Assistant de gestion administrative et financière (H/F)
Offre n° O010250314000664
Publiée le 14/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 place robert galley - bp 9, Troyes (Aube)
Poste à pourvoir le
01/06/2025
Date limite de candidature
13/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assistant de gestion administrative et financière (H/F)
Au sein de la Direction des affaires juridiques et du contentieux, l’assistant(e) de direction est placé sous l’autorité du Chef de service et est chargé(e) d’apporter son soutien en matière de gestion, de communication, d'information et de suivi des dossiers de la Direction.
Il sera en contact régulier avec les différents services, élus et, administrations et entités partenaires, prestataires ; cabinet d’avocats, notaires Commissaire de Justice et administrés.
Au sein de la Direction des affaires juridiques et du contentieux, l’assistant(e) de direction est placé sous l’autorité du Chef de service et est chargé(e) d’apporter son soutien en matière de gestion, de communication, d'information et de suivi des dossiers de la Direction.
Il sera en contact régulier avec les différents services, élus et, administrations et entités partenaires, prestataires ; cabinet d’avocats, notaires Commissaire de Justice et administrés.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITÉS PRINCIPALES
ADMINISTRATION GÉNÉRALE
Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction.
Organiser les réunions de service de la Direction, les réunions de travail avec les différents services, les rendez-vous avec les interlocuteurs extérieurs à Troyes Champagne Métropole.
Gestion du courrier (GED, papier, etc.).
Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions.
Gérer, en lien avec la Direction des Moyens Généraux, la commande de fournitures, papier et les impressions spécifiques de la Direction.
Collecte, classement et archivage de documents administratifs et juridiques
Préparer la mise en forme des formalités administratives et des procédures juridiques.
Gérer les publications aux seins des annonces légales obligatoire ou volontaires (appel à manifestations d’intérêts, publications à caractère économiques, etc.).
Animer et suivre la diffusion d’informations (internes ou externes, ateliers à mettre en place, etc.) portés par la Direction des Affaires Juridiques.
Participer à la gestion des actes communautaires (contrôle de légalité, rendu exécutoire, etc.) en lien avec le service en charge de cette dernière.
AFFAIRES JURIDIQUES ET CONTENTIEUX
Assurer la conclusion et le suivi des conventions d’honoraires avec les différents avocats, sur la base des modèle-types élaborés par la Direction des affaires juridiques.
Assurer le paiement des factures d’avocats et le suivi des dépenses/recettes contentieuses.
Assister la Direction dans le cadre de la gestion « administrative » des dossiers contentieux (appels téléphoniques, courriers simples, Télérecours, etc.).
Préparer et suivre les dossiers de vidéoprotection (faire le lien avec la Préfecture et les services pour les demandes d’installation de nouvelles caméras, pour l’actualisation des arrêtés d’habilitation, etc.) en lien avec le Chef de service.
Gérer et suivre, en lien avec le Chef de service, les questions non juridiques relatives aux gens du voyage dont notamment la gestion du tableau de suivi des occupations illicites du territoire communautaire, etc.).
ASSURANCES
Assurer un suivi et une intégration, dans les agendas des convocations à expertises ou audiences en cas de sinistres.
Assister la Direction dans le cadre du traitement « administratif » des dossiers (rédaction courriers simples, relance services, administrés, assureurs, etc.).
Procéder à l’émission des titres de recettes, en lien avec la Direction des Finances de TCM propres à chaque sinistre d’assurance.
Établir les décisions d’indemnisation et d’acceptation des offres d’indemnités en matière assurantielle.
Assurer le suivi et le paiement des cotisations relatives aux contrats d’assurances communautaires.
Assistance de la Direction lors des expertises (assurance – contentieux).
