ASSISTANT DE DIRECTION - CITOYENNETÉ (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O085240912001366
Publiée le 12/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Mairie - drh - bp829, La Roche-sur-Yon (Vendée)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
13/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Organisation de la vie professionnelle du Directeur
Assistance administrative auprès du Directeur
Activités spécifiques liées à des évènements ponctuels
Assistance administrative auprès du Directeur
Activités spécifiques liées à des évènements ponctuels
Missions / conditions d'exercice
Organisation de la vie professionnelle du Directeur
* Gérer l'agenda et l'emploi du temps de la direction (prise de RDV, courrier, e-mail...)
* Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques de la direction
* Accueil physique des RDV et/ou réunions
* Préparer et organiser les dossiers nécessaires à la mission du Directeur (réunions, note diverses, rdv...)
* Réception et diffusion des correspondances de la Direction
Assistance administrative auprès du Directeur
* Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (salon, déplacement, réservation, note de frais ...)
* Organiser le tri et l'archivage des documents
* Saisir les documents de forme et de contenu divers (note, compte rendu, courrier, présentation power point...)
* Effectuer la prise de note lors des différents RDV et/ou réunions afin d'élaborer les comptes rendus
* Assurer, contrôler la gestion et le suivi comptable du budget (Civil finances, engagements/suivi, paiement...) de la direction concernant :
o Budget assises thématiques (bureau d'étude...)
o Budget de la Direction (achat de fournitures, déplacements, restauration...)
o Budget des réunions publiques (réservation de la salle, achats divers....)
* Participer auprès du Directeur à l'élaboration du budget de la direction
* Gérer le logiciel GESTOR de la Direction concernant le suivi, le contrôle des anomalies, le planning et les absences
* Assurer une veille documentaire, web... en fonction des missions de la Direction notamment en terme de création de supports
* Assurer la bonne gestion des indicateurs de la direction (collecter et créer les différents indicateurs en fonction des métiers et des missions).
* Réalisation et suivi des tableaux de bord/indicateurs d'activité, statistiques de la direction
* Coordonnateur des procédures de la direction
ACTIVITES SPECIFIQUES
* Dans le cadre des missions de la direction, il est possible de mobiliser l'ensemble des agents dont l'assistante de direction sur des événements ponctuels.
* Gérer l'agenda et l'emploi du temps de la direction (prise de RDV, courrier, e-mail...)
* Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques de la direction
* Accueil physique des RDV et/ou réunions
* Préparer et organiser les dossiers nécessaires à la mission du Directeur (réunions, note diverses, rdv...)
* Réception et diffusion des correspondances de la Direction
Assistance administrative auprès du Directeur
* Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (salon, déplacement, réservation, note de frais ...)
* Organiser le tri et l'archivage des documents
* Saisir les documents de forme et de contenu divers (note, compte rendu, courrier, présentation power point...)
* Effectuer la prise de note lors des différents RDV et/ou réunions afin d'élaborer les comptes rendus
* Assurer, contrôler la gestion et le suivi comptable du budget (Civil finances, engagements/suivi, paiement...) de la direction concernant :
o Budget assises thématiques (bureau d'étude...)
o Budget de la Direction (achat de fournitures, déplacements, restauration...)
o Budget des réunions publiques (réservation de la salle, achats divers....)
* Participer auprès du Directeur à l'élaboration du budget de la direction
* Gérer le logiciel GESTOR de la Direction concernant le suivi, le contrôle des anomalies, le planning et les absences
* Assurer une veille documentaire, web... en fonction des missions de la Direction notamment en terme de création de supports
* Assurer la bonne gestion des indicateurs de la direction (collecter et créer les différents indicateurs en fonction des métiers et des missions).
* Réalisation et suivi des tableaux de bord/indicateurs d'activité, statistiques de la direction
* Coordonnateur des procédures de la direction
ACTIVITES SPECIFIQUES
* Dans le cadre des missions de la direction, il est possible de mobiliser l'ensemble des agents dont l'assistante de direction sur des événements ponctuels.
Profils recherchés
Compétences, qualités requises :
Professionnelles :
* Connaissance du fonctionnement des collectivités
* Bonne connaissance des services municipaux
* Maitrise des techniques de secrétariat (Word, Excel, Power Point)
* Connaissance et utilisation des outils (Gestor, Civil-finances...)
Personnelles :
* Capacité de synthèse, d'analyse, sens de l'organisation, autonomie
* Sens du travail en équipe et en transversalité
* Sens relationnel développé
* Qualités rédactionnelles
* Force de proposition auprès de l'autorité territoriale
* Esprit d'initiative et une organisation alliant méthode, rigueur, autonomie et réactivité
CONDITIONS D'EXERCICE
* Travail au bureau,
* Horaires irréguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations de service public
* Rythme de travail souple, pics d'activités liés à l'organisation de la Direction
* Grande disponibilité (travail le weekend, le soir et les jours fériés)
Professionnelles :
* Connaissance du fonctionnement des collectivités
* Bonne connaissance des services municipaux
* Maitrise des techniques de secrétariat (Word, Excel, Power Point)
* Connaissance et utilisation des outils (Gestor, Civil-finances...)
Personnelles :
* Capacité de synthèse, d'analyse, sens de l'organisation, autonomie
* Sens du travail en équipe et en transversalité
* Sens relationnel développé
* Qualités rédactionnelles
* Force de proposition auprès de l'autorité territoriale
* Esprit d'initiative et une organisation alliant méthode, rigueur, autonomie et réactivité
CONDITIONS D'EXERCICE
* Travail au bureau,
* Horaires irréguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations de service public
* Rythme de travail souple, pics d'activités liés à l'organisation de la Direction
* Grande disponibilité (travail le weekend, le soir et les jours fériés)
Contact et modalités de candidature
Contact
0251474747
Informations complémentaires
RECRUTEMENT EN INTERNE - LES CANDIDATURES EXTERNES A LA COLLECTIVITÉ NE SERONT PAS RETENUES
Adresse de l'employeur
LA ROCHE-SUR-YON
>Mairie - drh - bp829
85021 La Roche-Sur-Yon cedex
>Mairie - drh - bp829
85021 La Roche-Sur-Yon cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.