Assistant administratif - service mutualisé du protocole
Offre n° O008241016001256
Publiée le 06/03/2025
Synthèse de l'offre
Site web de l'employeur
Lieu de travail
49 avenue léon bourgeois, Charleville-Mézières (Ardennes)
Poste à pourvoir le
01/05/2025
Date limite de candidature
06/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
MISSIONS PRINCIPALES
• Gérer les logiciels métiers : Gestion des Manifestations et Activités (GMA), Kiosc, Sedit finances, Easy repro, As-Tech Symphonie
• Mettre à jour tout au long de l’année les bases de données institutionnelles et protocolaires pour la Ville et l’Agglomération
• Gérer les logiciels métiers : Gestion des Manifestations et Activités (GMA), Kiosc, Sedit finances, Easy repro, As-Tech Symphonie
• Mettre à jour tout au long de l’année les bases de données institutionnelles et protocolaires pour la Ville et l’Agglomération
Missions / conditions d'exercice
Sous la supervision du responsable du service, l’agent est chargé de :
• Accueil physique et téléphonique
• Participer à la conception des listes des invités et à l’envoi par voie électronique ou postale des invitations
• Rédaction de la liste des présents / excusés et du déroulé des manifestations
• Relance par mail ou téléphone des invitations dites d’envergure (Cabaret Vert notamment)
• Actualiser et mettre à jour les fichiers institutionnels de la ville et de l’agglomération (logiciel GMA)
• Passer les commandes pour l’approvisionnement des denrées alimentaires et boissons, les commandes liées au service (écharpes du Maire ou de ses adjoints, gerbes de fleurs, etc), en lien avec les fournisseurs et/ou prestataires, les sollicitations de prestation en externe
• Suivre les budgets de la Ville et de l’Agglomération
• Établir et suivre les bons de commande des budgets du service mutualisé du protocole
(un budget ville et un budget agglo)
• Établir avec la responsable de service le budget prévisionnel de l’année N+1 et le remplir sur le logiciel métier
• Participer à l’organisation logistique des différentes manifestations, signatures et cérémonies officielles et publiques de la Ville de Charleville-Mézières et de la Communauté d’agglomération Ardenne Métropole (aide à l’installation, au nappage, au service, au nettoyage et au rangement)
• Suppléer le responsable de service lors des réunions préparatoires (en Préfecture, réunions techniques avec les autres services)
• Remettre en mains propres aux élus municipaux et communautaires les invitations à des évènements (Festival des marionnettes, match de basket,…)
En lien avec l’agent technique du service, l’agent est chargé de :
• Organiser les manifestations, déjeuners, réunions et réceptions : installation des salles, intendance des manifestations, prendre contact avec les serveurs pour les plannings d’organisation
• Gérer les salles de réunion municipales (mairie théâtre et Hôtel de ville) et communautaires (Hôtel communautaire et place Jacques Félix) : configuration et rangement, préparation du café pour les réunions auxquelles participe le maire/président ou réunions relevant d’un organe collégial (CST, CAP, CCP …), approvisionnement des réfrigérateurs
• Assurer le service, le nettoyage et le rangement à l’issue des manifestations
• Suppléer l’agent technique dans l’organisation de la gestion des inaugurations (ruban, ciseau, parapheurs)
• Faire réaliser les plaques d’inauguration, médailles et compositions florales
➔ CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE
• Travail de bureau et de terrain (possibilité de télétravail selon les règles en vigueur et les nécessités de service)
• Contact avec le public / travail en équipe
• Poste à temps complet (35 h hebdomadaire)
• Horaires réguliers ou décalés en fonction des horaires des manifestations
• Travail en dehors des horaires de service, week-ends et jours fériés
• Récupérations
• HS le week-end et après 22 h
• Moyens matériels : véhicule, poste informatique, téléphone fixe et portable, ordinateur portable, outillage spécifique…
• CNAS / Tickets restaurant / Amicale du personnel / participation mutuelle
• Déplacements sur le territoire de la Ville de Charleville-Mézières et d’Ardenne Métropole
• Accueil physique et téléphonique
• Participer à la conception des listes des invités et à l’envoi par voie électronique ou postale des invitations
• Rédaction de la liste des présents / excusés et du déroulé des manifestations
• Relance par mail ou téléphone des invitations dites d’envergure (Cabaret Vert notamment)
• Actualiser et mettre à jour les fichiers institutionnels de la ville et de l’agglomération (logiciel GMA)
