Assistant de direction
Offre n° O086241106000441
Publiée le 06/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Le Département de la Vienne (86) est l'un des douze départements situés en Région Nouvelle Aquitaine.
Sa situation géographique privilégiée sur l'axe Paris-Bordeaux-Espagne se traduit par un dynamisme avéré et une forte vitalité économique. Proche de l'Atlantique, à 1 h 30 de Bordeaux et de Paris via la LGV, son siège situé à Poitiers propose un cadre de vie agréable.
Avec des sites emblématiques allant de l'indétrônable Parc du Futuroscope en passant par l'abbaye de st Savin, classée au patrimoine mondial de l'UNESCO ou encore par la cité de l'écrit de Montmorillon ou le village médiéval de Chauvigny, le Département de la Vienne offre une diversité culturelle et touristique attractive.
Acteur majeur de proximité au service de la population, Le Département de la Vienne c'est : plus de 437 000 habitants, 1200 agents, 300 métiers dans des secteurs aussi diversifiés que l'aménagement du territoire, le développement économique, la solidarité, le réseau routier, les collèges, la culture, le sport, le tourisme, l'environnement, l'agriculture, et l'eau.
En rejoignant nos équipes, vous intégrez un collectif de travail dynamique et proposez vos compétences au service de la réussite de notre territoire.
Sa situation géographique privilégiée sur l'axe Paris-Bordeaux-Espagne se traduit par un dynamisme avéré et une forte vitalité économique. Proche de l'Atlantique, à 1 h 30 de Bordeaux et de Paris via la LGV, son siège situé à Poitiers propose un cadre de vie agréable.
Avec des sites emblématiques allant de l'indétrônable Parc du Futuroscope en passant par l'abbaye de st Savin, classée au patrimoine mondial de l'UNESCO ou encore par la cité de l'écrit de Montmorillon ou le village médiéval de Chauvigny, le Département de la Vienne offre une diversité culturelle et touristique attractive.
Acteur majeur de proximité au service de la population, Le Département de la Vienne c'est : plus de 437 000 habitants, 1200 agents, 300 métiers dans des secteurs aussi diversifiés que l'aménagement du territoire, le développement économique, la solidarité, le réseau routier, les collèges, la culture, le sport, le tourisme, l'environnement, l'agriculture, et l'eau.
En rejoignant nos équipes, vous intégrez un collectif de travail dynamique et proposez vos compétences au service de la réussite de notre territoire.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
39 rue de Beaulieu à POITIERS, Poitiers (Vienne)
Poste à pourvoir le
13/12/2024
Date limite de candidature
06/12/2024
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
3 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le Département de la Vienne recrute par la voie contractuelle, un(e) assistant(e) de Direction à temps complet, auprès de la Direction Générale Adjointe des Solidarités - Direction de l'Enfance et de la Famille pour une période de 3 mois, renouvelable dans la limite d'un an.
Missions / conditions d'exercice
Gérer le secrétariat du Directeur Enfance Famille :
- Accueil téléphonique
- Prise de messages, organisation de rendez-vous, de réunions, gestion d’agenda et déplacements
- Gestion du courrier arrivée et départ
- Rédiger et saisir des courriers, notes, rapports et compte rendu de réunions
- Gestion du temps de travail sur l’application dédiée
- Suivi des fiches hebdomadaires des services
- Mise à jour des organigrammes de la direction
- Suivi administratif des stagiaires de la direction
- Transmettre les frais de déplacements à la signature du directeur
- Organiser des évènements, colloques, formation : réservation de salles, coordination de l’organisation matérielle avec les services dédiés, convocations, états de présence…
- En binôme avec le secrétariat ASE :
- Remplissage du tableau de rémunération des astreintes en lien avec le secrétariat ASE
- Mise à jour du tableau de gestion des places ASE
- Etablir le tableau hebdomadaire des capacités des établissements pour l’astreinte ASE
- Téléphone lors des absences
Missions relevant du service des établissements et du schéma de l’enfance
- Accueil téléphonique
- Prise de messages, organisation de rendez-vous, de réunions, gestion d’agenda et déplacements
- Gestion du courrier arrivée et départ
- Gestion du temps de travail sur l’application dédiée
- Rédiger et saisir des courriers, notes, rapports et compte rendu de réunions
- Organisation matérielle pour les nouveaux arrivants : informatique, fournitures….
