Missions
Au sein d’une équipe polyvalente de 5 agents vous :
• Accueillez, renseignez et orientez le public sur place, par téléphone ou par voie électronique
• Traitez les demandes de titres sécurisés et assurez leur remise (par roulement)
• Assurez la gestion du courrier Arrivée et Départ, des mails et des appels téléphoniques
• Réalisez diverses tâches administratives liées au serviceVeillez sur l’information et sur le contenu de la base de connaissances : affichage, espace documentation, intranet, site internet…
• Gérez les ressources mises à disposition des usagers (salles, matériel, …)
• Représentez l’image de la commune auprès des usagers
Activités
1. Accueil physique et téléphonique
 Accueillir, renseigner et orienter le public
 Traiter toutes les demandes de premier niveau pour divers services à la population et les services techniques : pièces à fournir pour des démarches administratives, remises de cartes d’identité, bons de consultations juridiques, formulaires Tranquillité vacances, prise de rdv, etc…
 Accompagner les administrés sur les démarches possibles en ligne
 Assurer le standard téléphonique, gérer les appels et prendre les messages en cas d’absence
 Assurer une veille informative sur toutes les activités municipales pouvant être utiles aux usagers
 Contrôler les accès de l’Hôtel de Ville, en assurer l’ouverture et la fermeture

2. CNI/passeports (par demi-journée)
 Assurer l’instruction et le traitement informatique des demandes de CNI/Passeports
 Délivrer les titres sécurisés
 Prendre les rdv, assurer l’accompagnement des usagers pour les démarches et documents nécessaires

3. Gestion du Courrier arrivée-départ
 Ouvrir, scanner et enregistrer le courrier « Arrivée » avec le logiciel de GRC
 Etre l’interlocuteur référent pour les services sur le logiciel courrier
 Assurer le traitement du courrier sortant et le suivi avec La Poste
 Réceptionner, transférer et assurer le suivi des messages électroniques sur plusieurs boites mails
 Réceptionner et traiter tout courrier déposé en mairie (main propre ou boîte aux lettres)
 Effectuer des mises sous plis (envois en nombre, relations avec La Poste...) et leur suivi

4. Tâches administratives diverses
 Transmettre des actes administratifs au contrôle de légalité sur la plateforme dédiée
 Tenir les statistiques de fréquentation et le suivi du tableau bilan d’activités du service
 Gérer les objets trouvés/perdus
 Mettre à disposition les registres d’enquêtes publiques
 Traiter les registres déposés par les sociétés pour côte et paraphe à Monsieur le Maire
 Etablir les avis pour les fêtes légales
 Suivre le stock papier et fournitures administratives
 
5. Salles de réunions, affichage et logistique
 Gérer la réservation des salles et assurer leur agencement et les services annexes (pots, tenue des stocks, informatique…)
 Afficher divers documents administratifs sur le site de la Ville via CALAMEO, sur les panneaux extérieurs et assurer leur mise à jour via un tableau de suivi
 Tenir et mettre à jour l’espace documentation dédié au public
 Veiller au bon fonctionnement du matériel mis à disposition du public (photocopieur, distributeur de boissons et friandises, photomaton, borne internet…)
 Assurer la gestion des clés