MISSIONS
Au sein du cabinet de Madame la maire et sous la responsabilité du directeur de la communication et de la proximité, l’assistant.e de direction contribue activement à l’efficacité administrative et organisationnelle du service ainsi qu’à la diffusion des supports. Il/elle est associé.e à la réflexion des actions de communication déployées et se positionne comme force de proposition auprès du directeur. L’assistant.e de direction est amené.e à collaborer avec de nombreux interlocuteurs en interne et en externe. Il agit comme facilitateur de l’activité de la direction.

Participer à la production de contenu :
Apporter son soutien sur la coordination éditoriale de certains supports tels que des plaquettes ou des guides, en lien avec la chargée de communication éditoriale : collecter des informations auprès des services, les hiérarchiser et les vérifier.
Prendre en charge la réalisation des contenus des documents protocolaires (invitations...), en lien avec la chefferie de cabinet.

Participer à la réalisation du magazine et assurer sa diffusion :
Veiller à l’exactitude orthographique et typographique des contenus éditoriaux des supports de communication, et plus particulièrement des articles du magazine municipal en lien avec le rédacteur en chef.
Prendre en charge le projet d’agenda du magazine municipal dans le cadre de sa refonte et assurer l’écriture de brèves en cas de besoins.
Gérer le planning des photographes en lien avec le rédacteur en chef.
Assurer le contrôle des vacations ou des facturations des journalistes missionnés.
Contrôler les parutions des annonces publicitaires.
Participer à l’archivage des photos sur le serveur et sur Keepeek en proposant une nomenclature pertinente.

Optimiser la diffusion des documents de communication en interne comme en externe :
Réceptionner les livraisons (bons de livraison), répartir et transmettre les documents aux afficheurs, contrôler leur mise en place sur les présentoirs ou leur affichage sur panneaux.
Elaborer un document recensant tous les lieux de diffusion de la ville et permettant la réalisation de plans de diffusion différenciés pour chaque campagne de communication.
Mener une étude sur les espaces d’information des structures municipales (accessibilité, pertinence du mobilier…) en vue de proposer des recommandations en lien avec le directeur de la communication et la DGA en charge de la relation avec les usagers (renouvellement des présentoirs, gestion des espaces…).

Assurer le suivi budgétaire de la direction de la communication :
Numériser les devis, les archiver, les qualifier et les soumettre pour signature au directeur de la communication et de la proximité.
Engager les bons de commande, vérifier et liquider les factures.
Elaborer un rapport d’activité budgétaire annuel de la direction en lien avec le gestionnaire comptable et le directeur de la communication et de la proximité rendant compte du niveau de dépenses par services et/ou actions de communication.
Assister le directeur dans l’élaboration des marchés publics.

Administrer le quotidien :
Réserver des salles, organiser une réunion, préparer un événement interne à la direction.
Assurer la gestion des appels téléphoniques en cas d’absences du directeur et filtrer les demandes en fonction des priorités et du degré d’urgence.
Evaluer et gérer les stocks des documents de communication et assurer le réapprovisionnement de façon proactive.
Proposer des indicateurs de suivi sur la gestion des stocks et la diffusion des supports auprès des services.
Commande et gestion des fournitures pour l’ensemble des collaborateurs.
Assurer la bonne tenue de l’archivage des documents RH non confidentiels de l’équipe (formation, télétravail, convocation aux entretiens annuels…)