Assistant ou assistante de direction
Offre n° O971241202001450
Publiée le 02/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place Childéric Trinqueur rue de la République, Baie-Mahault (Guadeloupe)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
06/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Apporter une assistance permanente à la vie professionnelle de la directrice du pôle RGTM en termes
d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers
d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers
Missions / conditions d'exercice
Principales attributions :
• Gérer le secrétariat de la Directrice de pôle :
-gestion de l’agenda
-organisation des réunions (planification, envoi des convocations, réservation de salles, dossiers, déplacements, préparation et suivi des listes d’émargement)
-gestion et suivi des parapheurs
-traitement du courrier
-accueil physique et téléphonique
• Rédiger les comptes-rendus des réunions
• Rédiger des courriers et courriels de simples à complexes
Activités spécifiques:
• Assurer la continuité d’activité du coordonnateur administratif le cas échéant
• Répondre à toute autre demande ponctuelle de la hiérarchie s'inscrivant dans le cadre des missions
• Gérer le secrétariat de la Directrice de pôle :
-gestion de l’agenda
-organisation des réunions (planification, envoi des convocations, réservation de salles, dossiers, déplacements, préparation et suivi des listes d’émargement)
-gestion et suivi des parapheurs
-traitement du courrier
-accueil physique et téléphonique
• Rédiger les comptes-rendus des réunions
• Rédiger des courriers et courriels de simples à complexes
Activités spécifiques:
• Assurer la continuité d’activité du coordonnateur administratif le cas échéant
• Répondre à toute autre demande ponctuelle de la hiérarchie s'inscrivant dans le cadre des missions
Profils recherchés
Compétences techniques
• Solides capacités et qualités rédactionnelles
• Maîtrise de l’orthographe et de la grammaire
• Excellente maîtrise des outils bureautiques
• Maîtrise du logiciel de dématérialisation du courrier
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers
• Rappeler les informations et messages importants
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
• Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
• Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
Compétences transversales
• Aptitudes relationnelles et au travail en équipe
• Fonctionnement, contexte et enjeux de la collectivité
• Application des règles d’hygiène, de santé et de sécurité au travail
• Solides capacités et qualités rédactionnelles
• Maîtrise de l’orthographe et de la grammaire
• Excellente maîtrise des outils bureautiques
• Maîtrise du logiciel de dématérialisation du courrier
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers
• Rappeler les informations et messages importants
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
• Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
• Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
Compétences transversales
• Aptitudes relationnelles et au travail en équipe
• Fonctionnement, contexte et enjeux de la collectivité
• Application des règles d’hygiène, de santé et de sécurité au travail
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.