COMMISSIONS CONSULTATIVES DES SERVICES PUBLICS LOCAUX (CCSPL)
Préparer, en lien direct avec le Chef de service Affaires juridiques et contentieux, les séances de la Commission Consultative des Services Publics Locaux de Troyes Champagne Métropole (environ deux par an) : convocation des membres, sollicitation des rapports auprès des services et prestataires communautaires, réaliser les dossiers de séances, etc.
Organiser et suivre, en lien direct avec le Chef de service Affaires juridiques et contentieux, les séances de la CCPSL.
Établir le compte-rendu/procès-verbal à l’issue de chaque séance et transmettre aux membres de la CCPSL, les réponses aux différentes demandes et interrogations survenues en cours de séance.
BUDGET DE LA DIRECTION
Établir, suivre et gérer le Budget de la Direction, en lien avec le Chef de service.
Établir et tenir à jour les tableaux de suivi des dépenses et recettes de la Direction.
Participer à l’établissement du budget rectificatif en vue du vote du Budget Supplémentaire en cours d’année.
Traiter des problématiques financières en lien avec l’activité de la Direction, soulevées par la Direction des Finances ou la Trésorerie Publique (P503, etc.).
ACTIVITÉS ANNEXES
Élaborer, suivre et tenir à jour les tableaux des dépenses / recettes de la Direction par thématique (assurances, contentieux, juridiques, etc.) En lien avec la Direction des Finances et, le Chef de service et le Directeur des Affaires Juridiques.
MODALITÉS ET CONTRAINTES DU POSTE
-Un roulement entre collègues est assuré pour une présence permanente sur les créneaux horaires d'ouverture.
-Disponibilité demandée lors des pics d'activités ou face à des urgences.
-L'espace de travail sera situé au sein d'un bureau partagé.
ADMINISTRATION GÉNÉRALE
Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction.
Organiser les réunions de service de la Direction, les réunions de travail avec les différents services, les rendez-vous avec les interlocuteurs extérieurs à Troyes Champagne Métropole.
Gestion du courrier (GED, papier, etc.).
Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions.
Gérer, en lien avec la Direction des Moyens Généraux, la commande de fournitures, papier et les impressions spécifiques de la Direction.
Collecte, classement et archivage de documents administratifs et juridiques
Préparer la mise en forme des formalités administratives et des procédures juridiques.
Gérer les publications aux seins des annonces légales obligatoire ou volontaires (appel à manifestations d’intérêts, publications à caractère économiques, etc.).
Animer et suivre la diffusion d’informations (internes ou externes, ateliers à mettre en place, etc.) portés par la Direction des Affaires Juridiques.
Participer à la gestion des actes communautaires (contrôle de légalité, rendu exécutoire, etc.) en lien avec le service en charge de cette dernière.
AFFAIRES JURIDIQUES ET CONTENTIEUX
Assurer la conclusion et le suivi des conventions d’honoraires avec les différents avocats, sur la base des modèle-types élaborés par la Direction des affaires juridiques.
Assurer le paiement des factures d’avocats et le suivi des dépenses/recettes contentieuses.
Assister la Direction dans le cadre de la gestion « administrative » des dossiers contentieux (appels téléphoniques, courriers simples, Télérecours, etc.).
Préparer et suivre les dossiers de vidéoprotection (faire le lien avec la Préfecture et les services pour les demandes d’installation de nouvelles caméras, pour l’actualisation des arrêtés d’habilitation, etc.) en lien avec le Chef de service.
Gérer et suivre, en lien avec le Chef de service, les questions non juridiques relatives aux gens du voyage dont notamment la gestion du tableau de suivi des occupations illicites du territoire communautaire, etc.).
ASSURANCES
Assurer un suivi et une intégration, dans les agendas des convocations à expertises ou audiences en cas de sinistres.
Assister la Direction dans le cadre du traitement « administratif » des dossiers (rédaction courriers simples, relance services, administrés, assureurs, etc.).
Procéder à l’émission des titres de recettes, en lien avec la Direction des Finances de TCM propres à chaque sinistre d’assurance.
