Responsable administratif
Offre n° O089241104000236
Publiée le 04/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
14 PLACE DE L'HOTEL DE VILLE, Auxerre (Yonne)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
04/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le/la responsable administratif du Cabinet est en charge de l’organisation du secrétariat du Maire Président, ainsi que de la construction des agendas et déplacements.
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat du Maire Président:
o Prise de rendez-vous
o Gestion de l’agenda
o Gestion des contacts entrants/sortants (courriers, invitations …)
o Rédaction de courriers à la signature du Maire-Président, du Directeur de Cabinet, des élus
o Suivi des boites électroniques du service et du Maire Président
o Gestion des déplacements (inscriptions – réservations)
o Organisation de réunions et d’évènements à la demande du Maire Président
o Correspondance protocolaire du Maire Président et du Directeur de Cabinet (cartes naissances/décès, cartons d’invitations, …)
o Suivi des dossiers du Maire Président en lien avec les services
o Suivi des parapheurs papier et électroniques
o Accueil physique et téléphonique des usagers
o Gestion des représentations municipales dans les différents organismes et commissions
o Suppléances du Maire Président par les élus
• Suivi de MAARCH/Neocity
• Archivage des documents du Cabinet
• Aide ponctuelle au Chef de Cabinet
• Aide pratique et relationnelle lors des préparations d’opérations électorales
• Veille sur la mise à jour du protocole
o Prise de rendez-vous
o Gestion de l’agenda
o Gestion des contacts entrants/sortants (courriers, invitations …)
o Rédaction de courriers à la signature du Maire-Président, du Directeur de Cabinet, des élus
o Suivi des boites électroniques du service et du Maire Président
o Gestion des déplacements (inscriptions – réservations)
o Organisation de réunions et d’évènements à la demande du Maire Président
o Correspondance protocolaire du Maire Président et du Directeur de Cabinet (cartes naissances/décès, cartons d’invitations, …)
o Suivi des dossiers du Maire Président en lien avec les services
o Suivi des parapheurs papier et électroniques
o Accueil physique et téléphonique des usagers
o Gestion des représentations municipales dans les différents organismes et commissions
o Suppléances du Maire Président par les élus
• Suivi de MAARCH/Neocity
• Archivage des documents du Cabinet
• Aide ponctuelle au Chef de Cabinet
• Aide pratique et relationnelle lors des préparations d’opérations électorales
• Veille sur la mise à jour du protocole
Profils recherchés
Compétences et savoir-faire :
o Connaissance de l’institution municipale et communautaire
o Identification des circuits décisionnels
o Maîtrise des outils informatiques calendaire et de traitement courant (tableur, traitement de texte, share point, one drive etc.)
o Maîtrise des logiciels spécifiques du traitement du courrier (MAARCH, Neocity, Makadame)
o Gérer les priorités et savoir les hiérarchiser
o Maîtriser les règles de syntaxe et d’orthographe
- connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale et environnement territorial
- bonne appréhension du monde politique
Savoirs- être :
- Discrétion
- Ponctualité
- Sens du service public
- Maîtrise de soi
- Travail en équipe
- Écoute, disponibilité et bienveillance
- Rigueur, organisation et réactivité
- Capacité d’adaptation et polyvalence
o Connaissance de l’institution municipale et communautaire
o Identification des circuits décisionnels
o Maîtrise des outils informatiques calendaire et de traitement courant (tableur, traitement de texte, share point, one drive etc.)
o Maîtrise des logiciels spécifiques du traitement du courrier (MAARCH, Neocity, Makadame)
o Gérer les priorités et savoir les hiérarchiser
o Maîtriser les règles de syntaxe et d’orthographe
- connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale et environnement territorial
- bonne appréhension du monde politique
Savoirs- être :
- Discrétion
- Ponctualité
- Sens du service public
- Maîtrise de soi
- Travail en équipe
- Écoute, disponibilité et bienveillance
- Rigueur, organisation et réactivité
- Capacité d’adaptation et polyvalence
Contact et modalités de candidature
Contact
0386724300
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation demandés
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.