Assistant de direction (h/f)
Offre n° O094240919000001
Publiée le 19/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
En pleine expansion avec plus de 56.000 habitants, Villejuif profite d'une position stratégique, proche de Paris, de l'aéroport d'Orly, du Marché International de Rungis et bientôt de toute l'Île de France avec ses 2 gares du Grand Paris Express.
Dotée d'équipements médicaux de renommée mondiale (3 ensembles hospitaliers), la ville est tournée vers l'avenir et porte de nombreux projets dont pôle d'excellence international d'innovation thérapeutique Campus Grand Parc.
Dans un cadre de vie agréable avec de nombreux espaces verts, travailler à Villejuif, c'est faire partie d'une communauté de plus de 1.100 agents qui œuvrent chaque jour pour le bien-être des habitants, tout en bénéficiant d'avantages sociaux comme le CNAS, la restauration...
Dotée d'équipements médicaux de renommée mondiale (3 ensembles hospitaliers), la ville est tournée vers l'avenir et porte de nombreux projets dont pôle d'excellence international d'innovation thérapeutique Campus Grand Parc.
Dans un cadre de vie agréable avec de nombreux espaces verts, travailler à Villejuif, c'est faire partie d'une communauté de plus de 1.100 agents qui œuvrent chaque jour pour le bien-être des habitants, tout en bénéficiant d'avantages sociaux comme le CNAS, la restauration...
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 Esplanade Pierre-Yves Cosnier, Villejuif (Val-de-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice du Bureau d’Études Environnement, l’assistant·e de direction lui apporte une aide permanente en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et d’accompagnement du suivi des dossiers transversaux et stratégiques.
Ce poste s’intègre pleinement dans le cadre de l’organisation de la Direction Bureau d’Études Environnement, qui regroupe le service Hygiène et Environnement et les chargés de projets Développement Durable, Mobilité durable et Grands Travaux.
L’assistant·e de direction aura des relations étroites avec le service Hygiène et Environnement de par la gestion du secrétariat du service.
Ce poste s’intègre pleinement dans le cadre de l’organisation de la Direction Bureau d’Études Environnement, qui regroupe le service Hygiène et Environnement et les chargés de projets Développement Durable, Mobilité durable et Grands Travaux.
L’assistant·e de direction aura des relations étroites avec le service Hygiène et Environnement de par la gestion du secrétariat du service.
Missions / conditions d'exercice
En tant qu’assistant·e de direction, vous assurez la gestion de l’accueil téléphonique (réception des appels, orientation et filtrage des demandes, prise et transmission des messages, conseil et orientation des agents et des usagers vers le service compétent), vous assurez l’organisation logistique des réunions (réservation d’un lieu, préparation et envoi des invitations des participants, gestion de la liste des présents, tenue des listings officiels) et exceptionnellement, vous gérez les déplacements de la directrice.
De plus, vous assurez la gestion du secrétariat (traitement du courrier entrant et sortant, parapheurs, agendas, CR de réunions...), vous conseillez les usagers et agents sur les procédures, vous synthétisez et présenter des informations, vous traitez les dossiers et vous saisissez les documents liés à l’activité de la direction (enregistrement et mise à jour de tableaux de bord, suivi budgétaire et comptable, rédaction d’ordres de service…).
Vous prenez des notes et rédigez tous types de courrier administratifs (ex : recherches d’éléments de réponses, etc…).
Vous assistez aux réunions importantes et rédigez de façon réactive des comptes rendus et PV de réunion, vous assurez le suivi du personnel en lien avec la direction des ressources humaines (formations, ordres de mission, congés, maladie…) et vous assurez le tri, classement et l’archivage (papier et numérique) des documents et des informations.
Enfin, vous aurez également des missions spécifiques liées à l’activité de la direction : gestion administrative liée à l'activité du service hygiène et prévention, rédaction des certificats d'hygiène sous contrôle du chef de service, rédaction des convocations et planification des commissions de sécurité en collaboration avec le chef de service hygiène et prévention, mise en place des tableaux de synthèse et d'activité du service hygiène, centralisation et enregistrement des dossiers de l'urbanisme aux services techniques avant instruction.