Établir les décisions d’indemnisation et d’acceptation des offres d’indemnités en matière assurantielle.
Assurer le suivi et le paiement des cotisations relatives aux contrats d’assurances communautaires.
Assistance de la Direction lors des expertises (assurance – contentieux).
COMMISSIONS CONSULTATIVES DES SERVICES PUBLICS LOCAUX (CCSPL)
Préparer, en lien direct avec le Chef de service Affaires juridiques et contentieux, les séances de la Commission Consultative des Services Publics Locaux de Troyes Champagne Métropole (environ deux par an) : convocation des membres, sollicitation des rapports auprès des services et prestataires communautaires, réaliser les dossiers de séances, etc.
Organiser et suivre, en lien direct avec le Chef de service Affaires juridiques et contentieux, les séances de la CCPSL.
Établir le compte-rendu/procès-verbal à l’issue de chaque séance et transmettre aux membres de la CCPSL, les réponses aux différentes demandes et interrogations survenues en cours de séance.
BUDGET DE LA DIRECTION
Établir, suivre et gérer le Budget de la Direction, en lien avec le Chef de service.
Établir et tenir à jour les tableaux de suivi des dépenses et recettes de la Direction.
Participer à l’établissement du budget rectificatif en vue du vote du Budget Supplémentaire en cours d’année.
Traiter des problématiques financières en lien avec l’activité de la Direction, soulevées par la Direction des Finances ou la Trésorerie Publique (P503, etc.).
ACTIVITÉS ANNEXES
Élaborer, suivre et tenir à jour les tableaux des dépenses / recettes de la Direction par thématique (assurances, contentieux, juridiques, etc.) En lien avec la Direction des Finances et, le Chef de service et le Directeur des Affaires Juridiques.
MODALITÉS ET CONTRAINTES DU POSTE
-Un roulement entre collègues est assuré pour une présence permanente sur les créneaux horaires d'ouverture.
-Disponibilité demandée lors des pics d'activités ou face à des urgences.
-L'espace de travail sera situé au sein d'un bureau partagé.
Profils recherchés
SAVOIRS
Une complémentarité et une forte solidarité entre les collègues est attendue afin d’assurer la bonne marche
et la continuité du service.
Attachement aux valeurs du service public.
Expérience administrative souhaitée.
Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, PowerPoint.
Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales et en comptabilité.
SAVOIR-FAIRE
Rigueur, autonomie.
Sens de l’organisation.
Esprit de synthèse.
Excellentes qualités rédactionnelles exigées.
Maîtrise orale de la langue française.
Capacité à évaluer l’urgence d’une demande.
SAVOIR-ÊTRE
Profonde implication dans les tâches confiées.
Force de proposition.
Diplomatie.
Sens du relationnel et du travail en équipe.
Respect de la hiérarchie.
Disponibilité.
Qualité de réserve.
Une complémentarité et une forte solidarité entre les collègues est attendue afin d’assurer la bonne marche
et la continuité du service.
Attachement aux valeurs du service public.
Expérience administrative souhaitée.
Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, PowerPoint.
Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales et en comptabilité.
SAVOIR-FAIRE
Rigueur, autonomie.
Sens de l’organisation.
Esprit de synthèse.
Excellentes qualités rédactionnelles exigées.
Maîtrise orale de la langue française.
Capacité à évaluer l’urgence d’une demande.
SAVOIR-ÊTRE
Profonde implication dans les tâches confiées.
Force de proposition.
Diplomatie.
Sens du relationnel et du travail en équipe.
Respect de la hiérarchie.
Disponibilité.
Qualité de réserve.
Contact et modalités de candidature
Contact
0325452727
Informations complémentaires
cv et lettre de motivation
Adresse de l'employeur
TROYES CHAMPAGNE METROPOLE
>1 place robert galley - bp 9
10001 Troyes cedex
>1 place robert galley - bp 9
10001 Troyes cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.