Assistant de direction (h/f)
Offre n° O092241203001057
Publiée le 03/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Chef de file de l'action sociale, le Département agit pour l'intérêt général en accompagnant ses habitants à chaque âge de la vie et en protégeant les publics vulnérables. Il intervient dans le domaine des collèges, favorise l'accès à la culture et au sport pour tous. La collectivité place également la transition écologique au coeur de son action : nos collaborateurs agissent, au quotidien, pour la préservation de l'environnement et l'amélioration du cadre de vie des Alto-Séquanais. Le Département porte des projets majeurs : Musée du Grand siècle, développement du tramway et plan vélo, rénovation énergétique et végétalisation des collèges, modernisation des équipements sportifs.
Le Département place au coeur de ses engagements employeur l'épanouissement de ses agents et le respect de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Rejoindre le Département des Hauts-de-Seine, c'est faire le choix d'une collectivité de 4 700 agents représentant plus de 150 métiers, où il fait bon travailler en bénéficiant :
- de beaux projets pour construire l'avenir du Département
- d'un cadre de travail moderne et propice au bien être
- d'une organisation du travail pour un équilibre vie pro/vie perso
- d'une politique salariale attractive
- d'opportunités de carrière et de formation pour évoluer
- d'un soutien à la parentalité
Et si, vous aussi, vous conciliiez épanouissement et projets professionnels ?
Le Département place au coeur de ses engagements employeur l'épanouissement de ses agents et le respect de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Rejoindre le Département des Hauts-de-Seine, c'est faire le choix d'une collectivité de 4 700 agents représentant plus de 150 métiers, où il fait bon travailler en bénéficiant :
- de beaux projets pour construire l'avenir du Département
- d'un cadre de travail moderne et propice au bien être
- d'une organisation du travail pour un équilibre vie pro/vie perso
- d'une politique salariale attractive
- d'opportunités de carrière et de formation pour évoluer
- d'un soutien à la parentalité
Et si, vous aussi, vous conciliiez épanouissement et projets professionnels ?
Site web de l'employeur
Lieu de travail
57 rue des Longues Raies, Nanterre (Hauts-de-Seine)
Poste à pourvoir le
01/06/2025
Date limite de candidature
01/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction de la Culture recherche un/e Assistant(e) de Direction afin d'assister la direction de la maison de Chateaubriand (directrice et directrice déléguée aux publics, à la valorisation et aux ressources transverses) dans son organisation et ses missions.
Votre rattachement :
La Direction de la Culture est composée de six services et emploie 170 collaborateurs. Elle pilote la politique culturelle définie par le Président du Département et les élus. Au sein de la Vallée de la Culture, elle agit selon deux axes structurants : une action de maillage territorial dense et une politique de valorisation patrimoniale ambitieuse. Elle est chargée d'élaborer et de mettre en œuvre une politique culturelle à la fois variée, exigeante et accessible à tous les publics, et particulièrement aux jeunes : à travers les établissements départementaux : deux musées de France - le Musée du Domaine Départemental de Sceaux et le Musée Départemental Albert-Kahn, une maison d'écrivain, la Maison de Chateaubriand, mais aussi La Seine Musicale, le Jardin des métiers d'Art et du Design, la Tour aux Figures, ou le Fonds Départemental d'Art Contemporain. Elle accompagne des initiatives structurantes du territoire et mène une action moteur en faveur de l'éducation artistique et culturelle. Les activités supports sont réparties entre un service administratif et une unité dédiée à la promotion et la médiation numérique de la Direction.
En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d'une collectivité territoriale solidaire et innovante.
Votre rattachement :
La Direction de la Culture est composée de six services et emploie 170 collaborateurs. Elle pilote la politique culturelle définie par le Président du Département et les élus. Au sein de la Vallée de la Culture, elle agit selon deux axes structurants : une action de maillage territorial dense et une politique de valorisation patrimoniale ambitieuse. Elle est chargée d'élaborer et de mettre en œuvre une politique culturelle à la fois variée, exigeante et accessible à tous les publics, et particulièrement aux jeunes : à travers les établissements départementaux : deux musées de France - le Musée du Domaine Départemental de Sceaux et le Musée Départemental Albert-Kahn, une maison d'écrivain, la Maison de Chateaubriand, mais aussi La Seine Musicale, le Jardin des métiers d'Art et du Design, la Tour aux Figures, ou le Fonds Départemental d'Art Contemporain. Elle accompagne des initiatives structurantes du territoire et mène une action moteur en faveur de l'éducation artistique et culturelle. Les activités supports sont réparties entre un service administratif et une unité dédiée à la promotion et la médiation numérique de la Direction.
En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d'une collectivité territoriale solidaire et innovante.
Missions / conditions d'exercice
Administration générale :
- Assurer l'accueil téléphonique de la direction et la gestion des mails.
- Gestion du courrier physique (réception, ouverture, tri, enregistrement, envoi).
- Assurer l'interface avec l'assistante de la directrice de la Culture.
- Commande du matériel informatique et de communication pour les nouveaux arrivants.
- Commande et gestion du stock des fournitures de bureau.
- Mettre à jour la base de données de contacts.
Assister la direction de la maison de Chateaubriand dans son organisation et ses missions :
- Gérer l'agenda, organiser et préparer les rendez-vous et réunions (proposition d'ordre du jour, constitution des fonds de dossier, transmission des besoins logistiques).
