Assistante administrative
Offre n° O084250115000896
Publiée le 15/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Rue voltaire, Pertuis (Vaucluse)
Poste à pourvoir le
10/03/2025
Date limite de candidature
15/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Rémunération indicative
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + titres restaurant + primes annuelles
Descriptif de l'emploi
ACTIVITES PRINCIPALES
Pour le pôle administratif :
Secrétariat
- Réalisation de travaux de bureautique
- Rédaction de courriers divers
- Conventions, décisions, délibérations
- Tri, classement et archivage de documents
- Réception, traitement et diffusion d’informations
Arrêtés municipaux
- Rédaction
- Demande de numéro
- Validation
- Diffusion
Suivi de l’exécution du marché d’entretien, envoi des plannings, contrôle, modification.
Organisation de la fête des associations.
Bilans
Gestion des salles gérées par la Direction des Affaires Culturelles
- Gestion informatique des réservations et suivi des dossiers
- Vérification des pièces à fournir
- Planning des concierges
- Relations avec les associations
Pour le pôle administratif et avec le chef du service technique :
Gestion du parc immobilier :
- Demandes d’interventions
- Suivi entretien des bâtiments
- Demandes d’approvisionnements et commandes
Gestion du matériel géré par la Direction des Affaires Culturelles
- Gestion informatique des réservations et suivi des dossiers
- Vérification des pièces à fournir
- Planning des équipes.
- Relations avec les associations
Suivi de l’organisation des manifestations du Cabinet du Maire avec le Responsable technique
Elabore les plans de prévention, dossiers sécurité des évènements et manifestations
Pour le pôle administratif :
Secrétariat
- Réalisation de travaux de bureautique
- Rédaction de courriers divers
- Conventions, décisions, délibérations
- Tri, classement et archivage de documents
- Réception, traitement et diffusion d’informations
Arrêtés municipaux
- Rédaction
- Demande de numéro
- Validation
- Diffusion
Suivi de l’exécution du marché d’entretien, envoi des plannings, contrôle, modification.
Organisation de la fête des associations.
Bilans
Gestion des salles gérées par la Direction des Affaires Culturelles
- Gestion informatique des réservations et suivi des dossiers
- Vérification des pièces à fournir
- Planning des concierges
- Relations avec les associations
Pour le pôle administratif et avec le chef du service technique :
Gestion du parc immobilier :
- Demandes d’interventions
- Suivi entretien des bâtiments
- Demandes d’approvisionnements et commandes
Gestion du matériel géré par la Direction des Affaires Culturelles
- Gestion informatique des réservations et suivi des dossiers
- Vérification des pièces à fournir
- Planning des équipes.
- Relations avec les associations
Suivi de l’organisation des manifestations du Cabinet du Maire avec le Responsable technique
Elabore les plans de prévention, dossiers sécurité des évènements et manifestations
Missions / conditions d'exercice
Activités spécifiques :
Régisseur adjoint des recettes pour les salles, le matériel, Sous régies Archives
Participation aux manifestations de la Direction des Affaires Culturelles
Missions d’accueil :
- Gestion des conciergeries
- Mise à jour listing Associations
- Tri du courrier et enregistrement.
- Gestion des états des lieux salles et matériel (Réception / Enregistrement/suivi)
- Gestion des clés, des sorties et retour des clés tenue d’un registre - Remises de clés à faire signer impérativement, y compris aux personnes du service.
Régisseur adjoint des recettes pour les salles, le matériel, Sous régies Archives
Participation aux manifestations de la Direction des Affaires Culturelles
Missions d’accueil :
- Gestion des conciergeries
- Mise à jour listing Associations
- Tri du courrier et enregistrement.
- Gestion des états des lieux salles et matériel (Réception / Enregistrement/suivi)
- Gestion des clés, des sorties et retour des clés tenue d’un registre - Remises de clés à faire signer impérativement, y compris aux personnes du service.
Profils recherchés
Profil / Compétences :
- S’exprimer correctement oralement et par écrit (Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire)
- Connaître fonctionnement, activités, procédures et partenaires du service
- Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques
- Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
- Comprendre les demandes
- Techniques de secrétariat (Mise en page, mise en forme de courriers ou documents)
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Fonctionnement de l’Internet et de l’intranet
- Anticipation sur tous les dossiers
- Respect des procédures
- Encaissement de régie
- Anticiper les commandes de fournitures
- Rapidité d’exécution
- Avoir des connaissances dans le domaine de l’organisation de manifestations et gestion des ERP
Savoir être :
- Rigueur
- Discrétion
- Réactivité
- Organisation
- Qualités relationnelles et écoute
- Grande Autonomie
- Esprit d’initiative
- Esprit d’équipe
Formations/diplômes requis :
- Permis B
- Formation « Accueil »
- Formation Word et Excel
- Formation de l’évacuation au public (possible en cours de mission)
- Formation de Sauvetage-Secourisme du Travail (possible en cours de mission)
- S’exprimer correctement oralement et par écrit (Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire)
- Connaître fonctionnement, activités, procédures et partenaires du service
- Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques
- Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
- Comprendre les demandes
- Techniques de secrétariat (Mise en page, mise en forme de courriers ou documents)
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Fonctionnement de l’Internet et de l’intranet
- Anticipation sur tous les dossiers
- Respect des procédures
- Encaissement de régie
- Anticiper les commandes de fournitures
- Rapidité d’exécution
- Avoir des connaissances dans le domaine de l’organisation de manifestations et gestion des ERP
Savoir être :
- Rigueur
- Discrétion
- Réactivité
- Organisation
- Qualités relationnelles et écoute
- Grande Autonomie
- Esprit d’initiative
- Esprit d’équipe
Formations/diplômes requis :
- Permis B
- Formation « Accueil »
- Formation Word et Excel
- Formation de l’évacuation au public (possible en cours de mission)
- Formation de Sauvetage-Secourisme du Travail (possible en cours de mission)
Contact et modalités de candidature
Contact
0490790274
Informations complémentaires
Conditions de Travail :
Temps complet 39h du lundi au jeudi : 8h00-12h00/13h30-17h30 et le vendredi 8h00-12h00/13h30-16h30
Disponibilité pour les manifestations de la Direction de la Culture (y compris soirée, week end et jours fériés)
Temps complet 39h du lundi au jeudi : 8h00-12h00/13h30-17h30 et le vendredi 8h00-12h00/13h30-16h30
Disponibilité pour les manifestations de la Direction de la Culture (y compris soirée, week end et jours fériés)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.