ASSISTANT DE DIRECTION A LA DIRECTION DE L'AUTONOMIE F/H
Offre n° O089240830000778
Publiée le 30/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Rejoignez une aventure passionnante au cœur de la Bourgogne !
Vous êtes à la recherche d'une nouvelle opportunité professionnelle dans un environnement dynamique et stimulant ? Ne cherchez pas plus loin !
Nous sommes à la recherche de talents pour rejoindre notre équipe au Département de l'Yonne. Situé à proximité immédiate de Paris, notre département bénéficie d'un cadre de vie incomparable, alliant l'énergie de la capitale à la quiétude de la campagne bourguignonne.
En tant que collectivité résolument tournée vers l'avenir, nous vous offrons l'opportunité de participer à un projet de mandat ambitieux, moderne et responsable, axé sur le développement humain et sociétal. Chez nous, vous serez au cœur d'une structure reconnue pour sa proximité, sa solidarité et son ambition forte pour son territoire.
Si vous êtes passionné(e) par les défis, désireux(se) de contribuer à l'épanouissement d'un territoire en constante évolution, nous serions ravis de vous accueillir dans notre équipe.
Postulez dès maintenant et faites partie de cette aventure exceptionnelle !
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Nous sommes à la recherche de talents pour rejoindre notre équipe au Département de l'Yonne. Situé à proximité immédiate de Paris, notre département bénéficie d'un cadre de vie incomparable, alliant l'énergie de la capitale à la quiétude de la campagne bourguignonne.
En tant que collectivité résolument tournée vers l'avenir, nous vous offrons l'opportunité de participer à un projet de mandat ambitieux, moderne et responsable, axé sur le développement humain et sociétal. Chez nous, vous serez au cœur d'une structure reconnue pour sa proximité, sa solidarité et son ambition forte pour son territoire.
Si vous êtes passionné(e) par les défis, désireux(se) de contribuer à l'épanouissement d'un territoire en constante évolution, nous serions ravis de vous accueillir dans notre équipe.
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Site web de l'employeur
Lieu de travail
Avenue de Saint Georges, Auxerre (Yonne)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
29/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du directeur, l’assistant de direction assure la gestion administrative et lui apporte son soutien en matière d'organisation professionnelle, de gestion, de communication, d’information, d'accueil, de saisie, de rédaction de courriers ou notes, de classement et de suivi des dossiers.
Il coordonne l’organisation des différentes réunions et instances relevant du directeur et en assure la préparation administrative et technique, le secrétariat et le suivi.
Il peut également être amené à gérer directement des dossiers et projets spécifiques, confiés par le directeur.
Il travaille en collaboration étroite avec les assistants de la Direction Générale des Services, de la Direction Générale Adjointe aux Solidarités et des différentes directions et services du PSD.
Il coordonne l’organisation des différentes réunions et instances relevant du directeur et en assure la préparation administrative et technique, le secrétariat et le suivi.
Il peut également être amené à gérer directement des dossiers et projets spécifiques, confiés par le directeur.
Il travaille en collaboration étroite avec les assistants de la Direction Générale des Services, de la Direction Générale Adjointe aux Solidarités et des différentes directions et services du PSD.
Missions / conditions d'exercice
-Organisation de la vie professionnelle du Directeur
• Organiser l'agenda et gérer les prises de rendez-vous
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
• Organiser les déplacements
-Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents
• Constituer et préparer les dossiers afférents aux projets, réunions et instances sur lesquels le directeur est appelé à intervenir
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers
-Accueil téléphonique et physique au secrétariat
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers électroniques
-Organisation et planification des instances et réunions
• Coordonner l’organisation des réunions et instances pilotées par le directeur
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur, préparer les dossiers thématiques afférents
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus et/ou relevés de décisions
• Suivre, sur demande du directeur, l’effectivité des suites données, en lien avec les adjoints et chefs de service
-Suivi des projets et activités de la direction
• Assurer la gestion et le suivi du courrier et des mails
• Intégrer les priorités des services dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Créer, suivre et/ou renseigner des tableaux de bord ou de suivi des activités
• Organiser la transmission, le suivi et le retour, sous couvert du Directeur et de son adjoint, des demandes du Cabinet du Président du Conseil Départemental et de la DGS (notes, dossiers thématiques, agenda etc)
-Coordination et suivi des congés des cadres de la Direction
• Organiser l'agenda et gérer les prises de rendez-vous
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
• Organiser les déplacements
-Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents
• Constituer et préparer les dossiers afférents aux projets, réunions et instances sur lesquels le directeur est appelé à intervenir
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers
-Accueil téléphonique et physique au secrétariat
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers électroniques
-Organisation et planification des instances et réunions
• Coordonner l’organisation des réunions et instances pilotées par le directeur
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur, préparer les dossiers thématiques afférents
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus et/ou relevés de décisions
• Suivre, sur demande du directeur, l’effectivité des suites données, en lien avec les adjoints et chefs de service
-Suivi des projets et activités de la direction
• Assurer la gestion et le suivi du courrier et des mails
• Intégrer les priorités des services dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Créer, suivre et/ou renseigner des tableaux de bord ou de suivi des activités
• Organiser la transmission, le suivi et le retour, sous couvert du Directeur et de son adjoint, des demandes du Cabinet du Président du Conseil Départemental et de la DGS (notes, dossiers thématiques, agenda etc)
-Coordination et suivi des congés des cadres de la Direction
Profils recherchés
• Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
• Maîtrise des règles d'expression orale et écrite de qualité
• Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
• Maîtrise du fonctionnement d'internet, de l'intranet, des outils de bureautique et des logiciels courrier, gestion du temps,etc.
• Réalisation de tableaux de bord et outils de planification
• Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
• Maîtrise des règles d'expression orale et écrite de qualité
• Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
• Maîtrise du fonctionnement d'internet, de l'intranet, des outils de bureautique et des logiciels courrier, gestion du temps,etc.
• Réalisation de tableaux de bord et outils de planification
• Qualités relationnelles
• Capacité d’écoute et de communication
• Rigueur, méthode et autonomie
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Disponibilité
• Capacité d’adaptation et de résistance au stress
• Courtoisie
• Maîtrise des règles d'expression orale et écrite de qualité
• Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
• Maîtrise du fonctionnement d'internet, de l'intranet, des outils de bureautique et des logiciels courrier, gestion du temps,etc.
• Réalisation de tableaux de bord et outils de planification
• Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
• Maîtrise des règles d'expression orale et écrite de qualité
• Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
• Maîtrise du fonctionnement d'internet, de l'intranet, des outils de bureautique et des logiciels courrier, gestion du temps,etc.
• Réalisation de tableaux de bord et outils de planification
• Qualités relationnelles
• Capacité d’écoute et de communication
• Rigueur, méthode et autonomie
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Disponibilité
• Capacité d’adaptation et de résistance au stress
• Courtoisie
Contact et modalités de candidature
Contact
0386728989
Informations complémentaires
Adresse de l'employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DE L'YONNE
>16-18 Boulevard de la Marne
89089 Auxerre cedex
>16-18 Boulevard de la Marne
89089 Auxerre cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.