AGENT ADMINISTRATIF POLYVALENT ETAT-CIVIL - GESTION RELATION CITOYEN - ADMINISTRATION GÉNÉRALE (H/F)
Offre n° O085250310000457
Publiée le 10/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Située à 15 minutes de Montaigu-Vendée, 20 minutes des Herbiers, 30 minutes de la Roche-sur-Yon et 45 minutes de Nantes, Chavagnes-en-Paillers compte 3900 habitants, répartis sur une superficie de 4 057 hectares.
Pôle structurant au cœur de la Communauté de Communes du Pays de Saint-Fulgent - Les Essarts, la commune bénéficie d'un fort dynamisme économique et associatif, accueille de nombreux services et commerces et dispose de 2 écoles, 1 collège et 1 grand pôle sportif, facilitant l'accueil de nouvelles populations.
Son patrimoine, ses espaces naturels et le Lac de la Bultière valorisent son attractivité touristique.
Pôle structurant au cœur de la Communauté de Communes du Pays de Saint-Fulgent - Les Essarts, la commune bénéficie d'un fort dynamisme économique et associatif, accueille de nombreux services et commerces et dispose de 2 écoles, 1 collège et 1 grand pôle sportif, facilitant l'accueil de nouvelles populations.
Son patrimoine, ses espaces naturels et le Lac de la Bultière valorisent son attractivité touristique.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place des justes, Chavagnes-en-Paillers (Vendée)
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
22/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire + RIFSEEP (IFSE et CIA) + participation prévoyance + FDAS/CNAS
Descriptif de l'emploi
Située à 15 minutes de Montaigu, 20 minutes des Herbiers et 30 minutes de la Roche-sur-Yon, la commune de Chavagnes-en-Paillers (3900 habitants) recrute un agent administratif polyvalent chargé de l'Etat-Civil, de la Gestion Relation Citoyen et de l'administration générale au sein des services administratifs de la mairie.
Rejoignez une équipe dynamique dans un cadre de travail de qualité au service d'une collectivité en développement !
Rejoignez une équipe dynamique dans un cadre de travail de qualité au service d'une collectivité en développement !
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS
Sous l'autorité du Directeur Général des Services, au sein du service administratif (3 autres agents), en lien avec un autre agent administratif polyvalent, vous serez en charge des missions suivantes :
* Gestion de l'Etat-Civil :
- rédiger les actes de l'Etat-Civil (reconnaissance, mariage, décès...) et les transcriptions
- réaliser les formalités administratives consécutives au traitement des actes
- gérer les dossiers de PACS et de mariage
- assurer le traitement des demandes d'extraits ou de copie d'actes
- recevoir et traiter les demandes de recensement citoyen
- assurer la veille réglementaire
* Gestion du cimetière et du funéraire :
- renseigner les services de pompes funèbres et les familles
- rédiger les actes relatifs aux procédures funéraires et au cimetière (autorisations inhumation, fermeture de cercueil, actes de concession)
- assurer le suivi régulier des concessions et la mise en œuvre des procédures de renouvellement et de reprise
* Gestion des élections :
- traiter les demandes d'inscription sur les listes électorales
- assurer le suivi de la liste électorale
- aider à la préparation et à l'organisation des scrutins
* Accueil et orientation du public, services à la population et aux associations :
- accueillir et renseigner les usagers à l'accueil de la Mairie
- gérer le standard téléphonique de la mairie
- filtrer et transmettre les demandes aux services et/ou élus
- orienter les usagers vers les services de la commune ou extérieurs
- gérer les demandes de réservations de salles et tenir l'agenda des salles
- gérer les demandes de débits de boisson et le suivi des déclarations de manifestations
- traiter les demandes d'occupation du domaine public et taxi
* Communication :
- rédiger et mettre à jour les supports de communication externe (site Internet, affichage)
- assurer la publication des actes sur le site Internet
* Appui administratif pour les services, pour le DGS et pour les élus :
- programmer et gérer les rendez-vous des élus
- rédiger, mettre en forme et valoriser les supports écrits (courriers, convocations, présentations etc.)
- gérer et mettre en signature les arrêtés municipaux en lien avec le responsable technique et le DGS
- assurer le suivi du Conseil Municipal des Enfants (convocations aux réunions, préparation des élections)
* Possibilité de suivi de projets spécifiques en lien avec les élus
CONDITIONS DE TRAVAIL
* Poste à temps complet sur une base annualisée de 1607 heures, à raison de 37h30 par semaine (minimum 1 RTT/mois en récupération)
* Travail du lundi au vendredi : 9h-12h30 ; 13h30-17h30 + 1 samedi par mois environ (rotation à 4 agents - récupération par demi-journée la semaine concernée)
* Ouverture de la mairie au public (horaires actuels) :
- lundi, mercredi, vendredi : 9h-12h30 15h-17h
- mardi, jeudi : 9h-12h30
- samedi : 9h-12h (fermeture durant certaines périodes de vacances)
* Disponibilité pour les dimanches d'élection
* Rémunération statutaire + RIFSEEP (IFSE et CIA) + participation prévoyance + FDAS/CNAS
Sous l'autorité du Directeur Général des Services, au sein du service administratif (3 autres agents), en lien avec un autre agent administratif polyvalent, vous serez en charge des missions suivantes :
* Gestion de l'Etat-Civil :
- rédiger les actes de l'Etat-Civil (reconnaissance, mariage, décès...) et les transcriptions
- réaliser les formalités administratives consécutives au traitement des actes
- gérer les dossiers de PACS et de mariage
- assurer le traitement des demandes d'extraits ou de copie d'actes
- recevoir et traiter les demandes de recensement citoyen
- assurer la veille réglementaire
* Gestion du cimetière et du funéraire :
- renseigner les services de pompes funèbres et les familles
- rédiger les actes relatifs aux procédures funéraires et au cimetière (autorisations inhumation, fermeture de cercueil, actes de concession)
- assurer le suivi régulier des concessions et la mise en œuvre des procédures de renouvellement et de reprise
* Gestion des élections :
- traiter les demandes d'inscription sur les listes électorales
- assurer le suivi de la liste électorale
- aider à la préparation et à l'organisation des scrutins
* Accueil et orientation du public, services à la population et aux associations :
- accueillir et renseigner les usagers à l'accueil de la Mairie
- gérer le standard téléphonique de la mairie
- filtrer et transmettre les demandes aux services et/ou élus
- orienter les usagers vers les services de la commune ou extérieurs
- gérer les demandes de réservations de salles et tenir l'agenda des salles
- gérer les demandes de débits de boisson et le suivi des déclarations de manifestations
- traiter les demandes d'occupation du domaine public et taxi
* Communication :
- rédiger et mettre à jour les supports de communication externe (site Internet, affichage)
- assurer la publication des actes sur le site Internet
* Appui administratif pour les services, pour le DGS et pour les élus :
- programmer et gérer les rendez-vous des élus
- rédiger, mettre en forme et valoriser les supports écrits (courriers, convocations, présentations etc.)
