Des responsables de service adjoint - Référents administratifs - EX 1265-15001-15003-15004-15005
Offre n° O093250107001105
Publiée le 07/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
À proximité immédiate de Paris, idéalement desservie en transports en commun (ligne de métro, bus, RER C), la Région s'est installée dans l'éco-quartier des Docks de Saint-Ouen offrant ainsi un environnement de travail innovant : bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services, avec un mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Lieu de travail
2, rue Simone Veil, Saint-Ouen-sur-Seine (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
10/03/2025
Date limite de candidature
08/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Nombre de postes
5
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Gestion des ressources humaines >
Ressources humaines, statut et rémunération
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché principal
Attaché hors classe
Ingénieur
Ingénieur principal
Ingénieur hors classe
Attaché principal
Attaché hors classe
Ingénieur
Ingénieur principal
Ingénieur hors classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Descriptif de l'emploi
Le responsable de service adjoint (administratif) est placé sous la responsabilité du responsable de service de la DPM. Il assure la coordination administrative et la liaison entre les équipes opérationnelles de la DPM et le service marchés publics » de la DPBC, garantissant ainsi la fluidité des échanges, le bon avancement global, la cohérence des commandes, la bonne exécution des marchés, l’appui interne aux opérationnels. Il est le garant de la continuité et de la qualité du volet administratif et financier sur l’ensemble de l’activité du service.
Missions / conditions d'exercice
MISSION 1 : pilotage d’un portefeuille de projets/opérations
1.1. Assurer le bon avancement global opérationnel des projets, en lien avec la chaine de commande
1.2. Pilotage budgétaire des opérations du service dans le respect des enveloppes allouées
1.3. Interlocuteur externe, pour les autres directions, sur des questions ou arbitrages spécifiques liés à une commande à passer ou une commande en cours d’exécution
1.4. Synthèse de l’activité, tenue des tableaux de reporting, retours d’expérience
1.5. Assurer la prise en compte de l’ensemble des acteurs intervenant sur un projet ou une opération (interne et externe à la Région)
MISSION 2 : accompagnement administratif et juridique des ingénieurs et techniciens
2.1. Vision et planification : Apporter une vision « projet » en anticipant les besoins et en aidant à construire, en lien avec la DPBC et PMAJI, des solutions contractuelles opérationnelles
2.2. Assurer la coordination globale des besoins de commandes et une coordination efficace avec la mission marchés publics de la DPBC (passation coordonnée des commandes, suivi des circuits de signature, relance des valideurs…).
2.3. Appuyer les équipes techniques sur les projets complexes en particulier
2.4. Apporter conseil et assistance en matière administrative au regard du besoin exprimé par les opérationnels.
2.5. Capitaliser les retours d’expérience, participer au retour d’expérience sur l’exécution des marchés
2.6. Suivre l’avancement des procédures administratives et juridiques spécifiques, en lien avec les directions concernées
2.7. Assurer un pilotage de proximité auprès des techniciens et ingénieurs, sur les aspects administratifs et contractuels
2.8. Piloter l’avancement opérationnel des contentieux, appuyer les équipes sur les mises en demeure, constats de carence, etc
MISSION 3 : réalisation du contrôle qualité
3.1. Conseiller les opérationnels en cas d’interrogations sur les procédures métier et outil à respecter, en lien avec les directions support
3.2. Piloter la production des services faits et leur qualité
3.3. S’assurer de la conformité des actes administratifs produits dans Marco par les opérationnels, suivre les délais.
3.4. Prioriser les opérations sensibles et réaliser les contrôles de premier niveau sur la qualité des actes d'exécution de la direction
3.5. Assurer la qualité des imputations budgétaires
3.6. Pour l’adjoint rattaché au SEPIM : mêmes missions pour 3 services (SEPIM, service énergie et SAP) ainsi que coordination transverse des 5 adjoints et reporting transverse
1.1. Assurer le bon avancement global opérationnel des projets, en lien avec la chaine de commande
1.2. Pilotage budgétaire des opérations du service dans le respect des enveloppes allouées
1.3. Interlocuteur externe, pour les autres directions, sur des questions ou arbitrages spécifiques liés à une commande à passer ou une commande en cours d’exécution
1.4. Synthèse de l’activité, tenue des tableaux de reporting, retours d’expérience
1.5. Assurer la prise en compte de l’ensemble des acteurs intervenant sur un projet ou une opération (interne et externe à la Région)
MISSION 2 : accompagnement administratif et juridique des ingénieurs et techniciens
2.1. Vision et planification : Apporter une vision « projet » en anticipant les besoins et en aidant à construire, en lien avec la DPBC et PMAJI, des solutions contractuelles opérationnelles
2.2. Assurer la coordination globale des besoins de commandes et une coordination efficace avec la mission marchés publics de la DPBC (passation coordonnée des commandes, suivi des circuits de signature, relance des valideurs…).
