Gestionnaire du syndic (h/f)
Offre n° O092241008001416
Publiée le 08/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Située à huit kilomètres à l'ouest de Paris, dans le département des Hauts-de-Seine, Rueil-Malmaison est la commune la plus étendue du département avec ses 1470 hectares et compte 80000 habitants.
Elle bénéficie d'une situation privilégiée avec ses 520 hectares d'espaces verts et sa proximité avec le quartier d'affaires de la défense.
Elle bénéficie d'une situation privilégiée avec ses 520 hectares d'espaces verts et sa proximité avec le quartier d'affaires de la défense.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 13 boulevard Foch, Rueil-Malmaison (Hauts-de-Seine)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
CDD de 1 an
Mission(s) : Le gestionnaire administratif intervient quotidiennement auprès des membres de la direction au titre de l'activité du Syndic. Il en assure sa gestion administrative en préparant des dossiers, en instruisant des demandes individuelles et en notifiant les décisions rendues. Il devra par ailleurs épauler sa direction dans le projet de dématérialisation du service du Syndic.
Mission(s) : Le gestionnaire administratif intervient quotidiennement auprès des membres de la direction au titre de l'activité du Syndic. Il en assure sa gestion administrative en préparant des dossiers, en instruisant des demandes individuelles et en notifiant les décisions rendues. Il devra par ailleurs épauler sa direction dans le projet de dématérialisation du service du Syndic.
Missions / conditions d'exercice
Assurer l'interface et la coordination avec les différents interlocuteurs du Syndic :
-Filtrer les appels téléphoniques
-Renseigner les interlocuteurs
Gestion et organisation administrative des différentes taches inhérentes au Syndic :
- Instruire les demandes individuelles des différents interlocuteurs du Syndic (particuliers, entreprises, associations, services Mairie)
- Établir et suivre les conventions en lien avec les occupations des salles municipales par les associations.
- Assurer le lien avec les services municipaux pour répondre aux besoins des interlocuteurs
- Établir les conventions et les règlements intérieurs pour l'utilisation des salles et du matériel
- Suivi des travaux sur les salles en lien avec les services techniques
- Prendre en charge de manière autonome certaines activités liées au bon fonctionnement du service
- Suivi du registre de sécurité des différentes salles du Syndic
Planifier, organiser, et assurer le suivi des réunions des instances décisionnelles :
- Animation et conduite de réunions, compte-rendu, suivis des dossiers
- Préparer et suivre les différentes étapes en lien avec la préparation des éléments tarifaires pour le vote au CM
Suivi et veille des congés du personnel intervenant dans les salles du Syndic :
- Suivi des congés et récupérations des gardiens de salles
- Suivi des feuilles d'heures des intervenants dans les différentes salles (heures de ménage)
Organiser les aspects logistiques des salles du Syndic :
- Préparer les besoins en matériel en prévision de la préparation du budget annuel fonctionnel
- Interventions ponctuelles sur les sites extérieurs gérés par le Syndic
- Suivre les demandes d'intervention émanant des différents interlocuteurs (associations, particuliers, entreprises, services)
- Assurer le suivi des commandes de fonctionnement (produits d'entretiens, etc...)
Produire les restitutions statistiques se rapportant à l'activité du Syndic:
- Statistiques mensuelles et annuelles des recettes
- Statistiques annuelles du nombre de location par salle
- Toutes statistiques permettant à la direction de prendre des décisions dans la mise en location des salles du Syndic
- Suivi du classement et de l'archivage des dossiers
Organiser l'activité de la Régie :
- Encaisser les chèques et numéraires, décompter les chèques et la monnaie, tenir à jour le carnet de souche des recettes, se déplacer au trésor public
-Tenir les comptabilités associées aux opérations et en rendre compte auprès du comptable public.
-Filtrer les appels téléphoniques
-Renseigner les interlocuteurs
Gestion et organisation administrative des différentes taches inhérentes au Syndic :
- Instruire les demandes individuelles des différents interlocuteurs du Syndic (particuliers, entreprises, associations, services Mairie)
- Établir et suivre les conventions en lien avec les occupations des salles municipales par les associations.
- Assurer le lien avec les services municipaux pour répondre aux besoins des interlocuteurs
- Établir les conventions et les règlements intérieurs pour l'utilisation des salles et du matériel
- Suivi des travaux sur les salles en lien avec les services techniques
- Prendre en charge de manière autonome certaines activités liées au bon fonctionnement du service
- Suivi du registre de sécurité des différentes salles du Syndic
Planifier, organiser, et assurer le suivi des réunions des instances décisionnelles :
- Animation et conduite de réunions, compte-rendu, suivis des dossiers
- Préparer et suivre les différentes étapes en lien avec la préparation des éléments tarifaires pour le vote au CM
Suivi et veille des congés du personnel intervenant dans les salles du Syndic :
- Suivi des congés et récupérations des gardiens de salles
- Suivi des feuilles d'heures des intervenants dans les différentes salles (heures de ménage)
Organiser les aspects logistiques des salles du Syndic :
- Préparer les besoins en matériel en prévision de la préparation du budget annuel fonctionnel
- Interventions ponctuelles sur les sites extérieurs gérés par le Syndic
- Suivre les demandes d'intervention émanant des différents interlocuteurs (associations, particuliers, entreprises, services)
- Assurer le suivi des commandes de fonctionnement (produits d'entretiens, etc...)
Produire les restitutions statistiques se rapportant à l'activité du Syndic:
- Statistiques mensuelles et annuelles des recettes
- Statistiques annuelles du nombre de location par salle
- Toutes statistiques permettant à la direction de prendre des décisions dans la mise en location des salles du Syndic
- Suivi du classement et de l'archivage des dossiers
Organiser l'activité de la Régie :
- Encaisser les chèques et numéraires, décompter les chèques et la monnaie, tenir à jour le carnet de souche des recettes, se déplacer au trésor public
-Tenir les comptabilités associées aux opérations et en rendre compte auprès du comptable public.
Profils recherchés
Compétences et qualités et requises :
- Logique d'utilisation d'un logiciel de planification (Planitech)
- Maîtrise des outils bureautiques
- Maîtrise de l'expression écrite
- Connaissance des techniques de classement et d'archivage
Savoir-Faire :
- S'exprimer clairement
- Gérer les situations de stress
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à traiter
- Mettre en forme des courriers
Savoir être
- Polyvalence
- Capacité d'écoute, d'analyse et de synthèse et d'autonomie
- Sens du service public et des relations humaines
- Rigueur, sens de l'organisation, discrétion et objectivité
Le plus : Expérience sur la transition numérique vers la dématérialisation
- Logique d'utilisation d'un logiciel de planification (Planitech)
- Maîtrise des outils bureautiques
- Maîtrise de l'expression écrite
- Connaissance des techniques de classement et d'archivage
Savoir-Faire :
- S'exprimer clairement
- Gérer les situations de stress
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à traiter
- Mettre en forme des courriers
Savoir être
- Polyvalence
- Capacité d'écoute, d'analyse et de synthèse et d'autonomie
- Sens du service public et des relations humaines
- Rigueur, sens de l'organisation, discrétion et objectivité
Le plus : Expérience sur la transition numérique vers la dématérialisation
Contact et modalités de candidature
Contact
0147326565
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, 13 boulevard Foch
92501 RUEIL MALMAISON CEDEX
ou par mail à candidatures@mairie-rueilmalmaison.fr
Monsieur le Maire
Mairie, 13 boulevard Foch
92501 RUEIL MALMAISON CEDEX
ou par mail à candidatures@mairie-rueilmalmaison.fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.