Assistant administratif du pôle aménagement des territoires et cadre de vie H/F
Offre n° O091250131000584
Publiée le 31/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
A 20 km de Paris, la Communauté d'agglomération Paris-Saclay exerce des compétences variées : développement économique, aménagement, transports, espaces publics, numérique, équipements culturels et sportifs, transition écologique etc.
La communauté d'agglomération regroupe 27 communes et compte 320 000 habitants. Elle bénéficie d'atouts uniques en Ile-de-France notamment par l'importance quantitative et qualitative de ses spécificités : enseignement supérieur de haut niveau, sièges et centres de recherches de grands groupes nationaux et internationaux. Elle accueille 15% de la recherche française, plus de 25000 entreprises et 180 000 emplois salariés. Elle constitue un territoire divers où se mêlent pôles urbains et villages authentiques, vie culturelle active et initiatives solidaires, espaces naturels protégés et patrimoine sauvegardé.
Engagée dans une démarche ambitieuse de Responsabilité Sociale de son Organisation, l'agglomération Paris-Saclay porte un Plan Climat Air Energie Territorial de 126 actions et développe des politiques RH qui reflètent ses valeurs de service public autour du handicap, de l'apprentissage, de l'égalité femme-homme, de la conduite de projet et de la conduite de changement.
La communauté d'agglomération regroupe 27 communes et compte 320 000 habitants. Elle bénéficie d'atouts uniques en Ile-de-France notamment par l'importance quantitative et qualitative de ses spécificités : enseignement supérieur de haut niveau, sièges et centres de recherches de grands groupes nationaux et internationaux. Elle accueille 15% de la recherche française, plus de 25000 entreprises et 180 000 emplois salariés. Elle constitue un territoire divers où se mêlent pôles urbains et villages authentiques, vie culturelle active et initiatives solidaires, espaces naturels protégés et patrimoine sauvegardé.
Engagée dans une démarche ambitieuse de Responsabilité Sociale de son Organisation, l'agglomération Paris-Saclay porte un Plan Climat Air Energie Territorial de 126 actions et développe des politiques RH qui reflètent ses valeurs de service public autour du handicap, de l'apprentissage, de l'égalité femme-homme, de la conduite de projet et de la conduite de changement.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Parc Orsay Université 21 rue Jean Rostand (Essonne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de détachement
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein du pôle de l'Aménagement des territoires et du cadre de vie et sous l'autorité du Directeur Général Adjoint, nous recherchons avec beaucoup d'enthousiasme notre prochain Assistant administratif H/F qui aura pour principales missions l'organisation et de la vie professionnelle du pôle. Le poste est basé à Orsay.
Missions / conditions d'exercice
En tant qu'assistant administratif, votre quotidien sera rythmé par les missions suivantes :
Secrétariat du pôle
- Enregistrer, traiter, diffuser et suivre le courrier du pôle,
- Rédiger des courriers, rapports, comptes-rendus notamment pour les services Espaces Publics, Transition écologique et développement territorial,
- Préparer les ordres du jour,
- Participer aux réunions de la direction et communication interne,
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions,
- Préparer les salles de réunion et prévoir les outils nécessaires (informatique, …),
- Rechercher et diffuser des informations (veille documentaire),
- Gérer le planning de congés du pôle,
- Elaborer et assurer le suivi des tableaux de bord des activités du service (instances,…),
- Préparer les dossiers des instances (gestion des commissions, recensement des notes et délibérations, saisie dans le logiciel AIRDELIB),
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et réorienter les courriers informatiques.
Secrétariat des CPI/CTI (Centres de proximité)
- Etre le point d'entrée administratifs pour les CPI/CTI,
- Suivre les demandes pour 280 agents, (prise de rendez-vous avec les services supports, suivi des parapheurs, établissement de chrono de suivi concernant les demandes) et mettre en place un tableau de suivi,
- Etre l'interlocuteur privilégié au siège pour les responsables de CPI/CTI (suivi des demandes de recrutement, suivi des dossiers en en assurances, contentieux),
- Etre un soutien administratif du pôle garage (saisie des bons de commandes, suivi des amendes, suivi du logiciel de vente de véhicules),
- Suivre les avis de voirie pour les 16 communes ayant transféré la compétence en lien avec les techniciens sur le terrain,
- Suivre les occupations du domaine public,
- Elaborer et participer aux réunions CPI/CTI, direction de l'espace public,
- Diffuser la communication interne à l'attention des CPI/CTI,
- Développer des missions ou tâches en autonomie pour les responsables du service,
- Assurer le suivi des instances communautaires en lien avec les chefs de service et chargés d'opération.
Secrétariat du pôle
- Enregistrer, traiter, diffuser et suivre le courrier du pôle,
- Rédiger des courriers, rapports, comptes-rendus notamment pour les services Espaces Publics, Transition écologique et développement territorial,
- Préparer les ordres du jour,
- Participer aux réunions de la direction et communication interne,
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions,
- Préparer les salles de réunion et prévoir les outils nécessaires (informatique, …),
- Rechercher et diffuser des informations (veille documentaire),
- Gérer le planning de congés du pôle,
- Elaborer et assurer le suivi des tableaux de bord des activités du service (instances,…),
- Préparer les dossiers des instances (gestion des commissions, recensement des notes et délibérations, saisie dans le logiciel AIRDELIB),
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et réorienter les courriers informatiques.
Secrétariat des CPI/CTI (Centres de proximité)
- Etre le point d'entrée administratifs pour les CPI/CTI,
- Suivre les demandes pour 280 agents, (prise de rendez-vous avec les services supports, suivi des parapheurs, établissement de chrono de suivi concernant les demandes) et mettre en place un tableau de suivi,
- Etre l'interlocuteur privilégié au siège pour les responsables de CPI/CTI (suivi des demandes de recrutement, suivi des dossiers en en assurances, contentieux),
- Etre un soutien administratif du pôle garage (saisie des bons de commandes, suivi des amendes, suivi du logiciel de vente de véhicules),
- Suivre les avis de voirie pour les 16 communes ayant transféré la compétence en lien avec les techniciens sur le terrain,
- Suivre les occupations du domaine public,
- Elaborer et participer aux réunions CPI/CTI, direction de l'espace public,
- Diffuser la communication interne à l'attention des CPI/CTI,
- Développer des missions ou tâches en autonomie pour les responsables du service,
- Assurer le suivi des instances communautaires en lien avec les chefs de service et chargés d'opération.
Profils recherchés
- Vous avez des connaissances sur les procédures administratives liées à la fonction publique territoriale,
- Vous avez le sens de la rigueur, de l’organisation, du relationnel et possédez des qualités rédactionnelles;
- Vous maîtrisez les logiciels bureautiques (word, excel, power point).
- Vous avez le sens de la rigueur, de l’organisation, du relationnel et possédez des qualités rédactionnelles;
- Vous maîtrisez les logiciels bureautiques (word, excel, power point).
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CV et candidature à adresser à l'attention de M. Grégoire de LASTEYRIE, Président de la Communauté d'agglomération Paris-Saclay (en utilisant le lien ci-dessus).
Seules les candidatures déposées en ligne seront examinées.
Retrouvez l'Agglomération Paris-Saclay sur LinkedIn.
Seules les candidatures déposées en ligne seront examinées.
Retrouvez l'Agglomération Paris-Saclay sur LinkedIn.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.