• Passer les commandes pour l’approvisionnement des denrées alimentaires et boissons, les commandes liées au service (écharpes du Maire ou de ses adjoints, gerbes de fleurs, etc), en lien avec les fournisseurs et/ou prestataires, les sollicitations de prestation en externe
• Suivre les budgets de la Ville et de l’Agglomération
• Établir et suivre les bons de commande des budgets du service mutualisé du protocole
(un budget ville et un budget agglo)
• Établir avec la responsable de service le budget prévisionnel de l’année N+1 et le remplir sur le logiciel métier
• Participer à l’organisation logistique des différentes manifestations, signatures et cérémonies officielles et publiques de la Ville de Charleville-Mézières et de la Communauté d’agglomération Ardenne Métropole (aide à l’installation, au nappage, au service, au nettoyage et au rangement)
• Suppléer le responsable de service lors des réunions préparatoires (en Préfecture, réunions techniques avec les autres services)
• Remettre en mains propres aux élus municipaux et communautaires les invitations à des évènements (Festival des marionnettes, match de basket,…)
En lien avec l’agent technique du service, l’agent est chargé de :
• Organiser les manifestations, déjeuners, réunions et réceptions : installation des salles, intendance des manifestations, prendre contact avec les serveurs pour les plannings d’organisation
• Gérer les salles de réunion municipales (mairie théâtre et Hôtel de ville) et communautaires (Hôtel communautaire et place Jacques Félix) : configuration et rangement, préparation du café pour les réunions auxquelles participe le maire/président ou réunions relevant d’un organe collégial (CST, CAP, CCP …), approvisionnement des réfrigérateurs
• Assurer le service, le nettoyage et le rangement à l’issue des manifestations
• Suppléer l’agent technique dans l’organisation de la gestion des inaugurations (ruban, ciseau, parapheurs)
• Faire réaliser les plaques d’inauguration, médailles et compositions florales
➔ CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE
• Travail de bureau et de terrain (possibilité de télétravail selon les règles en vigueur et les nécessités de service)
• Contact avec le public / travail en équipe
• Poste à temps complet (35 h hebdomadaire)
• Horaires réguliers ou décalés en fonction des horaires des manifestations
• Travail en dehors des horaires de service, week-ends et jours fériés
• Récupérations
• HS le week-end et après 22 h
• Moyens matériels : véhicule, poste informatique, téléphone fixe et portable, ordinateur portable, outillage spécifique…
• CNAS / Tickets restaurant / Amicale du personnel / participation mutuelle
• Déplacements sur le territoire de la Ville de Charleville-Mézières et d’Ardenne Métropole
Profils recherchés
PROFIL DU POSTE
Diplôme(s)
Niveau secondaire
Savoir-faire
Connaitre les règles et usages protocolaires en vigueur
Connaissance des logiciels internes de gestion de courrier
Maîtriser les logiciels de bureautique et les logiciels métiers
Bonne maîtrise de l’orthographe et des règles de grammaire
Connaitre le fonctionnement des collectivités et des services
Savoir-être
Courtoisie, diplomatie, bienséance
Disponibilité, adaptabilité
Faire preuve de rigueur et d’organisation
Sens du travail en équipe et en autonomie
Sens du relationnel
Discrétion, confidentialité, devoir de réserve
Réactivité
Polyvalence
Autres
Permis B
Diplôme(s)
Niveau secondaire
Savoir-faire
Connaitre les règles et usages protocolaires en vigueur
Connaissance des logiciels internes de gestion de courrier
Maîtriser les logiciels de bureautique et les logiciels métiers
Bonne maîtrise de l’orthographe et des règles de grammaire
Connaitre le fonctionnement des collectivités et des services
Savoir-être
Courtoisie, diplomatie, bienséance
Disponibilité, adaptabilité
Faire preuve de rigueur et d’organisation
Sens du travail en équipe et en autonomie
Sens du relationnel
Discrétion, confidentialité, devoir de réserve
Réactivité
Polyvalence
Autres
Permis B
Contact et modalités de candidature
Contact
recrutement@ardenne-metropole.fr
Informations complémentaires
POUR TOUT RENSEIGNEMENT COMPLEMENTAIRE
Veuillez contacter la direction mutualisée de la communication et du protocole par courriel à l’adresse suivante :
magalie.floquet@ardenne-metropole.fr
POUR REPONDRE A CETTE OFFRE
Adressez CV et lettre de motivation par courriel à l’adresse suivante :
recrutement@ardenne-metropole.fr
Jusqu’au 06/04/2025
Veuillez contacter la direction mutualisée de la communication et du protocole par courriel à l’adresse suivante :
magalie.floquet@ardenne-metropole.fr
POUR REPONDRE A CETTE OFFRE
Adressez CV et lettre de motivation par courriel à l’adresse suivante :
recrutement@ardenne-metropole.fr
Jusqu’au 06/04/2025
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.