490- Assistante de direction générale (DGA en charge du Développement) F/H F/H
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O095241029001180
Publiée le 29/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Le Département du Val d'Oise avec 1,1 million d'habitants et 185 communes concilie dynamisme et qualité de vie.
Choisir le Département pour sa carrière, c'est intégrer une collectivité territoriale qui promeut l'innovation et la valorisation des compétences.
Choisir le Département pour sa carrière, c'est intégrer une collectivité territoriale qui promeut l'innovation et la valorisation des compétences.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
2 Avenue du Parc, Cergy (Val-d'Oise)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Placé/e directement sous l’autorité de la Directrice générale adjointe chargée du développement (DGAD), l’assistant/e de direction de la DGAD appartient à un pool de 3 assistant/es de direction qui assurent l’accompagnement des 4 directeurs généraux adjoints (DGA).
L’assistant/e de la DGAD assure à titre principal l’accompagnement de la DGAD (composante majeure) et à titre subsidiaire, la continuité de service pour les 3 autres DGA en tant que de besoin, en remplacement des absences (composante mineure).
L’assistant/e de direction apporte un appui permanent à la directrice générale adjointe en termes d’organisation, de gestion administrative et de suivi des dossiers. Interface relationnelle avec les différents interlocuteurs internes et externes, il ou elle assure également le suivi de certaines procédures transversales. Force de proposition, l’assistant/e de direction fait preuve d’autonomie dans l’exécution de ses tâches, est capable de prioriser ses missions et d’apporter une information hiérarchisée à la directrice générale adjointe. Il/Elle suscitera toute proposition d’amélioration des process transversaux qui peuvent concerner les modes de traitement des notes, courriers, fiches d’éléments intéressant toutes les assistantes de la Direction générale du plateau, en veillant à la cohérence et à leur bonne intégration / appropriation dans les pratiques du quotidien.
Il ou elle anime le réseau des assistant/es de direction des 6 directions opérationnelles de la DGA Développement et définit des procédures administratives efficaces dans ce cadre. Doté de qualités rédactionnelles, il ou elle a la capacité d’effectuer relecture et corrections de forme et de syntaxe des documents soumis à validation par les services.
La Direction générale adjointe en charge du Développement regroupe les 6 directions chargées de mettre en œuvre les politiques publiques Direction de l’Education et des Collèges, Direction de la Culture, Direction des Archives, Direction des Sports, Direction de l’Attractivité, de l’Enseignement Supérieur et du Tourisme et Direction de la Sécurité et des Valeurs Républicaines).
L’assistant/e de la DGAD assure à titre principal l’accompagnement de la DGAD (composante majeure) et à titre subsidiaire, la continuité de service pour les 3 autres DGA en tant que de besoin, en remplacement des absences (composante mineure).
L’assistant/e de direction apporte un appui permanent à la directrice générale adjointe en termes d’organisation, de gestion administrative et de suivi des dossiers. Interface relationnelle avec les différents interlocuteurs internes et externes, il ou elle assure également le suivi de certaines procédures transversales. Force de proposition, l’assistant/e de direction fait preuve d’autonomie dans l’exécution de ses tâches, est capable de prioriser ses missions et d’apporter une information hiérarchisée à la directrice générale adjointe. Il/Elle suscitera toute proposition d’amélioration des process transversaux qui peuvent concerner les modes de traitement des notes, courriers, fiches d’éléments intéressant toutes les assistantes de la Direction générale du plateau, en veillant à la cohérence et à leur bonne intégration / appropriation dans les pratiques du quotidien.
Il ou elle anime le réseau des assistant/es de direction des 6 directions opérationnelles de la DGA Développement et définit des procédures administratives efficaces dans ce cadre. Doté de qualités rédactionnelles, il ou elle a la capacité d’effectuer relecture et corrections de forme et de syntaxe des documents soumis à validation par les services.
La Direction générale adjointe en charge du Développement regroupe les 6 directions chargées de mettre en œuvre les politiques publiques Direction de l’Education et des Collèges, Direction de la Culture, Direction des Archives, Direction des Sports, Direction de l’Attractivité, de l’Enseignement Supérieur et du Tourisme et Direction de la Sécurité et des Valeurs Républicaines).
Missions / conditions d'exercice
Missions spécifiques (DGAD) :
Secrétariat/pilotage de l’agenda :
Gestion de l’agenda de la directrice générale adjointe chargée du Développement
Organisation logistique de réunions, déplacements, séminaires
Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de la DGAD
Rédaction de courriers et d’e-mails
Priorisation des méls reçus et des réponses à envoyer par son DGA
Gestion administrative :
Traitement des courriers arrivée / départ dans le logiciel de courrier Elise V6 et suivi des réponses
Constitution du Dossier du jour de la DGAD
· Coordination et suivi des demandes d’éléments produites par nos directeurs à la demande de la Présidente, des élus ou du Cabinet et relances éventuelles pour transmission dans les délais impartis
Rédaction du compte-rendu de la réunion de direction DGAD et diffusion
Relecture et correction de forme et de syntaxe des documents soumis à la validation de la DGAD
Gestion du logiciel de parapheur dématérialisé IxBus.
