Assistant de gestion pédagogique et artistique
Offre n° O974241009000590
Publiée le 15/11/2024
Synthèse de l'offre
Administration publique(tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale.
Lieu de travail
Rue des Cardinaux, Saint-Paul (La Réunion)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
L'assistant/e de gestion pédagogique et artistique est chargé d'effectuer l'accueil physique et téléphonique, de recueillir et traiter les informations nécessaires à :
- La préparation de la rentrée scolaire,
- La mise en œuvre des programmes pédagogiques et artistiques,
- La gestion des processus d’inscription des nouveaux élèves aux programmes de l’EAIO,
- La gestion de leur intégration, leur accompagnement, la préparation des dossiers élèves, du suivi du parcours de l’élève, du relais des élèves, familles et enseignants,
- La gestion des besoins en ingénierie et matériel (parc instrumental).
- La préparation de la rentrée scolaire,
- La mise en œuvre des programmes pédagogiques et artistiques,
- La gestion des processus d’inscription des nouveaux élèves aux programmes de l’EAIO,
- La gestion de leur intégration, leur accompagnement, la préparation des dossiers élèves, du suivi du parcours de l’élève, du relais des élèves, familles et enseignants,
- La gestion des besoins en ingénierie et matériel (parc instrumental).
Missions / conditions d'exercice
Tronc commun : " ACCUEIL"
- Assurer le bon accueil physique ou téléphonique et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
- Gérer les appels téléphoniques : recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter l'interlocuteur,
- Enregistrer l'ensemble des informations recueillies et les transmettre pour traitement selon les règles établies,
- Assurer la remontée des informations et des dysfonctionnements (faire état à la direction de tout dysfonctionnement pouvant porter préjudice à l'accueil des usagers),
- Participer à la mise en œuvre des actions correctives et préventives.
Tronc commun " SECRETARIAT "
- Assurer la préparation et le suivi des dossiers,
- Préparer et organiser des réunions, des rendez-vous, des formations, des déplacements,
- Réaliser la gestion administrative du courrier (contrôle, affectation, classement, archivage, etc.) et des parapheurs,
- Rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, mail, comptes rendus, rapports, notes etc.),
- Collaborer à la réalisation d'un reporting mensuel,
- Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour),
- Assurer la diffusion et la circulation de l'information en interne et en externe (décisions, notes etc.),
- Saisir des données et numériser des documents,
- Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
Missions " PEDAGOGIQUE ET ARTISTQIUE "
Participer en lien avec le responsable pédagogique et artistique à :
* La préparation de la rentrée scolaire
- Collecte de données et mise en forme des programmes de l'année scolaire N+1,
- Aide à la rédaction et conception de supports de communication (programme, presse ou affiche...), préparation de la mise en ligne des programmes en lien avec la Direction communication du TCO,
- Saisie des plannings, affectation des élèves, formalisation des conventions, saisie des heures d'enseignements, assurer le suivi de la réservation des salles et la bonne affectation des groupes dans les salles.
* La gestion du parcours de l'élève
- Bilan, mise à jour des documents, des dossiers, bases de données etc...,
- Gestion des inscriptions des élèves via la plateforme en ligne et en présentiel, saisie, traitement et suivi en relation avec l'assistante administrative et financière pour la facturation des droits de scolarité,
- Aide à la constitution de dossiers administratifs des élèves et de leur famille, gestion des absences et évaluations.
* La gestion de la mise en œuvre des programmes
- Participer et contribuer à la mise en œuvre du projet d'établissement,
- Aide à la gestion des programmes (suivi des dates de démarrage, taux de remplissage des ateliers, ajustement des plannings, report, annulation de cours, communication auprès des intervenants, des parents, et des élèves ...),
- Assurer la diffusion du projet et l'actualité de l'EAIO auprès des familles,
- Aide à l'organisation et à la planification des stages (organisation, concertation avec les lieux d'accueil, établissement des plannings de stage, établissement et suivi des conventions de ainsi que les évènements ponctuels,
- Aide à l'organisation et à la planification des actions artistiques (programmation, information, etc...),
- Aide à la gestion du parc instrumental et du matériel.
