Assistante archives
Offre n° O091250129000639
Publiée le 29/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Membre de la Communauté Paris Saclay
ligne B du RER
ligne B du RER
Site web de l'employeur
Lieu de travail
2 place du Général Leclerc, Orsay (Essonne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Culture >
Patrimoines
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
gestion des archives sur le logiciel métier AVENIO
traitement des documents des services à archiver
gestion au quotidien les abonnements des services
participation au collectif de travail du secrétariat général
traitement des documents des services à archiver
gestion au quotidien les abonnements des services
participation au collectif de travail du secrétariat général
Missions / conditions d'exercice
- saisie des notices et de l’analyse. Indexation et saisie de cette indexation matière.
- Recherches pour les services et les personnes extérieures : 470 par an à l’aide du logiciel et autres méthodes de recherche
- gérer les prêts de documents aux services
- gérer les éliminations annuelles de documents selon les règles de conservation établies par les archives de France
- assurer le suivi de l’évolution du logiciel avec l’éditeur
- rechercher les documents dans les 2 magasins, dépôt dans les services, retour des documents et rangement dans magasins selon normes de classification
- apporter son concours aux services pour leurs versements d’archives
- pointage quotidien (= bulletinage) et contrôle des abonnements pour les services internes et externes et dispatching
- suivi des réclamations en lien avec les prestataires et les services (site Web du gestionnaire PRENAX)
- repérer les dysfonctionnements et les signaler à son responsable, faire des propositions
- contribuer à la continuité du service en fonction de ses compétences et qualifications, apporter son concours pour pallier aux absences si nécessaire
- être présent aux réunions d’information et prendre part aux réunions de travail
- favoriser l’accueil de nouvelles recrues et des stagiaires
- suivre toute formation jugée nécessaire à la qualité du service
- adopter une tenue et un comportement corrects et véhiculer l'image de la collectivité
- Recherches pour les services et les personnes extérieures : 470 par an à l’aide du logiciel et autres méthodes de recherche
- gérer les prêts de documents aux services
- gérer les éliminations annuelles de documents selon les règles de conservation établies par les archives de France
- assurer le suivi de l’évolution du logiciel avec l’éditeur
- rechercher les documents dans les 2 magasins, dépôt dans les services, retour des documents et rangement dans magasins selon normes de classification
- apporter son concours aux services pour leurs versements d’archives
- pointage quotidien (= bulletinage) et contrôle des abonnements pour les services internes et externes et dispatching
- suivi des réclamations en lien avec les prestataires et les services (site Web du gestionnaire PRENAX)
- repérer les dysfonctionnements et les signaler à son responsable, faire des propositions
- contribuer à la continuité du service en fonction de ses compétences et qualifications, apporter son concours pour pallier aux absences si nécessaire
- être présent aux réunions d’information et prendre part aux réunions de travail
- favoriser l’accueil de nouvelles recrues et des stagiaires
- suivre toute formation jugée nécessaire à la qualité du service
- adopter une tenue et un comportement corrects et véhiculer l'image de la collectivité
Profils recherchés
normes d’archivage, d’indexation, de tri et d’élimination des documents
utilisation du logiciel métier et traitement informatique des données
environnement professionnel et règles de sécurité
techniques de manutention et de port de charges
rigueur, gestion du temps
respect des consignes et des délais
esprit d’équipe, disponibilité
sens du service public, devoir de réserve
intérêt pour l’histoire en général et celle de la ville en particulier
utilisation du logiciel métier et traitement informatique des données
environnement professionnel et règles de sécurité
techniques de manutention et de port de charges
rigueur, gestion du temps
respect des consignes et des délais
esprit d’équipe, disponibilité
sens du service public, devoir de réserve
intérêt pour l’histoire en général et celle de la ville en particulier
Contact et modalités de candidature
Contact
0160928000
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
2 place du Général Leclerc
91400 ORSAY
Monsieur le Maire
2 place du Général Leclerc
91400 ORSAY
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.