Chargé d'état civil et relations avec les autorités d'état (h/f)
Offre n° O092240813000159
Publiée le 19/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville dynamique de plus de 27000 habitants, facilement accessible en transports en commun, et plaçant la qualité du service aux habitants au centre de ses préoccupations.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 23 rue Mary Besseyre - cs 40001, Vanves (Hauts-de-Seine)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
issions :
La ville de VANVES (Hauts de Seine) 28 000 habitants recrute pour son Service Accueil-Citoyenneté un(e) Chargé(e) d'état civil et relations avec les autorités d’état de catégorie C par voie statutaire ou à défaut contractuelle.
Au sein du service Accueil-citoyenneté, l’agent est sous la responsabilité directe de son chef de service et en collaboration avec son adjointe. L’agent est Officier d'état civil en charge de tout ce qui concerne ce domaine: mariage, naissance, décès, pacs, livret de famille, changements de prénoms / noms, mentions.
La ville de VANVES (Hauts de Seine) 28 000 habitants recrute pour son Service Accueil-Citoyenneté un(e) Chargé(e) d'état civil et relations avec les autorités d’état de catégorie C par voie statutaire ou à défaut contractuelle.
Au sein du service Accueil-citoyenneté, l’agent est sous la responsabilité directe de son chef de service et en collaboration avec son adjointe. L’agent est Officier d'état civil en charge de tout ce qui concerne ce domaine: mariage, naissance, décès, pacs, livret de famille, changements de prénoms / noms, mentions.
Missions / conditions d'exercice
Activités :
Activités principales : Remplacer la responsable du service ou son adjoint en cas d'absence dans ses missions relatives à la gestion et l'encadrement des équipes état civil et titres d'identité. Gestion du planning des rendez-vous en lien avec la direction. Gestion des bordereaux d’envois aux autorités administratives. Formation des nouveaux arrivants.
Naissances/Reconnaissances : Audition, rédaction des compte-rendu d'entretiens, envoi des avis de naissance, tenue du tableau des naissances et transmission des informations aux services concernés.
Décès: Rédaction et délivrance des actes et des documents nécessaires aux obsèques après vérification des pièces indispensables. Inscription dans les livrets de famille, envoi des transcriptions et mentions de décès, informations au CCAS, enregistrement des déclarations de dispersion de cendres en pleine nature.
Mariages/ PACS : Réception, enregistrement et gestion des dossiers (publication des bans, affichage, convocations, rédaction des comptes rendus gestion des stock cadeaux). Préparation des cérémonies (pour la célébration : actes, extraits, livrets de famille, mentions), transmission des dossiers au Tribunal de Nanterre en fin d’année.
Livrets de famille : Etablissement des livrets de famille, suivi des demandes de livrets de famille et traitement des demandes de duplicata (gestion du stock)
Mentions : Apposition, vérification et rectification de mentions d'état civil. Renseignement des services publics (Police, Gendarmerie, Tribunaux, avocats, notaires, Préfecture, Sous-Préfecture, etc.)
Changements de prénoms et noms de famille : Renseignement des usagers, remise du dossier, vérification des pièces, rédaction des rapports d'entretiens et des courriers correspondants. Edition des actes et des mentions et suivi des retours, tenue et mise à jour des dossiers archivés.
Titres d’identité : Suivi de la bonne tenue du dispositif de recueil (DR) des titres d’identités avec instruction des dossiers. Enregistrement et envois des titres de Séjours et Républicain à la Préfecture pour destruction. Instruction et délivrance de CNI à domicile pour les usagers ne pouvant pas se déplacer.
Activités complémentaires : Enregistrement et suivi des organisations syndicales dont les statuts sont enregistrés sur la commune, Traitement des demandes et délivrance d'actes d'état-civil dématérialisées (COMEDEC, particuliers). Interventions ponctuelles à l'accueil. Suivi de la transmission des dossiers de recensement militaire au Bureau de la JDC. Gestion des listes électorales et soutien opérationnel à l’organisation des scrutins électoraux en lien avec la direction. Gestion du cimetière : suivi administratif.
Spécificités liés aux missions du poste :
Forte polyvalence au sein de l’équipe.
Sécurisation et contrôle des procédures administratives et juridiques de l’ensemble des missions relevant du service.
Interface régulier avec les partenaires institutionnels (Préfecture, Procureur de la République, tribunaux, INSEE, Centre du Service National, ANTS, Police Nationale…).
Conditions de travail :
Temps de travail hebdomadaire: 38h
Nombre de jours de travail par semaine : 5
Plage horaire : entre 8h30 et 17h30
Travail le samedi matin par roulement et le samedi après-midi pour assister les élus à la célébration des mariages.
Droit à congés : 44 jours (dont 2 jours de fractionnement)
Cadre d’emploi des Adjoints administratifs
Rémunération statutaire de catégorie C + régime indemnitaire + prime annuelle
Avantages sociaux : CNAS, participation employeur mutuelle prévoyance
Remboursement titre de transports à hauteur de 75%
Restauration : participation employeur pour deux modes de restauration possible : accès à un restaurant d’entreprise ou service de livraison de repas sur site.
Politique active de formation des agents.
Activités principales : Remplacer la responsable du service ou son adjoint en cas d'absence dans ses missions relatives à la gestion et l'encadrement des équipes état civil et titres d'identité. Gestion du planning des rendez-vous en lien avec la direction. Gestion des bordereaux d’envois aux autorités administratives. Formation des nouveaux arrivants.
Naissances/Reconnaissances : Audition, rédaction des compte-rendu d'entretiens, envoi des avis de naissance, tenue du tableau des naissances et transmission des informations aux services concernés.
