RESPONSABLE COURRIER ARCHIVES DOCUMENTATION ET REPROGRAPHIE
Offre n° O972250226001071
Publiée le 26/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville, Le Lamentin (Martinique)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Culture >
Patrimoines
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Rédacteur
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Oui
Experience souhaitée
Expert
Descriptif de l'emploi
Le responsable courrier, archives, documentation et reprographie gère les processus liés à l'acheminement, à la gestion, au stockage et à la reproduction des documents au sein d’une organisation. Il veille à la bonne organisation et à l'optimisation des flux d’information, en respectant les normes de sécurité, de confidentialité et de conservation des documents.
Missions / conditions d'exercice
Missions Principales:
M1 : Gestion du Courrier :
- Superviser la réception, le tri et la distribution du courrier entrant et sortant de l’organisation.
-Assurer l'envoi et la gestion des courriers recommandés, des colis, des courriers internes, ainsi que des courriers électroniques.
-Gérer les relations avec les prestataires externes (services postaux, sociétés de messagerie, etc.).
M2 :Gestion des Archives :
-Organiser et mettre en place des systèmes de classement efficaces pour les documents physiques et numériques (création de plans de classement, définition des règles de conservation et d’élimination des documents).
-Superviser la numérisation des documents afin de faciliter leur accès et leur conservation.
-Assurer la gestion de l’archivage électronique et physique en respectant les normes légales et réglementaires relatives à la conservation des documents (ex : durée légale de conservation des documents administratifs, législation sur les archives publiques).
-Mettre en place des procédures de récupération et de destruction des archives obsolètes.
M3: Gestion de la Documentation :
-Organiser et gérer la documentation interne et externe de l’entreprise (rapports, manuels, procédures, documents techniques, etc.).
-Assurer la mise à jour régulière de la documentation, en veillant à ce qu’elle soit accessible à tous les services selon leurs besoins.
-Gérer les outils de gestion documentaire (logiciels de GED – Gestion Électronique des Documents) et former les équipes à leur utilisation.
M4:Gestion de la Reprographie :
-Superviser les services de reprographie (photocopies, impressions, reliure, etc.) en fonction des besoins des différents services.
-Assurer la maintenance et la gestion des équipements de reprographie.
-Gérer les commandes de fournitures (papier, encre, etc.) et organiser le bon fonctionnement des machines (imprimantes, copieurs, scanners).
M5: Gestion des Flux d’Informations :
-Optimiser les flux d’informations au sein de l’organisation en assurant une bonne gestion du courrier, des documents, des archives et des reproductions.
-Proposer des solutions pour améliorer l’efficacité des processus de gestion documentaire et de reproduction.
M6: Veille et Conformité :
-Assurer la veille juridique concernant les obligations légales liées à la gestion des documents (conformité avec le RGPD, la loi sur les archives, etc.).
-Mettre en œuvre des processus conformes aux exigences légales et aux normes internes de l’organisation.
M7: Management et Formation :
-Encadrer une équipe (composée de secrétaires, archivistes, techniciens reprographie, etc.), si nécessaire, et organiser leur travail au quotidien.
-Former le personnel à la gestion documentaire, à l’utilisation des outils de gestion des archives et à la manipulation des équipements de reprographie.
M8: Gestion de la Sécurité et de la Confidentialité :
-Veiller à la confidentialité des documents traités, en particulier les informations sensibles ou confidentielles.
-Mettre en place des protocoles de sécurité concernant l’accès aux archives et à la documentation (accès restreint, verrouillage des documents, etc.).
M1 : Gestion du Courrier :
- Superviser la réception, le tri et la distribution du courrier entrant et sortant de l’organisation.
-Assurer l'envoi et la gestion des courriers recommandés, des colis, des courriers internes, ainsi que des courriers électroniques.
-Gérer les relations avec les prestataires externes (services postaux, sociétés de messagerie, etc.).
