Assistant administratif polyvalent
Offre n° O091250108000972
Publiée le 08/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Commune de 10.000 habitants bénéficiant d'un cadre naturel et boisé, au coeur d'un environnement scientifique
Membre de la Communauté Paris Saclay
Ville porte du Parc Naturel Régional de la Haute Vallée de Chevreuse
Membre de la Communauté Paris Saclay
Ville porte du Parc Naturel Régional de la Haute Vallée de Chevreuse
Lieu de travail
45 rue Charles de Gaulle, Bures-sur-Yvette (Essonne)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
09/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du Responsable du service périscolaire, l’assistant(e) administratif – Pôle Famille a pour missions principales la relation avec les familles, la gestion et le suivi des demandes des familles ainsi que la facturation des activités périscolaires. L’assistant(e) administratif est également un soutien administratif au sein de la direction Enfance Polyvalence avec les autres secteurs : scolaire, restauration scolaire et entretien.
Missions / conditions d'exercice
• Accueil physique et téléphonique des familles aux horaires d’ouverture de l’Hôtel de Ville
• Pédagogie et formation auprès des familles pour faire appliquer le règlement périscolaire
• Traitement des mails des familles
• Traitement des mails des référents périscolaires/d’études et des directeurs ALSH concernant les inscriptions / réservations des enfants
• Relance des familles et rédaction de courrier
• Suivi des inscriptions spécifiques : Garde alternée, enfants extérieurs avec / sans convention, dispositif ULIS, enfants des agents municipaux, réfugiés…
• Actualisation des bases de données (Concerto, tableaux en documents partagés, fiches sanitaires…)
• Participation ponctuelle aux réunions de la direction Enfance (Temps de l’enfant, Comité de pilotage du PEDT…) et élaboration de comptes-rendus
• Réception, saisie et vérification des pointages des activités péri et extra-scolaires
• Application des pénalités (retard, non-réservation)
• Facturation mensuelle des activités périscolaires, en lien avec la MPE et le service des Régies
• Suivi des incidents (Arpège…) propres à la facturation
• Création, relance et suivi des facturations spécifiques ;avec les communes concernées
• Régularisations diverses (absences justifiées, etc.)
• Utilisation de la console de publication du Portail Famille de la commune
• Publication diverses (avertissements, infos pratiques, actualités publiques, actualités privées…)
• Vérification des informations publiées sur le Portail Famille (horaires, documents publiés…)
• Communication de photos/articles au service communication pour diffusion dans la Newsletter
• Envoi de courriel en masse via le portail famille pour tout type de communication (informations urgentes, courriers du Maire, lancement de la facturation, ouverture de période d’inscription…)
•Relation avec le délégataire de restauration scolaire (chiffres prévisionnels, commandes de repas…) en période scolaire et en période de vacances scolaires
• Accueil et orientation des familles pour les questions scolaires, de calcul de quotient ou de régie
• Aide pour les missions de l’Assistant(e)de la direction Enfance et/ou l’Assistant(e) administratif – Pôle Terrain
• Aide au suivi des P.A.I.
• Suivi des commandes de fournitures de bureau utilisées par la Direction Enfance
• Pédagogie et formation auprès des familles pour faire appliquer le règlement périscolaire
• Traitement des mails des familles
• Traitement des mails des référents périscolaires/d’études et des directeurs ALSH concernant les inscriptions / réservations des enfants
• Relance des familles et rédaction de courrier
• Suivi des inscriptions spécifiques : Garde alternée, enfants extérieurs avec / sans convention, dispositif ULIS, enfants des agents municipaux, réfugiés…
• Actualisation des bases de données (Concerto, tableaux en documents partagés, fiches sanitaires…)
• Participation ponctuelle aux réunions de la direction Enfance (Temps de l’enfant, Comité de pilotage du PEDT…) et élaboration de comptes-rendus
• Réception, saisie et vérification des pointages des activités péri et extra-scolaires
• Application des pénalités (retard, non-réservation)
• Facturation mensuelle des activités périscolaires, en lien avec la MPE et le service des Régies
• Suivi des incidents (Arpège…) propres à la facturation
• Création, relance et suivi des facturations spécifiques ;avec les communes concernées
• Régularisations diverses (absences justifiées, etc.)
• Utilisation de la console de publication du Portail Famille de la commune
• Publication diverses (avertissements, infos pratiques, actualités publiques, actualités privées…)
• Vérification des informations publiées sur le Portail Famille (horaires, documents publiés…)
• Communication de photos/articles au service communication pour diffusion dans la Newsletter
• Envoi de courriel en masse via le portail famille pour tout type de communication (informations urgentes, courriers du Maire, lancement de la facturation, ouverture de période d’inscription…)
•Relation avec le délégataire de restauration scolaire (chiffres prévisionnels, commandes de repas…) en période scolaire et en période de vacances scolaires
• Accueil et orientation des familles pour les questions scolaires, de calcul de quotient ou de régie
• Aide pour les missions de l’Assistant(e)de la direction Enfance et/ou l’Assistant(e) administratif – Pôle Terrain
• Aide au suivi des P.A.I.
• Suivi des commandes de fournitures de bureau utilisées par la Direction Enfance
Profils recherchés
Particularités du poste : Accueil du public en présentiel et par téléphone. Dans certaines situations, travail dans un environnement à niveau sonore important. Travail sur ordinateur.
Utilisation d’un équipement spécifique : Logiciel Concerto et Pack Office (Outlook, Excel, Word…)
Règles de sécurité particulières : suivre les consignes de sécurité.
Connaître et appliquer les droits et les obligations des fonctionnaires (ex : obligation de réserve, d’impartialité, de
discrétion professionnelle ; droit de grève, droit à la protection fonctionnelle, droit à la formation.). Obligation de neutralité et exercice des fonctions dans le respect du principe de laïcité. Transmission des valeurs de la République.
Ponctualité, respect des horaires, du règlement intérieur.
La tenue vestimentaire doit être conforme aux exigences des métiers d’accueil du public.
Utilisation d’un équipement spécifique : Logiciel Concerto et Pack Office (Outlook, Excel, Word…)
Règles de sécurité particulières : suivre les consignes de sécurité.
Connaître et appliquer les droits et les obligations des fonctionnaires (ex : obligation de réserve, d’impartialité, de
discrétion professionnelle ; droit de grève, droit à la protection fonctionnelle, droit à la formation.). Obligation de neutralité et exercice des fonctions dans le respect du principe de laïcité. Transmission des valeurs de la République.
Ponctualité, respect des horaires, du règlement intérieur.
La tenue vestimentaire doit être conforme aux exigences des métiers d’accueil du public.
Contact et modalités de candidature
Contact
0169182436
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation par mail à recrutement@bsy.fr
Monsieur le Maire
45 rue Charles de Gaulle
91440 BURES SUR YVETTE
Monsieur le Maire
45 rue Charles de Gaulle
91440 BURES SUR YVETTE
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.