Assistant administratif (h/f)
Offre n° O094241104000532
Publiée le 04/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville plurielle, solidaire et dynamique, située aux portes de la capitale sur un territoire en pleine mutation urbaine, desservie par la ligne 7 du métro et la ligne C du RER, Ivry-sur-Seine offre une diversité de services à ses 64 000 habitant·e·s. Incarnée par 1850 agent·e·s, son administration propose plus de 180 métiers, plaçant ainsi la compétence au cœur de ses actions. Un attachement particulier est accordé aux valeurs de vivre ensemble et à un service public de proximité porteur de sens, traduit par le projet 100 % service public ivryen et son indispensable triptyque administration, élu·e·s et habitant·es. N'attendez plus, rejoignez-nous !
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, Esplanade Georges Marrane, Ivry-sur-Seine (Val-de-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Champs d’intervention : Sous la responsabilité du/de la directeur.rice de la santé, l’assistant.e administratif.ive est le/la premier.ère interlocuteur.trice des collaborateurs internes ou externes de la direction. Il/elle maîtrise le mode de fonctionnement de l’environnement territorial. Collaborateur.rice direct.e du/ de la directeur.rice et des médecins directeurs.rice, il/elle est chargé.e de les assister dans la gestion et l’organisation administrative de la direction et est en capacité de préparer, collaborer, prendre en charge des dossiers. Il/elle facilite le travail interne de la direction et le travail transversal au sein des services et de la collectivité. La diversité des questions traitées, des outils utilisés et des interlocuteurs rend ses capacités d’adaptation indispensables.
Missions / conditions d'exercice
Assure l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes/externes
- Suit le courrier et veille aux échéances
-
- Prend en charge la réponse à certaines demandes internes/externes
-
- Assure le suivi administratif des dossiers en cours
-
- Gère l’agenda et établit des plannings de travail
-
- Assure la préparation, rédaction et le suivi des délibérations de la direction
-
- Veille au respect des règles et à la discrétion nécessaire au domaine d’activité
-
- Participe à la diffusion d’informations aux interlocuteurs
-
- Assure le classement des dossiers électronique ou papier…
-
B
Participation à l’organisation de la direction
-
-
- Veille à la diffusion au sein de la direction et auprès des chefs de service des informations transversales, générales ou spécifiques
-
- Transmet des instructions de travail, des informations nécessaires à la gestion et réalisation de dossier en interne et en externe
-
- Rappelle, informe et veille à l’application des règles et procédures internes
-
- Organise le suivi des réunions et établit les comptes-rendus
-
- Assure le suivi des présences et des absences des agent.e.s de la direction et des responsables de service
-
- Veille à la gestion des délais relatifs aux validations
-
- Assure l’organisation des tâches pour la continuité des missions lors des absences
-
C
Participation aux missions et dossiers portés par la direction
-
-
- Est le référent pour certains dossiers
-
- Aide à la préparation et au suivi des dossiers en lien avec le/la directeur.rice et les médecins directeurs.rices
-
- Assure le suivi des décisions des différentes instances
-
- Collabore à la construction d’outils tel que le projet de direction et les projets de service
-
- Suit le courrier et veille aux échéances
-
- Prend en charge la réponse à certaines demandes internes/externes
-
- Assure le suivi administratif des dossiers en cours
-
- Gère l’agenda et établit des plannings de travail
-
- Assure la préparation, rédaction et le suivi des délibérations de la direction
-
- Veille au respect des règles et à la discrétion nécessaire au domaine d’activité
-
- Participe à la diffusion d’informations aux interlocuteurs
-
- Assure le classement des dossiers électronique ou papier…
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B
Participation à l’organisation de la direction
-
-
- Veille à la diffusion au sein de la direction et auprès des chefs de service des informations transversales, générales ou spécifiques
-
- Transmet des instructions de travail, des informations nécessaires à la gestion et réalisation de dossier en interne et en externe
-
- Rappelle, informe et veille à l’application des règles et procédures internes
-
- Organise le suivi des réunions et établit les comptes-rendus
-
- Assure le suivi des présences et des absences des agent.e.s de la direction et des responsables de service
-
- Veille à la gestion des délais relatifs aux validations
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- Assure l’organisation des tâches pour la continuité des missions lors des absences
-
C
Participation aux missions et dossiers portés par la direction
-
-
- Est le référent pour certains dossiers
-
- Aide à la préparation et au suivi des dossiers en lien avec le/la directeur.rice et les médecins directeurs.rices
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- Assure le suivi des décisions des différentes instances
-
- Collabore à la construction d’outils tel que le projet de direction et les projets de service
-
Profils recherchés
Connaissance et maîtrise du fonctionnement des collectivités locales
Connaissance de l’environnement juridique et financier des collectivités
Maîtrise des outils bureautiques
Capacités rédactionnelles
Capacité de synthèse
Diplomatie
Esprit d’initiative et autonomie
Discrétion professionnelle,
Esprit d’équipe,
Pédagogie,
Capacité d’adaptation,
Rigueur et organisation
Connaissance de l’environnement juridique et financier des collectivités
Maîtrise des outils bureautiques
Capacités rédactionnelles
Capacité de synthèse
Diplomatie
Esprit d’initiative et autonomie
Discrétion professionnelle,
Esprit d’équipe,
Pédagogie,
Capacité d’adaptation,
Rigueur et organisation
Contact et modalités de candidature
Contact
0149602508
Informations complémentaires
Rejoignez Ivry-sur-Seine !
Postulez en ligne ou adressez votre CV et votre lettre de motivation à courrier@ivry94.fr.
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.