De plus, vous assurez la gestion du secrétariat (traitement du courrier entrant et sortant, parapheurs, agendas, CR de réunions...), vous conseillez les usagers et agents sur les procédures, vous synthétisez et présenter des informations, vous traitez les dossiers et vous saisissez les documents liés à l’activité de la direction (enregistrement et mise à jour de tableaux de bord, suivi budgétaire et comptable, rédaction d’ordres de service…).
Vous prenez des notes et rédigez tous types de courrier administratifs (ex : recherches d’éléments de réponses, etc…).
Vous assistez aux réunions importantes et rédigez de façon réactive des comptes rendus et PV de réunion, vous assurez le suivi du personnel en lien avec la direction des ressources humaines (formations, ordres de mission, congés, maladie…) et vous assurez le tri, classement et l’archivage (papier et numérique) des documents et des informations.
Enfin, vous aurez également des missions spécifiques liées à l’activité de la direction : gestion administrative liée à l'activité du service hygiène et prévention, rédaction des certificats d'hygiène sous contrôle du chef de service, rédaction des convocations et planification des commissions de sécurité en collaboration avec le chef de service hygiène et prévention, mise en place des tableaux de synthèse et d'activité du service hygiène, centralisation et enregistrement des dossiers de l'urbanisme aux services techniques avant instruction.
Profils recherchés
Vous êtes titulaire du grade d’adjoint administratif ou de rédacteur ou vous possédez une formation de niveau Bac Professionnel secrétariat ou BTS assistante de direction.
Vous possédez des connaissances basiques en organisation et de gestion du temps de travail, en gestion d’un standard téléphonique, en procédures du service, en marchés publics, en comptabilité publique et en règles de fonctionnement et de gestion d’une collectivité locale.
Vous possédez les capacités professionnelles et opérationnelles à pouvoir transmettre clairement des informations, à échanger, à écouter activement, à recevoir des informations et messages tout en respectant une communication orale et écrite de qualité. Vous avez des connaissances sur les principes et usages rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu au sein d’une organisation.
La ville de Villejuif recrute un·e
ASSISTANT·E DE DIRECTION (H/F)
CONTEXTE
Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice du Bureau d’Études Environnement, l’assistant·e de direction lui apporte une aide permanente en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et d’accompagnement du suivi des dossiers transversaux et stratégiques.
Ce poste s’intègre pleinement dans le cadre de l’organisation de la Direction Bureau d’Études Environnement, qui regroupe le service Hygiène et Environnement et les chargés de projets Développement Durable, Mobilité durable et Grands Travaux.
L’assistant·e de direction aura des relations étroites avec le service Hygiène et Environnement de par la gestion du secrétariat du service.
MISSIONS PRINCIPALES
En tant qu’assistant·e de direction, vous assurez la gestion de l’accueil téléphonique (réception des appels, orientation et filtrage des demandes, prise et transmission des messages, conseil et orientation des agents et des usagers vers le service compétent), vous assurez l’organisation logistique des réunions (réservation d’un lieu, préparation et envoi des invitations des participants, gestion de la liste des présents, tenue des listings officiels) et exceptionnellement, vous gérez les déplacements de la directrice.
De plus, vous assurez la gestion du secrétariat (traitement du courrier entrant et sortant, parapheurs, agendas, CR de réunions...), vous conseillez les usagers et agents sur les procédures, vous synthétisez et présenter des informations, vous traitez les dossiers et vous saisissez les documents liés à l’activité de la direction (enregistrement et mise à jour de tableaux de bord, suivi budgétaire et comptable, rédaction d’ordres de service…).
Vous prenez des notes et rédigez tous types de courrier administratifs (ex : recherches d’éléments de réponses, etc…).
Vous assistez aux réunions importantes et rédigez de façon réactive des comptes rendus et PV de réunion, vous assurez le suivi du personnel en lien avec la direction des ressources humaines (formations, ordres de mission, congés, maladie…) et vous assurez le tri, classement et l’archivage (papier et numérique) des documents et des informations.
Enfin, vous aurez également des missions spécifiques liées à l’activité de la direction : gestion administrative liée à l'activité du service hygiène et prévention, rédaction des certificats d'hygiène sous contrôle du chef de service, rédaction des convocations et planification des commissions de sécurité en collaboration avec le chef de service hygiène et prévention, mise en place des tableaux de synthèse et d'activité du service hygiène, centralisation et enregistrement des dossiers de l'urbanisme aux services techniques avant instruction.
