DIRECOMM -Assistant administratif
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O008240731001038
Publiée le 01/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
hôtel du département, Charleville-Mézières (Ardennes)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
01/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le titulaire du poste aura pour missions d'assurer le secrétariat et l'accueil physique et téléphonique de la Direction. Il aura également pour missions d'assurer le suivi de la gestion administrative de la Direction et la gestion des objets publicitaires et du matériel événementiel.
Missions / conditions d'exercice
Missions d'accueil et de secrétariat
Assurer l'accueil téléphonique de la Direction : répondre aux appels téléphoniques et apporter une réponse ou orienter vers l'agent concerné
Accueillir les personnes qui se rendent à la Direction de la communication (RDV internes, partenaires ou prestataires)
Gérer le courrier postal et électronique de la Direction, puis assurer le suivi des courriers reçus
Assurer des tâches de secrétariat (organisation de RDV, réunions...)
Gérer des bases de données (constitution et mise à jour des données)
Organiser les envois en nombre (création des étiquettes), assurer la diffusion en lien avec les organismes dédiés (liens avec l'ESAT, les offices de tourisme ...) et effectuer des travaux de mises sous pli
Commander les fournitures de bureau de la Direction
Mission de gestion administrative de la Direction de la Communication
Etablir les bons de commande
Procéder aux opérations de facturation
Préparer les courriers de consultation des entreprises
Effectuer des demandes de devis
Gestion des objets publicitaires et du matériel événementiel
Gérer le stock d'objets promotionnels et suivi dans le tableau dédié
Gérer la réserve (rangement et organisation des différents stocks)
Suivre le prêt de matériel événementiel aux associations, partenaires et services
Gérer les demandes de lots des services
Participer à l'organisation d'événements
Préparation en amont des badges, feuilles d'émargement
Accueil physique le jour J : Présence sur stand, informations aux usagers
Assurer l'accueil téléphonique de la Direction : répondre aux appels téléphoniques et apporter une réponse ou orienter vers l'agent concerné
Accueillir les personnes qui se rendent à la Direction de la communication (RDV internes, partenaires ou prestataires)
Gérer le courrier postal et électronique de la Direction, puis assurer le suivi des courriers reçus
Assurer des tâches de secrétariat (organisation de RDV, réunions...)
Gérer des bases de données (constitution et mise à jour des données)
Organiser les envois en nombre (création des étiquettes), assurer la diffusion en lien avec les organismes dédiés (liens avec l'ESAT, les offices de tourisme ...) et effectuer des travaux de mises sous pli
Commander les fournitures de bureau de la Direction
Mission de gestion administrative de la Direction de la Communication
Etablir les bons de commande
Procéder aux opérations de facturation
Préparer les courriers de consultation des entreprises
Effectuer des demandes de devis
Gestion des objets publicitaires et du matériel événementiel
Gérer le stock d'objets promotionnels et suivi dans le tableau dédié
Gérer la réserve (rangement et organisation des différents stocks)
Suivre le prêt de matériel événementiel aux associations, partenaires et services
Gérer les demandes de lots des services
Participer à l'organisation d'événements
Préparation en amont des badges, feuilles d'émargement
Accueil physique le jour J : Présence sur stand, informations aux usagers
Profils recherchés
Diplôme / Niveau d'études
Formation en gestion administrative
Connaissances
Connaissance en gestion administrative : utilisation de Word et Excel, connaissance du logiciel Grand Angle serait un plus
Savoir-faire
Sens de l'organisation
Aisance relationnelle liée à l'accueil et aux missions événementielles
Aptitudes et qualités requises
Réactivité
Capacité d'adaptation et de polyvalence
Sens du relationnel très développé
Volontaire et dynamique
Formation en gestion administrative
Connaissances
Connaissance en gestion administrative : utilisation de Word et Excel, connaissance du logiciel Grand Angle serait un plus
Savoir-faire
Sens de l'organisation
Aisance relationnelle liée à l'accueil et aux missions événementielles
Aptitudes et qualités requises
Réactivité
Capacité d'adaptation et de polyvalence
Sens du relationnel très développé
Volontaire et dynamique
Contact et modalités de candidature
Contact
0324596060
Informations complémentaires
Candidature : CV + Lettre de motivation
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.