2.3. Appuyer les équipes techniques sur les projets complexes en particulier
2.4. Apporter conseil et assistance en matière administrative au regard du besoin exprimé par les opérationnels.
2.5. Capitaliser les retours d’expérience, participer au retour d’expérience sur l’exécution des marchés
2.6. Suivre l’avancement des procédures administratives et juridiques spécifiques, en lien avec les directions concernées
2.7. Assurer un pilotage de proximité auprès des techniciens et ingénieurs, sur les aspects administratifs et contractuels
2.8. Piloter l’avancement opérationnel des contentieux, appuyer les équipes sur les mises en demeure, constats de carence, etc
MISSION 3 : réalisation du contrôle qualité
3.1. Conseiller les opérationnels en cas d’interrogations sur les procédures métier et outil à respecter, en lien avec les directions support
3.2. Piloter la production des services faits et leur qualité
3.3. S’assurer de la conformité des actes administratifs produits dans Marco par les opérationnels, suivre les délais.
3.4. Prioriser les opérations sensibles et réaliser les contrôles de premier niveau sur la qualité des actes d'exécution de la direction
3.5. Assurer la qualité des imputations budgétaires
3.6. Pour l’adjoint rattaché au SEPIM : mêmes missions pour 3 services (SEPIM, service énergie et SAP) ainsi que coordination transverse des 5 adjoints et reporting transverse
Profils recherchés
Compétences techniques
• Conseiller les opérationnels en cas d’interrogations sur les procédures métier et outil à respecter, en lien avec les directions support
• Piloter la production des services faits et leur qualité
• S’assurer de la conformité des actes administratifs produits dans Marco par les opérationnels, suivre les délais.
• Prioriser les opérations sensibles et réaliser les contrôles de premier niveau sur la qualité des actes d'exécution de la direction
• Assurer la qualité des imputations budgétaires
• Pour l’adjoint rattaché au SEPIM : mêmes missions pour 3 services (SEPIM, service énergie et SAP) ainsi que coordination transverse des 5 adjoints et reporting transverse
Compétences relationnelles
• Aptitude à la communication et à la coordination entre différents pôles (PFIN et PMAJI) et directions (DPBC)
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaires, techniques et administratives
• Sens du relationnel et du travail en réseau
Compétences transverses
• Sens de l’organisation et gestion des priorités
• Capacité de synthèse
• Rigueur et précision dans le travail administratif
• Autonomie et proactivité
• Conseiller les opérationnels en cas d’interrogations sur les procédures métier et outil à respecter, en lien avec les directions support
• Piloter la production des services faits et leur qualité
• S’assurer de la conformité des actes administratifs produits dans Marco par les opérationnels, suivre les délais.
• Prioriser les opérations sensibles et réaliser les contrôles de premier niveau sur la qualité des actes d'exécution de la direction
• Assurer la qualité des imputations budgétaires
• Pour l’adjoint rattaché au SEPIM : mêmes missions pour 3 services (SEPIM, service énergie et SAP) ainsi que coordination transverse des 5 adjoints et reporting transverse
Compétences relationnelles
• Aptitude à la communication et à la coordination entre différents pôles (PFIN et PMAJI) et directions (DPBC)
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaires, techniques et administratives
• Sens du relationnel et du travail en réseau
Compétences transverses
• Sens de l’organisation et gestion des priorités
• Capacité de synthèse
• Rigueur et précision dans le travail administratif
• Autonomie et proactivité
Contact et modalités de candidature
Contact
0153855385
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation via le site Internet www.iledefrance.fr Rubrique Offres d'emploi Référence n°
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.