PROFIL RECHERCHÉ
Vous êtes titulaire du grade d’adjoint administratif ou de rédacteur ou vous possédez une formation de niveau Bac Professionnel secrétariat ou BTS assistante de direction.
Vous possédez des connaissances basiques en organisation et de gestion du temps de travail, en gestion d’un standard téléphonique, en procédures du service, en marchés publics, en comptabilité publique et en règles de fonctionnement et de gestion d’une collectivité locale.
Vous possédez les capacités professionnelles et opérationnelles à pouvoir transmettre clairement des informations, à échanger, à écouter activement, à recevoir des informations et messages tout en respectant une communication orale et écrite de qualité. Vous avez des connaissances sur les principes et usages rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu au sein d’une organisation.
Vos savoirs faire : utiliser des tableaux de bord et outils de planification et suivi, classer, archiver les pièces et documents, sens de la relation à l’usager (accueil, conseil, transmission d’information, réorientation des personnes, groupes et des publics). Vous savez élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites et répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation efficiente.
Vous savez identifier les informations communicables à autrui en respectant les principes du secret professionnel. Vous savez travailler en équipe / en réseau.
Vos savoir-être et qualités professionnelles : sens des priorités et des responsabilités, réactivité, sens relationnel et de la communication, esprit de synthèse, esprit d’équipe et sens des relations humaines, rigueur et sens de l’organisation et polyvalence.
Vous possédez des connaissances basiques en organisation et de gestion du temps de travail, en gestion d’un standard téléphonique, en procédures du service, en marchés publics, en comptabilité publique et en règles de fonctionnement et de gestion d’une collectivité locale.
Vous possédez les capacités professionnelles et opérationnelles à pouvoir transmettre clairement des informations, à échanger, à écouter activement, à recevoir des informations et messages tout en respectant une communication orale et écrite de qualité. Vous avez des connaissances sur les principes et usages rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu au sein d’une organisation.
La ville de Villejuif recrute un·e
ASSISTANT·E DE DIRECTION (H/F)
CONTEXTE
Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice du Bureau d’Études Environnement, l’assistant·e de direction lui apporte une aide permanente en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et d’accompagnement du suivi des dossiers transversaux et stratégiques.
Ce poste s’intègre pleinement dans le cadre de l’organisation de la Direction Bureau d’Études Environnement, qui regroupe le service Hygiène et Environnement et les chargés de projets Développement Durable, Mobilité durable et Grands Travaux.
L’assistant·e de direction aura des relations étroites avec le service Hygiène et Environnement de par la gestion du secrétariat du service.
MISSIONS PRINCIPALES
En tant qu’assistant·e de direction, vous assurez la gestion de l’accueil téléphonique (réception des appels, orientation et filtrage des demandes, prise et transmission des messages, conseil et orientation des agents et des usagers vers le service compétent), vous assurez l’organisation logistique des réunions (réservation d’un lieu, préparation et envoi des invitations des participants, gestion de la liste des présents, tenue des listings officiels) et exceptionnellement, vous gérez les déplacements de la directrice.
De plus, vous assurez la gestion du secrétariat (traitement du courrier entrant et sortant, parapheurs, agendas, CR de réunions...), vous conseillez les usagers et agents sur les procédures, vous synthétisez et présenter des informations, vous traitez les dossiers et vous saisissez les documents liés à l’activité de la direction (enregistrement et mise à jour de tableaux de bord, suivi budgétaire et comptable, rédaction d’ordres de service…).
Vous prenez des notes et rédigez tous types de courrier administratifs (ex : recherches d’éléments de réponses, etc…).
Vous assistez aux réunions importantes et rédigez de façon réactive des comptes rendus et PV de réunion, vous assurez le suivi du personnel en lien avec la direction des ressources humaines (formations, ordres de mission, congés, maladie…) et vous assurez le tri, classement et l’archivage (papier et numérique) des documents et des informations.
Enfin, vous aurez également des missions spécifiques liées à l’activité de la direction : gestion administrative liée à l'activité du service hygiène et prévention, rédaction des certificats d'hygiène sous contrôle du chef de service, rédaction des convocations et planification des commissions de sécurité en collaboration avec le chef de service hygiène et prévention, mise en place des tableaux de synthèse et d'activité du service hygiène, centralisation et enregistrement des dossiers de l'urbanisme aux services techniques avant instruction.