- Assurer le bon accueil physique ou téléphonique et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
- Gérer les appels téléphoniques : recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter l'interlocuteur,
- Enregistrer l'ensemble des informations recueillies et les transmettre pour traitement selon les règles établies,
- Assurer la remontée des informations et des dysfonctionnements (faire état à la direction de tout dysfonctionnement pouvant porter préjudice à l'accueil des usagers),
- Participer à la mise en œuvre des actions correctives et préventives.
Tronc commun " SECRETARIAT "
- Assurer la préparation et le suivi des dossiers,
- Préparer et organiser des réunions, des rendez-vous, des formations, des déplacements,
- Réaliser la gestion administrative du courrier (contrôle, affectation, classement, archivage, etc.) et des parapheurs,
- Rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, mail, comptes rendus, rapports, notes etc.),
- Collaborer à la réalisation d'un reporting mensuel,
- Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour),
- Assurer la diffusion et la circulation de l'information en interne et en externe (décisions, notes etc.),
- Saisir des données et numériser des documents,
- Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
Missions " PEDAGOGIQUE ET ARTISTQIUE "
Participer en lien avec le responsable pédagogique et artistique à :
* La préparation de la rentrée scolaire
- Collecte de données et mise en forme des programmes de l'année scolaire N+1,
- Aide à la rédaction et conception de supports de communication (programme, presse ou affiche...), préparation de la mise en ligne des programmes en lien avec la Direction communication du TCO,
- Saisie des plannings, affectation des élèves, formalisation des conventions, saisie des heures d'enseignements, assurer le suivi de la réservation des salles et la bonne affectation des groupes dans les salles.
* La gestion du parcours de l'élève
- Bilan, mise à jour des documents, des dossiers, bases de données etc...,
- Gestion des inscriptions des élèves via la plateforme en ligne et en présentiel, saisie, traitement et suivi en relation avec l'assistante administrative et financière pour la facturation des droits de scolarité,
- Aide à la constitution de dossiers administratifs des élèves et de leur famille, gestion des absences et évaluations.
* La gestion de la mise en œuvre des programmes
- Participer et contribuer à la mise en œuvre du projet d'établissement,
- Aide à la gestion des programmes (suivi des dates de démarrage, taux de remplissage des ateliers, ajustement des plannings, report, annulation de cours, communication auprès des intervenants, des parents, et des élèves ...),
- Assurer la diffusion du projet et l'actualité de l'EAIO auprès des familles,
- Aide à l'organisation et à la planification des stages (organisation, concertation avec les lieux d'accueil, établissement des plannings de stage, établissement et suivi des conventions de ainsi que les évènements ponctuels,
- Aide à l'organisation et à la planification des actions artistiques (programmation, information, etc...),
- Aide à la gestion du parc instrumental et du matériel.
Profils recherchés
Profil recherché et qualités personnelles
- Bac + 2 dans le domaine administratif et gestion exigé,
- Expérience similaire dans un établissement d'enseignement artistique ou dans le domaine pédagogique et artistique souhaitée,
- Fortes qualités relationnelles,
- Capacité à prendre des initiatives et à s'intégrer dans une équipe,
- Autonomie, dynamisme et réactivité,
- Disponibilité, autonomie, flexibilité,
- Aisance et capacités organisationnelles et méthodologiques,
- Bonne maîtrise des outils informatiques.
- Bac + 2 dans le domaine administratif et gestion exigé,
- Expérience similaire dans un établissement d'enseignement artistique ou dans le domaine pédagogique et artistique souhaitée,
- Fortes qualités relationnelles,
- Capacité à prendre des initiatives et à s'intégrer dans une équipe,
- Autonomie, dynamisme et réactivité,
- Disponibilité, autonomie, flexibilité,
- Aisance et capacités organisationnelles et méthodologiques,
- Bonne maîtrise des outils informatiques.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Candidature à adresser à l'EAIO 100 rue des cardinaux, Plateau Caillou 97460 SAINT-PAUL à l'attention de La Présidente
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.