- Saisir les rapports présentés aux élus sur le logiciel dédié
- Informe les établissements, lieux de vie et d’accueil et services de changements de réglementation et informations générales, en lien avec la responsable du service
- Suivre l’activité mensuelle des établissements et services
- Organiser les appels à projet
- Traiter des demandes de subventions : analyse des demandes, rédaction des rapports, suivi des conventions, en lien avec la responsable du service été le Directeur Enfance Famille
- Traiter les demandes d’extrait de casier judiciaire des salariés des établissements et lieux de vie et d’accueil
- Suivi du dépôt des Evènements Indésirables Graves
- Présenter les arrêtés et conventions au contrôle de légalité et les diffuser
- Etablir le tableau hebdomadaire des capacités des établissements pour l’astreinte ASE
- Prend en charge l’archivage des dossiers du service, en lien avec les autres agents
- Organiser les séances de l’Observatoire Départemental de la Protection de l’Enfance : réservation de salles, coordination de l’organisation matérielle avec les services dédiés, convocations, états de présence…
Conditions de travail :
- Résidence administrative : 39, rue de Beaulieu- Poitiers
- Poste à temps plein
- Bureau partagé
- Horaires habituels de travail
- Restauration collective sur place
- Déplacements ponctuels possibles sur le territoire départemental
- Accueil téléphonique
- Prise de messages, organisation de rendez-vous, de réunions, gestion d’agenda et déplacements
- Gestion du courrier arrivée et départ
- Rédiger et saisir des courriers, notes, rapports et compte rendu de réunions
- Gestion du temps de travail sur l’application dédiée
- Suivi des fiches hebdomadaires des services
- Mise à jour des organigrammes de la direction
- Suivi administratif des stagiaires de la direction
- Transmettre les frais de déplacements à la signature du directeur
- Organiser des évènements, colloques, formation : réservation de salles, coordination de l’organisation matérielle avec les services dédiés, convocations, états de présence…
- En binôme avec le secrétariat ASE :
- Remplissage du tableau de rémunération des astreintes en lien avec le secrétariat ASE
- Mise à jour du tableau de gestion des places ASE
- Etablir le tableau hebdomadaire des capacités des établissements pour l’astreinte ASE
- Téléphone lors des absences
Missions relevant du service des établissements et du schéma de l’enfance
- Accueil téléphonique
- Prise de messages, organisation de rendez-vous, de réunions, gestion d’agenda et déplacements
- Gestion du courrier arrivée et départ
- Gestion du temps de travail sur l’application dédiée
- Rédiger et saisir des courriers, notes, rapports et compte rendu de réunions
- Organisation matérielle pour les nouveaux arrivants : informatique, fournitures….
- Saisir les rapports présentés aux élus sur le logiciel dédié
- Informe les établissements, lieux de vie et d’accueil et services de changements de réglementation et informations générales, en lien avec la responsable du service
- Suivre l’activité mensuelle des établissements et services
- Organiser les appels à projet
- Traiter des demandes de subventions : analyse des demandes, rédaction des rapports, suivi des conventions, en lien avec la responsable du service été le Directeur Enfance Famille
- Traiter les demandes d’extrait de casier judiciaire des salariés des établissements et lieux de vie et d’accueil
- Suivi du dépôt des Evènements Indésirables Graves
- Présenter les arrêtés et conventions au contrôle de légalité et les diffuser
- Etablir le tableau hebdomadaire des capacités des établissements pour l’astreinte ASE
- Prend en charge l’archivage des dossiers du service, en lien avec les autres agents
- Organiser les séances de l’Observatoire Départemental de la Protection de l’Enfance : réservation de salles, coordination de l’organisation matérielle avec les services dédiés, convocations, états de présence…
Conditions de travail :
- Résidence administrative : 39, rue de Beaulieu- Poitiers
- Poste à temps plein
- Bureau partagé
- Horaires habituels de travail
- Restauration collective sur place
- Déplacements ponctuels possibles sur le territoire départemental
Profils recherchés
Savoirs :
- Bonne maitrise de l’outil informatique, principalement word, excel, power point
- Connaissance des collectivités locales appréciée
Savoir faire
- Accueil téléphonique et accueil physique des partenaires
- Rigueur et organisation
Savoir être
- Sens des responsabilités
- Qualités relationnelle et discrétion
- Capacité à travailler en équipe
- Bonne maitrise de l’outil informatique, principalement word, excel, power point
- Connaissance des collectivités locales appréciée
Savoir faire
- Accueil téléphonique et accueil physique des partenaires
- Rigueur et organisation
Savoir être
- Sens des responsabilités
- Qualités relationnelle et discrétion
- Capacité à travailler en équipe
Contact et modalités de candidature
Contact
05.49.55.66.15
Informations complémentaires
Lettre de motivation + CV à transmettre par mail à Mme Pascale BOUHET, chargée de gestion des emplois temporaires : pbouhet@departement86.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.