Suivi de procédures transversales :
· Coordination des plannings de congés des directeurs et de leurs adjoints
· Coordination de la préparation des campagnes de promotions internes, avancements de grades, médailles du travail, d’évaluation et d’entretiens professionnels etc.
· Coordination, en lien avec les directeurs des documents stratégiques (mise à jour de la feuille de route stratégique, rapport annuel d’activité, rapport développement durable etc).
· Coordination de la préparation des séances de l’Assemblée départementale et de la Commission Permanente (rétroplanning de transmission des rapports et relances, regroupement des Notes au Rapporteur, etc)
· Coordination de la remontée des budgets des 6 directions et planification des rdv préparatoires avec les directeurs
· Centralisation du planning des manifestations et mise à l’agenda
· Suivi des relations aux partenaires dans le cadre des dossiers relevant du pôle DGA dont il/elle relève
Missions transverses (continuité de service) :
Secrétariat/pilotage de l’agenda
Gestion de l’agenda des 3 autres Directeurs généraux adjoints, en tant que de besoin
Organisation logistique de réunions, déplacements, séminaires
Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs
Gestion administrative :
Traitement des courriers arrivée / départ dans le logiciel de courrier
Constitution du Dossier du jour des 3 autres DGA concernés
Coordination et constitution de dossiers à la demande des élus ou du cabinet, dans les délais impartis
Secrétariat/pilotage de l’agenda :
Gestion de l’agenda de la directrice générale adjointe chargée du Développement
Organisation logistique de réunions, déplacements, séminaires
Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de la DGAD
Rédaction de courriers et d’e-mails
Priorisation des méls reçus et des réponses à envoyer par son DGA
Gestion administrative :
Traitement des courriers arrivée / départ dans le logiciel de courrier Elise V6 et suivi des réponses
Constitution du Dossier du jour de la DGAD
· Coordination et suivi des demandes d’éléments produites par nos directeurs à la demande de la Présidente, des élus ou du Cabinet et relances éventuelles pour transmission dans les délais impartis
Rédaction du compte-rendu de la réunion de direction DGAD et diffusion
Relecture et correction de forme et de syntaxe des documents soumis à la validation de la DGAD
Gestion du logiciel de parapheur dématérialisé IxBus.
Suivi de procédures transversales :
· Coordination des plannings de congés des directeurs et de leurs adjoints
· Coordination de la préparation des campagnes de promotions internes, avancements de grades, médailles du travail, d’évaluation et d’entretiens professionnels etc.
· Coordination, en lien avec les directeurs des documents stratégiques (mise à jour de la feuille de route stratégique, rapport annuel d’activité, rapport développement durable etc).
· Coordination de la préparation des séances de l’Assemblée départementale et de la Commission Permanente (rétroplanning de transmission des rapports et relances, regroupement des Notes au Rapporteur, etc)
· Coordination de la remontée des budgets des 6 directions et planification des rdv préparatoires avec les directeurs
· Centralisation du planning des manifestations et mise à l’agenda
· Suivi des relations aux partenaires dans le cadre des dossiers relevant du pôle DGA dont il/elle relève
Missions transverses (continuité de service) :
Secrétariat/pilotage de l’agenda
Gestion de l’agenda des 3 autres Directeurs généraux adjoints, en tant que de besoin
Organisation logistique de réunions, déplacements, séminaires
Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs
Gestion administrative :
Traitement des courriers arrivée / départ dans le logiciel de courrier
Constitution du Dossier du jour des 3 autres DGA concernés
Coordination et constitution de dossiers à la demande des élus ou du cabinet, dans les délais impartis
Profils recherchés
Vous maîtrisez l’outil informatique (pack office : excel, word et ppt) et disposez d’une bonne expression écrite et orale. Autonome, très organisé(e) et rigoureux(se), vous saurez accompagner la directrice générale adjointe en assurant le pilotage quotidien de son agenda et en étant garant du respect des délais de production d’éléments et dossiers par les Directions opérationnelles.
Discret, vous savez vous adapter à des interlocuteurs différents, dans un environnement stratégique.
Ce poste est ouvert aux agents titulaires (rédacteurs territoriaux) ainsi qu’aux contractuels.
Rejoignez-nous !
Discret, vous savez vous adapter à des interlocuteurs différents, dans un environnement stratégique.
Ce poste est ouvert aux agents titulaires (rédacteurs territoriaux) ainsi qu’aux contractuels.
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Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation via le site internet du département : http://www.valdoise.fr/479-nos-offres-d-emplois.htm
Madame la Présidente
Merci de postuler directement sur notre site internet :
https://recrutement-valdoise.fr/admin/vacancy/preview/id/3368/media/1/template/1
Madame la Présidente
Merci de postuler directement sur notre site internet :
https://recrutement-valdoise.fr/admin/vacancy/preview/id/3368/media/1/template/1
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.