- Organiser les déplacements et missions de la direction.
- Assurer le suivi des fiches rendez-vous et des fiches projet.
- Assurer ou coordonner la transmission de documents, ouvrages, éditions de la maison auprès de la direction de la Cultre, des services du Département et des partenaires.
- Participer aux réunions en cas de besoin, établir les relevés de décision et comptes rendus, le suivi et la synthèse des actions réalisées.
- Assurer l'accueil physique et gérer les appels téléphoniques : point d'entrée de la direction pour tout sujet institutionnel, renseigner et orienter les interlocuteurs vers les agents concernés.
- Assurer l'interface entre les agents et la direction.
- Rédiger et mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, tableaux de suivi, Powerpoints).
- Contrôler et relire les parapheurs, en assurer le suivi.
- En tant que de besoin, assurer le suivi de dossiers.
Coordonner la production et la circulation de l'information et du reporting, assurer le suivi des circuits de validation interne et externe :
- Centraliser la mise à jour du calendrier des instances du Conseil départemental (en particulier commission permanente, comité emploi, comité technique, etc.), veiller au respect des délais de soumission, en assurer le suivi (mise en signature, notifications, mise à jour des tableaux de suivi).
- Assurer le suivi des courriers (physiques et dématérialisés) et veiller au respect des délais de réponse.
- Assurer la diffusion à l'équipe de la maison des informations d'intérêt général ou spécifiques.
- Concourir au reporting d'activité : coordonner, mettre en forme et diffuser les tableaux de bord et les rapports d'activités du service, ou la contribution du service à ceux de la direction de la culture / du pôle.
- Classer et archiver
- Assurer l'accueil téléphonique de la direction et la gestion des mails.
- Gestion du courrier physique (réception, ouverture, tri, enregistrement, envoi).
- Assurer l'interface avec l'assistante de la directrice de la Culture.
- Commande du matériel informatique et de communication pour les nouveaux arrivants.
- Commande et gestion du stock des fournitures de bureau.
- Mettre à jour la base de données de contacts.
Assister la direction de la maison de Chateaubriand dans son organisation et ses missions :
- Gérer l'agenda, organiser et préparer les rendez-vous et réunions (proposition d'ordre du jour, constitution des fonds de dossier, transmission des besoins logistiques).
- Organiser les déplacements et missions de la direction.
- Assurer le suivi des fiches rendez-vous et des fiches projet.
- Assurer ou coordonner la transmission de documents, ouvrages, éditions de la maison auprès de la direction de la Cultre, des services du Département et des partenaires.
- Participer aux réunions en cas de besoin, établir les relevés de décision et comptes rendus, le suivi et la synthèse des actions réalisées.
- Assurer l'accueil physique et gérer les appels téléphoniques : point d'entrée de la direction pour tout sujet institutionnel, renseigner et orienter les interlocuteurs vers les agents concernés.
- Assurer l'interface entre les agents et la direction.
- Rédiger et mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, tableaux de suivi, Powerpoints).
- Contrôler et relire les parapheurs, en assurer le suivi.
- En tant que de besoin, assurer le suivi de dossiers.
Coordonner la production et la circulation de l'information et du reporting, assurer le suivi des circuits de validation interne et externe :
- Centraliser la mise à jour du calendrier des instances du Conseil départemental (en particulier commission permanente, comité emploi, comité technique, etc.), veiller au respect des délais de soumission, en assurer le suivi (mise en signature, notifications, mise à jour des tableaux de suivi).
- Assurer le suivi des courriers (physiques et dématérialisés) et veiller au respect des délais de réponse.
- Assurer la diffusion à l'équipe de la maison des informations d'intérêt général ou spécifiques.
- Concourir au reporting d'activité : coordonner, mettre en forme et diffuser les tableaux de bord et les rapports d'activités du service, ou la contribution du service à ceux de la direction de la culture / du pôle.
- Classer et archiver
Profils recherchés
- Adjoint administratif territorial titulaire, ou à défaut contractuel issu d'une formation supérieure de niveau BEP/CAP ou équivalent (Article L332-14 du Code général de la fonction publique)
-Connaissance du fonctionnement des collectivités locales
-Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
-Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Gec Flower, Cléo, Octime, Neeva, Eudonet)
-Connaissance des techniques de classement et d'archivage
-Savoir travailler en équipe
-Savoir gérer les urgences
-Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
-Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, qualités rédactionnelles
-Élaborer des tableaux de bord
-Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
-Rigueur et organisation
-Polyvalence
-Discrétion et confidentialité
-Sens des relations humaines
-Initiative et esprit de synthèse
-Autonomie
-Connaissance du fonctionnement des collectivités locales
-Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
-Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Gec Flower, Cléo, Octime, Neeva, Eudonet)
-Connaissance des techniques de classement et d'archivage
-Savoir travailler en équipe
-Savoir gérer les urgences
-Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
-Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, qualités rédactionnelles
-Élaborer des tableaux de bord
-Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
-Rigueur et organisation
-Polyvalence
-Discrétion et confidentialité
-Sens des relations humaines
-Initiative et esprit de synthèse
-Autonomie
Contact et modalités de candidature
Contact
0806000092
Informations complémentaires
Postulez en ligne sur le site https://recrutement.hauts-de-seine.fr/
Adresse de l'employeur
Département des Hauts-de-Seine
>57 rue des Longues Raies
92731 NANTERRE CEDEX
>57 rue des Longues Raies
92731 NANTERRE CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.