PROFIL RECHERCHÉ
Vous êtes titulaire du grade d’adjoint administratif ou de rédacteur ou vous possédez une formation de niveau Bac Professionnel secrétariat ou BTS assistante de direction.
Vous possédez des connaissances basiques en organisation et de gestion du temps de travail, en gestion d’un standard téléphonique, en procédures du service, en marchés publics, en comptabilité publique et en règles de fonctionnement et de gestion d’une collectivité locale.
Vous possédez les capacités professionnelles et opérationnelles à pouvoir transmettre clairement des informations, à échanger, à écouter activement, à recevoir des informations et messages tout en respectant une communication orale et écrite de qualité. Vous avez des connaissances sur les principes et usages rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu au sein d’une organisation.
Vos savoirs faire : utiliser des tableaux de bord et outils de planification et suivi, classer, archiver les pièces et documents, sens de la relation à l’usager (accueil, conseil, transmission d’information, réorientation des personnes, groupes et des publics). Vous savez élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites et répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation efficiente.
Vous savez identifier les informations communicables à autrui en respectant les principes du secret professionnel. Vous savez travailler en équipe / en réseau.
Vos savoir-être et qualités professionnelles : sens des priorités et des responsabilités, réactivité, sens relationnel et de la communication, esprit de synthèse, esprit d’équipe et sens des relations humaines, rigueur et sens de l’organisation et polyvalence.
Contact et modalités de candidature
Contact
0145592000
Informations complémentaires
Position dans l’organigramme
Direction générale : Direction Déléguée des Services Techniques
Direction : Bureau d’Études Environnement
Partenaire en interne
Maire et élus, administrés, direction générale, directeurs de services, SAP, utilisateurs des équipements, agents de la Ville.
Relations fréquentes : la SADEV, L’EPT Grand Orly Seine-Bièvre, la Société du grand Projet, la Métropole du grand Paris, Conseil départemental, concessionnaires, architectes, bureaux d’études et prestataires de services, entreprises des bâtiments et travaux publics
Avantages
(*sous conditions)
• Régime indemnitaire
• Prime annuelle de 1600€
• Participation employeur aux frais de transport et mutuelles santé.
• Adhésion au C.N.A.S*
• Forfait mobilités durables*
• Sport pour les agents*
Temps de travail
Rythme de travail au choix entre :
37h30 (25 CA et 15 RTT) 38h00 (25 CA et 18 RTT) 38h30 (25 CA et 20 RTT)
Lieu de travail
Pôle technique, Centre technique Municipal
89 Rue Ambroise Croisat
94800 Villejuif
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Par internet :
https://mon.villejuif.fr/la-mairie-recrute/
ou par voie postale
Esplanade Pierre Yves Cosnier
94800 VILLEJUIF
Direction générale : Direction Déléguée des Services Techniques
Direction : Bureau d’Études Environnement
Partenaire en interne
Maire et élus, administrés, direction générale, directeurs de services, SAP, utilisateurs des équipements, agents de la Ville.
Relations fréquentes : la SADEV, L’EPT Grand Orly Seine-Bièvre, la Société du grand Projet, la Métropole du grand Paris, Conseil départemental, concessionnaires, architectes, bureaux d’études et prestataires de services, entreprises des bâtiments et travaux publics
Avantages
(*sous conditions)
• Régime indemnitaire
• Prime annuelle de 1600€
• Participation employeur aux frais de transport et mutuelles santé.
• Adhésion au C.N.A.S*
• Forfait mobilités durables*
• Sport pour les agents*
Temps de travail
Rythme de travail au choix entre :
37h30 (25 CA et 15 RTT) 38h00 (25 CA et 18 RTT) 38h30 (25 CA et 20 RTT)
Lieu de travail
Pôle technique, Centre technique Municipal
89 Rue Ambroise Croisat
94800 Villejuif
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Par internet :
https://mon.villejuif.fr/la-mairie-recrute/
ou par voie postale
Esplanade Pierre Yves Cosnier
94800 VILLEJUIF
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.