Assistant administratif
Offre n° O974250325000024
Publiée le 27/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Rue raphael babet, Saint-Joseph (La Réunion)
Poste à pourvoir le
01/05/2025
Date limite de candidature
27/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé lors d'une promotion interne
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité du Directeur général des services, l'assistant administratif assure le secrétariat de la direction générale des services.
Missions / conditions d'exercice
Mission 1 : Accueil du public
* Assurer l'accueil physique et téléphonique
* Recevoir les requêtes des administrés
* Orienter les administrés
Mission 2 : Rédaction, traitement et suivi administratif
* Traiter le courrier arrivé et départ
* Enregistrer le courrier arrivé avec inscription des détails de retour
* Dupliquer et dispatcher avec des consignes claires aux différents services
* Assurer le suivi des parapheurs en appliquant les procédures internes
* Concevoir des éléments de réponses
* Assurer la rédaction de notes
* Saisir et mettre en forme tout document
* Saisie des documents et mise en ligne
Mission 3 : Organisation et gestion logistique de réunions internes et/ou publiques
* Recenser et faire valider par sa hiérarchie les différents éléments inscrits à l'ordre du jour
* Rédiger l'ordre du jour et les convocations
* Rédiger les affaires à l'ordre du jour ; assurer la mise en forme de tout document nécessaire au bon déroulement des réunions
* Préparer la logistique pour les réunions
* Rédiger les procès verbaux et/ou comptes-rendus
* Traiter les informations inscrites à l'ordre du jour
* Assister, si nécessaire aux réunions
Mission 4 : Classement et archivage
* Trier, classer et archiver documents de service et délibérations
Mission 5 : Organisation et planification administrative de l'activité
* Gérer l'agenda du responsable
* Préparer la réception du public
* Rédiger les courriers pour l'administré
* Gérer le planning de la salle de réunions
* Assurer l'accueil physique et téléphonique
* Recevoir les requêtes des administrés
* Orienter les administrés
Mission 2 : Rédaction, traitement et suivi administratif
* Traiter le courrier arrivé et départ
* Enregistrer le courrier arrivé avec inscription des détails de retour
* Dupliquer et dispatcher avec des consignes claires aux différents services
* Assurer le suivi des parapheurs en appliquant les procédures internes
* Concevoir des éléments de réponses
* Assurer la rédaction de notes
* Saisir et mettre en forme tout document
* Saisie des documents et mise en ligne
Mission 3 : Organisation et gestion logistique de réunions internes et/ou publiques
* Recenser et faire valider par sa hiérarchie les différents éléments inscrits à l'ordre du jour
* Rédiger l'ordre du jour et les convocations
* Rédiger les affaires à l'ordre du jour ; assurer la mise en forme de tout document nécessaire au bon déroulement des réunions
* Préparer la logistique pour les réunions
* Rédiger les procès verbaux et/ou comptes-rendus
* Traiter les informations inscrites à l'ordre du jour
* Assister, si nécessaire aux réunions
Mission 4 : Classement et archivage
* Trier, classer et archiver documents de service et délibérations
Mission 5 : Organisation et planification administrative de l'activité
* Gérer l'agenda du responsable
* Préparer la réception du public
* Rédiger les courriers pour l'administré
* Gérer le planning de la salle de réunions
Profils recherchés
Expérience en collectivité locale d'au moins 10 ans exigée et sur un poste similaire souhaitée.
Diplôme de niveau 5 minimum exigé;
Sens de la communication et du relationnel, discrétion, diplomatie
Sens de l'organisation , rigueur, réactivité, adaptation
Diplôme de niveau 5 minimum exigé;
Sens de la communication et du relationnel, discrétion, diplomatie
Sens de l'organisation , rigueur, réactivité, adaptation
Contact et modalités de candidature
Contact
0262358012
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) à l'attention de Monsieur le Maire de la Commune de Saint-Joseph par mail à : emploi@saintjoseph.re
ou par voie postale au 277 rue Raphael Babet -BP 1- 97480 Saint-Joseph
ou par voie postale au 277 rue Raphael Babet -BP 1- 97480 Saint-Joseph
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SAINT JOSEPH
>Rue raphael babet
97480 Saint joseph de la reunion
>Rue raphael babet
97480 Saint joseph de la reunion
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.