assistante administrative
Offre n° O974250108000528
Publiée le 08/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
60 CD 26 PIERREFONDS, Saint-Pierre (La Réunion)
Poste à pourvoir le
15/02/2025
Date limite de candidature
09/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du responsable du stade Michel Volnay, l’assistante administrative polyvalent devra :
organiser les plannings
rappeler les informations importantes et transmettre des messages
organiser et planifier les réunions
assurer la distribution aux services concernés du courrier diffusé vers la Direction
organiser le classement et l 'archivage des dossiers
S’informer auprès de l’accueil des modifications des programmations des plannings des activités, des problèmes techniques (du jour) et des états de présences des agents.
Remonter les informations (problèmes d’ordres techniques ou administratifs) aux responsables et aux personnes concernées
organiser les plannings
rappeler les informations importantes et transmettre des messages
organiser et planifier les réunions
assurer la distribution aux services concernés du courrier diffusé vers la Direction
organiser le classement et l 'archivage des dossiers
S’informer auprès de l’accueil des modifications des programmations des plannings des activités, des problèmes techniques (du jour) et des états de présences des agents.
Remonter les informations (problèmes d’ordres techniques ou administratifs) aux responsables et aux personnes concernées
Missions / conditions d'exercice
Accueil des associations ou autres organismes
(traitement des courriers) : associations, écoles et autres, puis répertorier les données (informatique et support papier)
Suivie des demandes de réservation des salles, la pelouse et des barrières
Informer l’accueil des modifications ou des annulations de réservations
Gérer les demandes de réservations de salle, la pelouse et des barrières (Registre de suivi)
Réceptionner les appels téléphoniques des écoles, des associations ou autres
Travailler en collaboration avec l’accueil et les personnes qui gèrent les plannings des états de présence (infos sur la programmation des activités sur le site.
Préparer le tableau des activités mensuelles (pour les week-ends)
Intermédiaire entre les associations ou autres (courriers, appels téléphoniques, etc.)
Faire des comptes rendus à chaque réunion
transmission des courriers et des conventions pour la signature au responsables du site et envoyer les documents par coursier aux responsable DEC
Faire le suivi des documents envoyer par PARAPHEUR
Transmettre les informations concernant les différentes activités, pour affichage au public
Archiver et classer (sur support papier et informatique), les documents sur la plateforme partage en réseau « Réservation»;
Numériser, classer et archiver les documents administratifs
(traitement des courriers) : associations, écoles et autres, puis répertorier les données (informatique et support papier)
Suivie des demandes de réservation des salles, la pelouse et des barrières
Informer l’accueil des modifications ou des annulations de réservations
Gérer les demandes de réservations de salle, la pelouse et des barrières (Registre de suivi)
Réceptionner les appels téléphoniques des écoles, des associations ou autres
Travailler en collaboration avec l’accueil et les personnes qui gèrent les plannings des états de présence (infos sur la programmation des activités sur le site.
Préparer le tableau des activités mensuelles (pour les week-ends)
Intermédiaire entre les associations ou autres (courriers, appels téléphoniques, etc.)
Faire des comptes rendus à chaque réunion
transmission des courriers et des conventions pour la signature au responsables du site et envoyer les documents par coursier aux responsable DEC
Faire le suivi des documents envoyer par PARAPHEUR
Transmettre les informations concernant les différentes activités, pour affichage au public
Archiver et classer (sur support papier et informatique), les documents sur la plateforme partage en réseau « Réservation»;
Numériser, classer et archiver les documents administratifs
Profils recherchés
Le candidat devra avoir une expérience confirmée sur un poste similaire et être détenteur d 'un diplôme de niveau 3 (CAP/BEP secrétariat) ou de niveau 4 (Baccalauréat) plus expériences professionnelles dans le domaine du secrétariat .
Contact et modalités de candidature
Contact
0262499600
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Président de la CIVIS par mail à dve@civis.re au plus tard le 09 février 2025
Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre.
Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITE
Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre.
Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITE
Adresse de l'employeur
COMMUNAUTE D'AGGLO VILLES SOLIDAIRES
>60 CD 26 PIERREFONDS
97410 Saint pierre de la reunion
>60 CD 26 PIERREFONDS
97410 Saint pierre de la reunion
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.