiller à la préparation du Conseil Municipal enregistrement et vérification des délibérations, suivi, contrôle...)
Télétransmettre les actes en Sous-Préfecture
Etablir les bons de commande
Instruire les demandes d'autorisations de vente au déballage, dérogation au repos dominical
Traiter et suivre les sinistres assurances (déclaration, suivi de tableaux de bord)
Suivi des dossiers des taxis (tableau, autorisation.....)
Constituer les registres "Arrêtés" et "Délibérations" (Tables Thématique et Chronologique...)
Etablir les plannings mensuels des équipes du service en collaboration avec la Responsable
Suivi des congés des agents en collaboration avec la Responsable
Etablir l'état mensuel des Chèques déjeuners
Activités secondaires :
Participer à l'organisation matérielle des élections
Assurer le traitement du courrier "Arrivée - Départ" sur le logiciel courrier
Traiter le courrier interne
Profils recherchés
Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur)
Connaissance des missions du service administration générale
Connaissance des techniques de gestion d’un secrétariat
Autonomie, rigueur, discrétion, sens de l’organisation, réactivité, aisance rédactionnelle et relationnelle, ponctualité
Horaires : 8h30/12h – 13h30/17h ou 13h30/17h30
Connaissance des missions du service administration générale
Connaissance des techniques de gestion d’un secrétariat
Autonomie, rigueur, discrétion, sens de l’organisation, réactivité, aisance rédactionnelle et relationnelle, ponctualité
Horaires : 8h30/12h – 13h30/17h ou 13h30/17h30
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Adresser lettre de motivation + CV à:
Monsieur le Maire des Pennes-Mirabeau
Service des Ressources Humaines
223 avenue François Mitterrand
13170 les Pennes-Mirabeau
Monsieur le Maire des Pennes-Mirabeau
Service des Ressources Humaines
223 avenue François Mitterrand
13170 les Pennes-Mirabeau
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.