M2 :Gestion des Archives :
-Organiser et mettre en place des systèmes de classement efficaces pour les documents physiques et numériques (création de plans de classement, définition des règles de conservation et d’élimination des documents).
-Superviser la numérisation des documents afin de faciliter leur accès et leur conservation.
-Assurer la gestion de l’archivage électronique et physique en respectant les normes légales et réglementaires relatives à la conservation des documents (ex : durée légale de conservation des documents administratifs, législation sur les archives publiques).
-Mettre en place des procédures de récupération et de destruction des archives obsolètes.
M3: Gestion de la Documentation :
-Organiser et gérer la documentation interne et externe de l’entreprise (rapports, manuels, procédures, documents techniques, etc.).
-Assurer la mise à jour régulière de la documentation, en veillant à ce qu’elle soit accessible à tous les services selon leurs besoins.
-Gérer les outils de gestion documentaire (logiciels de GED – Gestion Électronique des Documents) et former les équipes à leur utilisation.
M4:Gestion de la Reprographie :
-Superviser les services de reprographie (photocopies, impressions, reliure, etc.) en fonction des besoins des différents services.
-Assurer la maintenance et la gestion des équipements de reprographie.
-Gérer les commandes de fournitures (papier, encre, etc.) et organiser le bon fonctionnement des machines (imprimantes, copieurs, scanners).
M5: Gestion des Flux d’Informations :
-Optimiser les flux d’informations au sein de l’organisation en assurant une bonne gestion du courrier, des documents, des archives et des reproductions.
-Proposer des solutions pour améliorer l’efficacité des processus de gestion documentaire et de reproduction.
M6: Veille et Conformité :
-Assurer la veille juridique concernant les obligations légales liées à la gestion des documents (conformité avec le RGPD, la loi sur les archives, etc.).
-Mettre en œuvre des processus conformes aux exigences légales et aux normes internes de l’organisation.
M7: Management et Formation :
-Encadrer une équipe (composée de secrétaires, archivistes, techniciens reprographie, etc.), si nécessaire, et organiser leur travail au quotidien.
-Former le personnel à la gestion documentaire, à l’utilisation des outils de gestion des archives et à la manipulation des équipements de reprographie.
M8: Gestion de la Sécurité et de la Confidentialité :
-Veiller à la confidentialité des documents traités, en particulier les informations sensibles ou confidentielles.
-Mettre en place des protocoles de sécurité concernant l’accès aux archives et à la documentation (accès restreint, verrouillage des documents, etc.).
Profils recherchés
Gestion documentaire : Maîtrise des techniques de gestion documentaire et des outils de gestion électronique des documents (GED).
Archivistique : Connaissance des normes et des bonnes pratiques liées à l'archivage (physique et numérique).
Compétences en reprographie : Connaissance des équipements de reprographie et des techniques d’impression.
Organisation : Capacité à organiser et à gérer plusieurs processus simultanément (courrier, archives, documentation, reprographie).
Communication : Bonnes compétences en communication pour interagir avec les différents services de l’organisation et gérer les demandes de manière efficace.
Connaissances en législation : Connaissance des obligations légales en matière de conservation et de gestion des documents (RGPD, lois sur les archives, etc.).
Management : Compétences en gestion d’équipe et en formation du personnel.
Archivistique : Connaissance des normes et des bonnes pratiques liées à l'archivage (physique et numérique).
Compétences en reprographie : Connaissance des équipements de reprographie et des techniques d’impression.
Organisation : Capacité à organiser et à gérer plusieurs processus simultanément (courrier, archives, documentation, reprographie).
Communication : Bonnes compétences en communication pour interagir avec les différents services de l’organisation et gérer les demandes de manière efficace.
Connaissances en législation : Connaissance des obligations légales en matière de conservation et de gestion des documents (RGPD, lois sur les archives, etc.).
Management : Compétences en gestion d’équipe et en formation du personnel.
Contact et modalités de candidature
Contact
0596666888
Informations complémentaires
LETTRE DE MOTIVATION ET CURRICULUM VITAE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.