Décès: Rédaction et délivrance des actes et des documents nécessaires aux obsèques après vérification des pièces indispensables. Inscription dans les livrets de famille, envoi des transcriptions et mentions de décès, informations au CCAS, enregistrement des déclarations de dispersion de cendres en pleine nature.
Mariages/ PACS : Réception, enregistrement et gestion des dossiers (publication des bans, affichage, convocations, rédaction des comptes rendus gestion des stock cadeaux). Préparation des cérémonies (pour la célébration : actes, extraits, livrets de famille, mentions), transmission des dossiers au Tribunal de Nanterre en fin d’année.
Livrets de famille : Etablissement des livrets de famille, suivi des demandes de livrets de famille et traitement des demandes de duplicata (gestion du stock)
Mentions : Apposition, vérification et rectification de mentions d'état civil. Renseignement des services publics (Police, Gendarmerie, Tribunaux, avocats, notaires, Préfecture, Sous-Préfecture, etc.)
Changements de prénoms et noms de famille : Renseignement des usagers, remise du dossier, vérification des pièces, rédaction des rapports d'entretiens et des courriers correspondants. Edition des actes et des mentions et suivi des retours, tenue et mise à jour des dossiers archivés.
Titres d’identité : Suivi de la bonne tenue du dispositif de recueil (DR) des titres d’identités avec instruction des dossiers. Enregistrement et envois des titres de Séjours et Républicain à la Préfecture pour destruction. Instruction et délivrance de CNI à domicile pour les usagers ne pouvant pas se déplacer.
Activités complémentaires : Enregistrement et suivi des organisations syndicales dont les statuts sont enregistrés sur la commune, Traitement des demandes et délivrance d'actes d'état-civil dématérialisées (COMEDEC, particuliers). Interventions ponctuelles à l'accueil. Suivi de la transmission des dossiers de recensement militaire au Bureau de la JDC. Gestion des listes électorales et soutien opérationnel à l’organisation des scrutins électoraux en lien avec la direction. Gestion du cimetière : suivi administratif.
Spécificités liés aux missions du poste :
Forte polyvalence au sein de l’équipe.
Sécurisation et contrôle des procédures administratives et juridiques de l’ensemble des missions relevant du service.
Interface régulier avec les partenaires institutionnels (Préfecture, Procureur de la République, tribunaux, INSEE, Centre du Service National, ANTS, Police Nationale…).
Conditions de travail :
Temps de travail hebdomadaire: 38h
Nombre de jours de travail par semaine : 5
Plage horaire : entre 8h30 et 17h30
Travail le samedi matin par roulement et le samedi après-midi pour assister les élus à la célébration des mariages.
Droit à congés : 44 jours (dont 2 jours de fractionnement)
Cadre d’emploi des Adjoints administratifs
Rémunération statutaire de catégorie C + régime indemnitaire + prime annuelle
Avantages sociaux : CNAS, participation employeur mutuelle prévoyance
Remboursement titre de transports à hauteur de 75%
Restauration : participation employeur pour deux modes de restauration possible : accès à un restaurant d’entreprise ou service de livraison de repas sur site.
Politique active de formation des agents.
Profils recherchés
Profil recherché
Une forte technicité est requise.
Les savoirs nécessaires : - Connaissances en droit civil et droit de la famille.
- Outils bureautiques et logiciels informatiques : maîtrise des logiciels Word, Excel, outlook, synbird, logiciels métiers (Mélodie, Adagio, Requiem, Maestro).
Les savoir-faire :
-Travailler en équipe, planifier et savoir prioriser.
-Mettre en œuvre les procédures administratives et appliquer une réglementation.
-Maîtriser les applications informatiques en rapport au service.
-Conseiller et coordonner, faire preuve d'écoute et d'empathie dans les échanges.
-Gérer une situation de stress ou difficile.
-Savoir rendre compte par écrit ou oralement.
-Rédiger des courriers et écrire lisiblement
Les qualités personnelles requises :
- Serviabilité envers le public, rigueur et méticulosité.
- Polyvalence, disponibilité, autonomie, discrétion.
- Qualités relationnelles.
Une forte technicité est requise.
Les savoirs nécessaires : - Connaissances en droit civil et droit de la famille.
- Outils bureautiques et logiciels informatiques : maîtrise des logiciels Word, Excel, outlook, synbird, logiciels métiers (Mélodie, Adagio, Requiem, Maestro).
Les savoir-faire :
-Travailler en équipe, planifier et savoir prioriser.
-Mettre en œuvre les procédures administratives et appliquer une réglementation.
-Maîtriser les applications informatiques en rapport au service.
-Conseiller et coordonner, faire preuve d'écoute et d'empathie dans les échanges.
-Gérer une situation de stress ou difficile.
-Savoir rendre compte par écrit ou oralement.
-Rédiger des courriers et écrire lisiblement
Les qualités personnelles requises :
- Serviabilité envers le public, rigueur et méticulosité.
- Polyvalence, disponibilité, autonomie, discrétion.
- Qualités relationnelles.
Contact et modalités de candidature
Contact
0141339315
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) à l'attention de
Monsieur le Maire
Mairie de Vanves
23 rue Mary Besseyre - CS40001
92172 Vanves cedex
ou par mail à : recrutement@ville-vanves.fr
Monsieur le Maire
Mairie de Vanves
23 rue Mary Besseyre - CS40001
92172 Vanves cedex
ou par mail à : recrutement@ville-vanves.fr
Adresse de l'employeur
Vanves
>Mairie, 23 rue Mary Besseyre - cs 40001
92172 VANVES CEDEX
>Mairie, 23 rue Mary Besseyre - cs 40001
92172 VANVES CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.