- gérer et mettre en signature les arrêtés municipaux en lien avec le responsable technique et le DGS
- assurer le suivi du Conseil Municipal des Enfants (convocations aux réunions, préparation des élections)
* Possibilité de suivi de projets spécifiques en lien avec les élus
CONDITIONS DE TRAVAIL
* Poste à temps complet sur une base annualisée de 1607 heures, à raison de 37h30 par semaine (minimum 1 RTT/mois en récupération)
* Travail du lundi au vendredi : 9h-12h30 ; 13h30-17h30 + 1 samedi par mois environ (rotation à 4 agents - récupération par demi-journée la semaine concernée)
* Ouverture de la mairie au public (horaires actuels) :
- lundi, mercredi, vendredi : 9h-12h30 15h-17h
- mardi, jeudi : 9h-12h30
- samedi : 9h-12h (fermeture durant certaines périodes de vacances)
* Disponibilité pour les dimanches d'élection
* Rémunération statutaire + RIFSEEP (IFSE et CIA) + participation prévoyance + FDAS/CNAS
Profils recherchés
PROFIL
* titulaire de la fonction publique territoriale (à défaut, contractuel - CDD 1 an renouvelable 1 fois)
* bonnes connaissances de l'organisation d'une mairie fortement souhaitée, avec une expérience avérée sur des postes de gestion État-civil et de gestion administrative
SAVOIR-FAIRE
* bonne connaissance des domaines de compétences et d'organisation des collectivités locales, plus particulièrement celles concernant l'Etat-Civil et la GRC
* connaissance des logiciels métiers (pratique du logiciel GRC de Berger Levrault et du portail PLEIADE d'e-Collectivités souhaitable)
* bonne maîtrise bureautique et aisance informatique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet)
* bonne maîtrise des techniques de reformulation des demandes et de gestion des réclamations
* bonne maîtrise de la langue française, à l'oral comme à l'écrit
SAVOIR-ÊTRE
* disposer de bonnes qualités relationnelles et avoir une posture adaptée
* être disponible et impliqué sur le poste
* encourager l'esprit d'équipe et la solidarité dans le travail
* faire preuve de diplomatie, de tolérance et de patience
* être dynamique et réactif, savoir s'adapter rapidement
* avoir de la rigueur et de l'autonomie dans la réalisation des tâches
* être soucieux de la bonne qualité du service rendu
* faire preuve de discrétion et respecter les règles de confidentialité
* respecter les règles professionnelles, éthiques et déontologiques
* avoir le sens du service public
* titulaire de la fonction publique territoriale (à défaut, contractuel - CDD 1 an renouvelable 1 fois)
* bonnes connaissances de l'organisation d'une mairie fortement souhaitée, avec une expérience avérée sur des postes de gestion État-civil et de gestion administrative
SAVOIR-FAIRE
* bonne connaissance des domaines de compétences et d'organisation des collectivités locales, plus particulièrement celles concernant l'Etat-Civil et la GRC
* connaissance des logiciels métiers (pratique du logiciel GRC de Berger Levrault et du portail PLEIADE d'e-Collectivités souhaitable)
* bonne maîtrise bureautique et aisance informatique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet)
* bonne maîtrise des techniques de reformulation des demandes et de gestion des réclamations
* bonne maîtrise de la langue française, à l'oral comme à l'écrit
SAVOIR-ÊTRE
* disposer de bonnes qualités relationnelles et avoir une posture adaptée
* être disponible et impliqué sur le poste
* encourager l'esprit d'équipe et la solidarité dans le travail
* faire preuve de diplomatie, de tolérance et de patience
* être dynamique et réactif, savoir s'adapter rapidement
* avoir de la rigueur et de l'autonomie dans la réalisation des tâches
* être soucieux de la bonne qualité du service rendu
* faire preuve de discrétion et respecter les règles de confidentialité
* respecter les règles professionnelles, éthiques et déontologiques
* avoir le sens du service public
Contact et modalités de candidature
Contact
0251422106
Informations complémentaires
Candidature à adresser via la plateforme Emploi territorial ou par email (dgs@chavagnes-en-paillers.fr) à l'attention de M. le Maire de Chavagnes-en-Paillers, en incluant lettre de motivation + CV + justificatif de dernière situation administrative
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.